Aujourd'hui, c'est Emmeline Bocherel, avocate au barreau de Nantes et fondatrice du cabinet Tax Suits You, qui prends la plume pour vous parler de la facturation électronique qui va devenir obligatoire pour les avocats à l'horizon 2026 : ce qu'elle est, ce qu'elle implique pour la profession d'avocats et comment elle a anticipé cette nouvelle obligation au sein de sa structure.
La facturation électronique, composée des modules de e-facturation et de e-reporting, a fait couler beaucoup d’encre ces derniers temps. Son entrée en vigueur, qui avait déjà été repoussée en juillet 2024, a une nouvelle fois été reportée.
Pourquoi s’y intéresser dès maintenant, me direz-vous ?
D’abord, parce que cette réforme pose des questions qu’il peut être intéressant d’anticiper bien en amont de sa mise en pratique.
Ensuite parce que cette réforme peut devenir une véritable opportunité pour nos cabinets, voir une urgence face aux difficultés de recrutement de nos personnels administratifs et l’évolution grandissante des pratiques dans le secteur.
Je vous propose aujourd’hui de faire un petit état des lieux de ce qu’implique (et impliquera) cette réforme dans nos quotidiens d’avocats, l’aubaine que l’on peut en tirer (et dont nous en avons déjà tiré les fruits au cabinet), mais également les vrais questionnements qui se posent quant à sa mise en place.
Non, la facturation électronique n’a pas pour seul objectif de digitaliser la facturation de nos cabinets d'avocats, non plus de de la rendre inviolable.
L’objectif de cette réforme européenne est en réalité purement fiscal : gagner un temps précieux en récupérant automatiquement l’intégralité des factures émises afin d'empêcher la fraude à la TVA. En contraignant les entreprises à transmettre leurs factures sur une plateforme dématérialisée, et en soumettant les plateformes d’édition de factures à ces règles, les différentes administrations fiscales européennes pourront ainsi plus aisément contrôler la TVA collectée et payée sur leurs territoires et entre les territoires.
Bien sûr, d’autres atouts sont évoqués par l’administration fiscale : améliorer la trésorerie des entreprises, faciliter la gestion de nos déclarations de TVA, etc. Mais l’objectif premier reste d’améliorer le contrôle et le suivi des déclarations et le reversement de TVA en interne.
Concrètement, qu’est-ce que cela implique pour nos cabinets ?
Pour faire simple, le professionnel émettant une facture devra la transmettre ainsi, que des données liées à sa facturation, directement depuis une plateforme mise à sa disposition par les services de l'état (pour la France cela passera par Quorus, plateforme qui existe déjà pour les opérateurs travaillant avec des organismes publics).
Il faut noter déjà ici que lorsqu’on parle de facturation électronique, on ne parle pas uniquement de la transmission d’une facture. Cette nouvelle réforme a effectivement deux volets : le e-invoicing et le e-reporting.
Dans l’idée, le e-invoicing, à savoir la transmission de la facture sur Quorus, ne concernera que les opérations internes (franco-françaises) entre opérateurs assujettis à la TVA.
Ainsi, et sauf à ne travailler qu’avec des PME ou ETI établies en France, vous serez contraint d’effectuer ce que l’on appelle un e-reporting dans toutes les autres situations : facturation à un particulier / consommateur, à un professionnel non assujetti ou à un professionnel assujetti qui ne serait pas établi en France.
Dans l’hypothèse du e-reporting, l’on vous demandera de transmettre différentes informations susceptibles de retracer l'opération exacte : le montant de la facture et de la TVA facturée, la nature de la prestation réalisée, les coordonnées de votre client, etc.
Je vous rassure, il est bien sûr prévu que cette transmission automatique soit effectuée directement par les logiciels de facturation mis à la disposition des entreprises (à condition toutefois qu’ils se conforment aux prescriptions en la matière) pour éviter d’alourdir votre charge de travail.
Le non respect de ces obligations peut entraîner :
Quand devrez-vous vous conformer à vos obligations ?
