Les avocats jouissent d'une grande liberté dans la détermination de leurs honoraires. Mais cette liberté a un revers : un cadre finalement peu défini qui peut apporter de la confusion dans un domaine qui nécessite de la rigueur.
Une facturation saine et transparente est une condition sine qua non à la bonne santé financière de son cabinet. A l'instar de la production ou de la communication, la facturation de votre cabinet d'avocats doit s'adapter aux évolutions du marché du droit et de leurs impacts sur le fonctionnement des cabinets d'avocats.
La facturation aux temps passés perd aujourd'hui du terrain face forfait ou à l'abonnement, bien plus adaptés aux entreprises ou aux institutions qui ont besoin de visibilité sur leurs dépenses pour mieux piloter leurs budgets. Le développement des legaltechs et toutes les automatisations qu'elles ont apportées au métier, ont largement contribué à diminuer le temps passé par les avocats sur chaque dossier (recherches facilitées, production écrite automatisée etc). Quand les cabinets doivent pouvoir justifier leurs honoraires, ce mode de facturation est de moins en moins en adéquation avec la réalité des cabinets.
La multiplication des modes de facturation permet aujourd'hui de les panacher en fonction des diligences accomplies, des intervenants sollicités, de la fréquence des rendez-vous etc et le tout au sein d'un même dossier. Peuvent alors cohabiter temps passés, forfaits, budget, abonnement et honoraires complémentaires au résultat.
Même s'ils ne sont plus la base universelle de la facturation des cabinets d'avocats, les temps passés doivent néanmoins être mesurés ne serait-ce que pour s'assurer que le volume d'heures travaillées n'excède pas celui prévu par un forfait ou un abonnement.
Une mesure aisée et précise des temps passés peut aussi servir à déceler les "performances cachées" du cabinet.
La solution de gestion et de facturation utilisée doit proposer le paramétrage de différents taux, en fonction de la nature de la tâche ou diligence effectuée et/ou de la personne qui effectue cette tâche.
Ces optimisations de facturation sont avantageuses à la fois pour le cabinet puisque chaque tâche est valorisée à sa juste valeur, c'est à la fois pour les clients qui ne subissent pas de facturation excessive ou indue.
"Le client attend de ses conseils d'être facturé à un niveau qu'il estime juste en accord avec ce qu'il pense être le travail et la valeur reçue", écrit Caura Barzscz, fondatrice des Juristes Associes dans son édition 2018 du numéro spécial "La facturation des cabinets d'avocat".
Des factures transparentes qui exposent le détail des diligences effectuées, les taux horaires appliqués ou les temps consommés d'un forfait contribuent à entretenir une relation de confiance entre un avocat et ses clients. Au même titre que ses résultats obtenus ou que la qualité du relationnel, la clarté et la transparence des factures contribuent à la fidélisation de sa clientèle.
Quel que soit le mode de facturation, la rentabilité d'un cabinet se mesure en comparant les coûts des traitements des dossiers (le plus souvent en ressources humaines) aux montants facturés.
Les temps saisis doivent être au plus proche de la réalité et sans un outil adapté, cette tâche peut devenir excessivement chronophage. Heureusement, les logiciels de gestion de cabinet de dernière génération proposent l'enregistrement automatique des durées dévolues aux différentes tâches : gestion de dossiers, rédaction, rendez-vous téléphoniques ou physiques.
Choisir un mode de facturation ne suffit pas à assurer son efficacité, il est impératif d'arrêter une politique ou stratégie de facturation.
Ces différents paramétrages gérés par les nouveaux logiciels permettent d'élaborer des offres cohérentes, attractives et rentables.
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