Changer de logiciel de syndic ou de gestion locative est un véritable challenge : un accompagnement dans la migration est essentiel pour mener à bien ce projet.
Ça y est ! L’éditeur de logiciel a été sélectionné, l’expression de vos besoins lui a été transmis, c’est le moment de lancer le pilotage du projet. Si le changement de logiciel va considérablement améliorer les performances de vos collaborateurs, il n’en reste pas moins un changement dans leurs habitudes et dans les process de l’entreprise. Il est donc important de veiller à plusieurs points sensibles pour mener à bien et en douceur la transformation.
L’éditeur de logiciel proposera un rétroplanning en plusieurs étapes qui seront plus ou moins longues en fonction de leur complexité : audit des données initiales, pré-migration, personnalisation du produit en fonction des besoins de l’agence, migration, formation, accompagnement. Durant toutes ces étapes, l’équipe en place sera le point de relai de l’éditeur et veillera, en parallèle, à assurer la communication autour de ce projet aux autres collaborateurs de votre entreprise.
Le transfert des données de l’ancien logiciel vers le nouveau, autrement dit « la migration », est une étape importante dans le changement d’un logiciel. Comme pour un déménagement, cette étape de préparation à la migration est le moment de faire du tri ! La durée de la reprise de données en elle-même varie en fonction de la volumétrie des données à récupérer. En moyenne, elle prend entre 1 et 3 jours. Pour diminuer au maximum ce délai, il est indispensable de vérifier, en amont de la migration, les dates de fin de mandat, de fin de baux de location et de fin de contrats syndic. Mais aussi, de vérifier l’équilibre des balances et les montants détenus sur les comptes locataires et fournisseurs…
Ainsi, certaines données, dont la conservation de l’historique n’est plus utile, ne seront pas reprises dans le nouveau logiciel. Dans le cas d’une session de portefeuille, il est indispensable de s’informer auprès de l’éditeur sur la manière de récupérer les données.
Avant de passer à la migration, une analyse de la volumétrie des données sera réalisée (nombre de lots gérés en gestion locative, nombre de lots de copropriété en syndic, etc.).
La récupération des données peut se réaliser de 3 manières différentes :
Attention, la migration automatique ne corrige pas les données, toutes les informations seront reprises à l’identique sur le nouveau logiciel.
Avant le déploiement du nouveau logiciel, il est important de planifier le changement du matériel technique (ordinateur, imprimante, lecteur de chèque, scanner réseau, etc.) pour s’assurer qu’il fonctionnera avec le nouvel outil. Pour cela, l’éditeur de logiciel est en capacité de fournir les caractéristiques techniques requises. Vous pouvez également le solliciter afin qu’il vous fournisse le matériel le mieux adapté à sa solution.
Lors du déploiement du logiciel, un arrêt de production d’environ un à trois jours est à prévoir. L’ancien logiciel doit toutefois être accessible en lecture seule pour pouvoir répondre aux clients. Afin de ne pas perdre ce temps exempt d’activité, l’idéal est de prévoir la formation de votre personnel.
Lors de la migration des données, l’éditeur réalisera la formation de vos collaborateurs au nouveau logiciel. L’objectif est de leur permettre de tirer le meilleur parti des fonctionnalités métier. Ainsi, le formateur guidera chaque collaborateur dans le paramétrage de son application et adaptera l’outil au mode de fonctionnement de l’agence. Chaque session sera paramétrée en fonction du profil de l’utilisateur. Ainsi, seuls certains collaborateurs de l’entreprise accéderont à l’intégralité des données et auront la possibilité de les créer, modifier ou supprimer.
À l’issue de la formation, et en fonction de vos besoins, l’éditeur devra s’engager à assurer un suivi de formation durant toute la durée d’exploitation du logiciel. Un accompagnement en continu et sur mesure doit ainsi vous être proposé afin de pouvoir répondre aux interrogations des collaborateurs lors de l’utilisation du logiciel. Il est également important de vérifier qu’un service support de qualité est mis en place chez l’éditeur et accessible sur une plage horaire élargie, répondant aux horaires d’ouverture de l’agence immobilière.