Il y a encore peu, les délais étaient les suivants :
La réception des factures électroniques devait, quant à elle, être obligatoire à compter du 1er juillet 2024 et ce pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès lors que leur fournisseur à l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Ces délais ont toutefois être repoussés d’au moins 2 ans avec une phase test ouverte à partir de 2025. Un nouveau calendrier devrait être voté dans la prochaine loi de finances.
Vous êtes libre de choisir entre réaliser votre e-invoicing et e-reporting directement en utilisant la plateforme Quorus, soit de laisser à votre logiciel de facturation le soin de le faire pour vous.
Si vous choisissez la deuxième option, la première chose que vous devrez faire sera de vérifier que votre outil actuel ou l’outil auquel vous pensez souscrire est bien conforme aux nouvelles règles applicables.
Et attention ici, ne faites pas aveuglément confiance à l’outil« moderne » que l’on vous propose, même s’il est agrémenté d’IA et d’autres petites fonctionnalités qui vous paraissent novatrices.
Mes équipes et moi en avons fait pleinement la découverte : cela fait très longtemps que nous n’émettions plus de factures avec notre logiciel métier, lui préférant l’outil fourni par notre comptable. Sauf que nous nous sommes aperçus que son logiciel n’était pas raccord avec ces nouvelles règles, alors qu’il venait tout juste d’être développé par son Ordre. Nous n’avions aucune certitude sur le fait que cet outil serait finalement compatible dans les délais. Nous avons ainsi décidé de migrer vers un outil d’ores et déjà équipé qui, au passage, nous fait d’ores et déjà gagner un temps précieux (synchronisation avec nos relevés bancaires, etc).
Il faudra également anticiper cette migration avec vos équipes et avec vos partenaires financiers. Notre expert-comptable ne voulait pas utiliser d’autres outils que le sien ; il a également fallu réfléchir à changer d’expert-comptable.
Vous n’avez pas d’outils ou votre outil n’est pas compatible ? N’hésitez pas à poser la question à votre fournisseur avant toute souscription. Je vous conseille de vérifier que le logiciel que l’on essaye de vous vendre a bien obtenu la certification adéquate et de vous en assurer ! Ils ne sont pas nombreux. Les outils compatibles sont certes plus chers, mais ils vous éviteront de devoir migrer vers un autre outil dans un an si celui souscrit n’arrive pas à obtenir les certifications adéquates.
Petite astuce, les logiciels peuvent obtenir leur certification depuis mai 2023. Si on vous assure une certification avant cette date, méfiez-vous !
Et bien sûr, n’oubliez pas vérifier avec votre cabinet d’expertise-comptable s’il est d’accord pour utiliser ce nouvel outil que vous lui proposer pour éviter de mauvaises surprises !
Certes, au premier abord, passer de la facturation papier (Word ou Excel) à une facturation exigeant la transmission des données de facturation vers des serveurs dématérialisés peut effrayer, surtout lorsqu’on n’est pas équipé.
Mais la facturation électronique peut toutefois avoir de réels intérêts pour la gestion de nos cabinets, et en voici quelques exemples :
La dématérialisation de votre facturation va, d’une part, contraindre à quitter un fonctionnement à l’ancienne (facturation sous Word et Excel, même "automatisée" grâce à certains outils), mais va également permettre d’être enfin conforme quant à vos obligations en matière de comptabilité informatisée et inviolable. Toutes les factures seront conservées sur un espace sécurisé. Et vous limiterez les erreurs de facturation.
En quelques clics, vous pourrez émettre une facture et enregistrer dans vos livres vos factures entrantes et sortantes. Les logiciels conformes proposent en général d’intégrer des missions prédéfinies. Vous pourrez ainsi gagner du temps pour vos forfaits, vos missions classiques, etc. Petit bonus pour le futur : les coordonnées de vos clients seront préremplies (et automatiquement mises à jour), tout comme vos déclarations de TVA !
