L'assemblée générale est une étape essentielle pour une copropriété. Découvrez comment simplifier la préparation de la réunion, de la convocation à la tenue jusqu'à l'envoi du procès-verbal.
La bonne gestion d'une copropriété implique une étape essentielle : l'assemblée générale. En tant que syndic, il vous incombe d'organiser cette réunion annuelle rassemblant l'ensemble des copropriétaires afin de discuter des questions cruciales pour la copropriété. Cette étape est strictement réglementée par les articles 22 à 26 de la loi du 10 juillet 1965, qui ont un caractère d'ordre public et ne peuvent être modifiés. Mais comment simplifier la gestion de ces assemblées générales ?
Les logiciels de gestion des copropriétés et de gestion des assemblées générales peuvent se révéler être un allié de taille pour les syndics de copropriété lors de la préparation de l'assemblée générale. En utilisant une bibliothèque de modèles de résolutions, vous pouvez facilement créer la convocation ainsi que l'ordre du jour en quelques clics seulement.
De plus, certaines solutions proposent une fonctionnalité qui vous permet de générer automatiquement tous les documents comptables obligatoires (Annexe 1,2,3,4,5, répartition individuelle des charges, balance générale, balance fournisseur, balance copropriétaire, état des dépenses, état des rémunérations, attestations fiscales, relevé bancaire) pour la convocation, vous permettant ainsi de gagner du temps.
Enfin, certaines solutions intègrent également un outil d'externalisation de la gestion de vos courriers, vous permettant de facilement envoyer la convocation à l'assemblée générale par lettre recommandée avec accusé de réception ou par LRE/Avis électronique.
En tant que responsable de la gestion d'une copropriété, l'utilisation d'un logiciel de gestion des assemblées générales simplifie considérablement l'organisation de ces réunions. Ce logiciel permet de nombreuses fonctionnalités, notamment la création et l'impression de la feuille de présence pour les participants et les mandataires, le calcul des présences, des représentations et des absences pour les votes, ainsi que l'enregistrement des votes pour chaque résolution en prenant en compte les tantièmes et les majorités requises (article 24, article 25-1, article 26-1).
Le logiciel guide les utilisateurs à travers toutes les résolutions, offrant un gain de temps en gérant l'assemblée générale en temps réel et réduisant les risques d'erreurs dans le décompte des votes.
De plus, un bon logiciel permet aux copropriétaires de suivre les votes et les résultats de chaque résolution en temps réel (souvent via un vidéoprojecteur), ce qui facilite la participation de tous les intéressés.
Lorsque le confinement a été soudainement instauré en mars 2020, le gouvernement a dû prendre des mesures d'urgence pour les assemblées générales de copropriétaires qui ont traditionnellement lieu au printemps. Pour ce faire, une série d'ordonnances ont été publiées (le 25 mars, le 22 avril et le 20 mai 2021) pour reporter les assemblées générales et renouveler les contrats de syndic dans un premier temps, puis pour permettre aux assemblées générales de se tenir à distance à partir du 1er juin. Les assemblées générales pouvaient ainsi se tenir via la visioconférence. Notons qu'il était déjà possible d'envoyer les convocations par voie électronique depuis la loi ALUR.
Le vote par correspondance, à l'aide d'un formulaire type obligatoire, a également été introduit pour les copropriétaires qui ne pouvaient pas participer à la visioconférence. Il est donc essentiel que les administrateurs de biens soient équipés d'un logiciel qui tienne compte de l'évolution des règles pour leur permettre d'organiser les assemblées générales via la visioconférence et d'inviter leurs copropriétaires en un seul clic.
L'envoi du PV d'AG au copropriétaire :
Dans certains cas, le procès-verbal de l'assemblée générale est envoyé automatiquement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par avis électronique à tous les copropriétaires opposants, absents ou défaillants. Ce procès-verbal est également transmis à tous les autres copropriétaires présents par lettre simple ou par e-mail s'ils ont opté pour la dématérialisation.
De plus, le procès-verbal de l'assemblée générale est automatiquement mis en ligne sur l'extranet copropriétaire, ce qui permet de gagner du temps et de simplifier la gestion. Cette mesure est conforme au décret n°2019-502 du 23 mai 2019, qui établit la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété et qui sont accessibles sur un espace en ligne sécurisé.
Après l'approbation des comptes lors de l'assemblée générale, il est obligatoire pour chaque syndic de copropriété de mettre à jour le registre de copropriété avec les informations de l'année passée. Certains logiciels offrent la possibilité de le faire directement en utilisant une API qui transmet les informations au site web du registre de copropriétés.
Pour une gestion optimale de vos Assemblées Générales, voici les fonctionnalités incontournables :
