Retour sur la session d’échanges avec Maître Gagnaire, qui nous a partagé son retour d’expérience avec ses enjeux et bonnes pratiques pour améliorer la gestion de ses dossiers, son étude et ses équipes.
A l’égard de sa mission de chef d’entreprise, le notaire associé a la responsabilité de gérer son entreprise, générer du chiffre d’affaires, limiter les charges, gérer le personnel.
La mesure de la qualité du travail effectué est importante afin de contribuer à la santé de l’étude.
Malgré les évolutions du contexte économique, les gérants doivent être en mesure de fixer le cap afin de développer leur entreprise. Dans l’optique de préparer les réunions d’associés, il faut pouvoir suivre les indicateurs mis en place. Ensuite, il sera possible de déterminer les objectifs et la stratégie à court et long terme.
Ainsi, il faut être capable d’analyser ses performances et résultats, connaître ses clients et anticiper son activité.
« Avant, nous travaillions sur des tableurs Excel, partagés en Cloud avec les associés. La difficulté avec ces fichiers, c’est que cela prend du temps à traiter, à alimenter et analyser.
Finalement, nous avons abandonné ce travail manuel et utilisons dorénavant avec un logiciel de pilotage qui vient « aspirer » les données qui sont à l’intérieur du logiciel d’actes, de compta, de congés, de paie… Cela nous apporte une vision précise de la situation de l’entreprise sur différents critères. On passe plus de temps sur l’analyse de la donnée et moins de temps sur la collecte.
Il est très important d’associer les collaborateurs, bien qu’ils n’aient pas accès à toutes les données. Nous pouvons par exemple nous pencher sur la charge de travail, voir le nombre de dossiers qu’ils traitent, ceux qui sont en cours. Cela nous permet d’identifier des besoins en formation ou recrutement. »
Le pilotage permet d’effectuer un suivi en temps réel de la santé financière de l’entreprise avec l’analyse du chiffre d’affaires de l’étude, par service.
« Nous avons travaillé sur la création d’un nouveau service à l’intérieur de l’étude. Il est alors important de pouvoir suivre l’évolution du chiffre d’affaires du service et de ses dossiers, les pics d’activité, effectuer des prévisions... Ce sont des données précieuses pour le développement de l’étude. »
L’exercice d’analyse peut découler sur des échanges avec ses collaborateurs. L’objectif : faire évoluer les pratiques, rassurer sur la santé de l’étude, aider à préparer les entretiens de fin d’année…
Grâce aux indicateurs et tableaux de bord, les collaborateurs peuvent suivre l’avancée de leurs dossiers ainsi que leur performance. La charge de travail peut être clarifiée et redispatchée, les optimisations de gestion de dossiers peuvent être identifiées…
Découvrez la session d’échanges en intégralité
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