Notre cabinet en a tiré un réel avantage en matière de trésorerie : grâce à la dématérialisation de nos factures et aux outils mis à notre disposition par notre logiciel comptable, nous facturons plus vite, mieux, pouvons plus vite contrôler nos délais de paiement, et avons mis en place des relances automatiques si les paiements ne sont pas arrivés sur nos comptes. Nous avons pu diminuer drastiquement nos délais de paiement et procédures de recouvrement. Je passe également moins de temps à devoir traiter ma comptabilité, et peut ainsi me concentrer sur le cœur de mon métier. Et demain ? Je sais que j’aurai la possibilité en quelques clics de justifier de mon crédit de TVA sur une période écoulée, sans avoir besoin d’imprimer tous mes justificatifs.
Mon logiciel comptable me permet déjà de récupérer un grand nombre de pièces comptables de manière automatisée (factures fournisseurs, etc.) et de suivre ma trésorerie en temps réel. Avec l’outil de demain, je sais que mon comptable pourra directement récupérer toutes mes factures entrantes et sortantes très facilement ! Il pourra mieux travailler, et moi me concentrer à d’autres tâches qu’à lui transmettre mes justificatifs. N’hésitez pas à en profiter pour solliciter une diminution de sa facture 😉
la fraude à la facture et au RIB est une véritable plaie pour certains de nos homologues (notamment les notaires, pour lesquels la fraude se chiffre à plusieurs millions). La facturation électronique nous permettra de certifier nos factures et d’éviter à nos clients de recevoir et payer une facture qui n’a pas été émise par nos cabinets, et de notre côté, à éviter de payer des factures au mauvais fournisseur (via la signature électronique et l’apposition d’un cachet électronique certifié). Vos factures seront également moins contestables, un acompte signé électroniquement et certifié à une toute autre valeur qu’un document Word perdu dans les limbes de vos dossiers.
Vos factures seront automatiquement mises à disposition de vos clients entreprises – vous diminuerez ainsi vos impressions, le coût énergétique de l’envoi de vos factures par la Poste, etc. Un premier pas non négligeable vers un cabinet plus neutre écologiquement parlant ! Et votre client de son côté pourra très facilement retrouver ses factures sans avoir besoin de contacter votre secrétariat. Un luxe !
On ne va pas se le cacher, j’ai été particulièrement surprise que nos instances ne se saisissent pas d’une difficulté réelle : la transmission automatique de nos factures et des données de nos clients d’une part, et du détail de nos diligences d’autre part, ne contrevient-elle pas à certaines règles légales ?
Si l’aspect RGPD peut aisément être justifié par un intérêt légitime (l’obligation de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale), une vraie question peut se poser quant au secret professionnel.
Pour les cabinets ne travaillant que pour les entreprises, une solution pourrait être trouvée, en transmettant une copie PDF anonymisée de nos factures, même s’il est aisé d’anticiper des blocages au moment de l'entrée de ces données dans le logiciel.
Mais qu’en est-il pour les autres ?
La question s’est posée chez nous, puisque nous ne travaillons pas qu’avec des entreprises assujetties établies en France. Comment s’assurer de se conformer à nos principes déontologiques lorsque la législation européenne nous demande de divulguer des informations précises des interventions réalisées ?
En effet, vous le savez peut-être, mais lorsqu’un cabinet d’avocats fait l’objet d’un contrôle, le secret professionnel impose que certaines informations soient protégées : identification de notre client, description des diligences accomplies, etc. En général, ces informations sont simplement noircies.
Mais comment « noircir » des données automatiquement transmises par nos logiciels ?
Peut-on légitimement refuser de se conformer à ces nouvelles obligations en maintenant notre fonctionnement classique ? Peut-on interdire à nos prestataires de le faire, alors que leur propre responsabilité peut être mise en jeu ?
Il serait utile que nos instances professionnelles se saisissent rapidement de ce sujet !
En attendant, nous nous assurons que le détail de nos diligences soit exprimé en dehors de nos facturations et d’obtenir l’accord de nos clients quant au respect de nos futures obligations.
Si vous souhaitez vous informer plus précisément sur les obligations applicables en matière de facturation électronique, je vous invite à aller consulter :
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