Être coordonné, pour plus de productivité. En fluidifiant la gestion des dossiers entre les clercs et comptables, l’étude notariale collabore efficacement et plus rapidement. Maître Dreno, notaire à Ancenis-Saint-Géréon, nous a partagé son expérience autour des enjeux, outils et bonnes pratiques d’organisation pour gagner en efficacité. Retour sur notre session d’échanges.
A la tête d’une étude de quatre notaires associés et une vingtaine de collaborateurs, Maître Dreno avait déjà commencé la dématérialisation dès 2012 : « On était avancés pour gérer les documents, mais pas pour communiquer. » Avec le Covid, les usages ont été modifiés, notamment en raison du télétravail. « Les collaborateurs nous ont dit qu’il y avait des choses qui n’étaient pas digitalisées et qui manquaient pour bien travailler chacun chez nous. » D’où la nécessité de trouver des solutions « pour pouvoir communiquer entre nous et échanger sur un certain nombre de points, notamment les liens entre la comptabilité et les rédacteurs ».
L’uniformisation des canaux de communication est donc essentielle et présente plusieurs avantages. Avec le module K.flow de Kivia, les informations sont échangées de manière cohérente, pour mieux coordonner l’activité, réduire leur complexité et limiter les risques liés aux erreurs de transmission. L'importance de fluidifier les échanges est rapidement apparue au sein de l’étude. « Entre le moment où on fait l’appel de fonds et celui où on signe, on pouvait déranger la comptable quatre fois dans la matinée, se souvient Me Dreno, il fallait chercher une solution ».
En termes d’impact client, aussi, les outils proposés par K.flow se sont révélés efficaces. « On a une meilleure information transmise au client : en circulant plus vite en interne, automatiquement on pouvait la diffuser plus vite en externe. »
Grâce à l’outil collaboratif K.flow, Me Dreno a modifié ses usages. « Le rédacteur met l’appel de fonds sur l’application, quand ils arrivent, le comptable saisit leur arrivée et le collaborateur est informé qu’ils sont bien en comptabilité. » Un véritable changement : « Avant, on attendait que les fonds arrivent, les rédacteurs vérifiaient régulièrement, quand ce n’était pas le cas ils appelaient le comptable, se déplaçaient. » L’information est donc dématérialisée, permettant l’accessibilité de l’information à distance. Les erreurs de saisie sont aussi évitées.
Le système proposé par K.flow est aussi efficace en sens inverse, du comptable au collaborateur. Par exemple, quand une somme est reçue et que le service comptabilité ne sait pas à quel dossier l’affecter.« Le comptable met les fonds en attente. Quand on se rend sur la plateforme, on voit les fonds reçus non identifiés et on peut affecter les sommes au bon compte. »
"On gagne en efficacité en interne et en qualité auprès du client"
Enfin, Me Dreno se sert également de l’outil pour les ordres de virement. Par exemple, en cas de succession, le paiement d’une facture à un organisme. « Avant cette plateforme, avec le process interne, nous avions toujours une raison d’oublier. La facture restait en souffrance. Aujourd’hui, je saisis la facture, je fais l’ordre de virement qui bascule en comptabilité. Les comptables traitent l’information quand ils ont les fonds. On gagne en efficacité en interne et en qualité auprès du client. »
Une meilleure coordination, grâce à une collaboration efficace en interne, permet donc de répondre au mieux aux attentes des clients.
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