Comment l'acte notarial est devenu électronique ?

Le premier acte authentique sur support électronique de l’histoire a été signé en France en 2008. Une première mondiale et une révolution pour la profession des notaires, pourtant réputée conservatrice ! Depuis, la digitalisation du notariat se déploie à très grande vitesse. A tel point que plus de 90 % des actes authentiques sont aujourd’hui signés par voie électronique. Mais comment a-t-on pu parvenir à cette primeur de l'électronique en moins de quinze ans ? Retour sur les étapes de cette transformation éclair.

Le premier AAE date de 2008

Tout a commencé le 28 octobre 2008. C’est en effet ce jour-là, en présence du Garde des Sceaux, que le Conseil supérieur du notariat a lancé le premier acte authentique électronique (AEE) de l’histoire. Finis les stylos plumes et le papier ! À cette date clé, la profession des notaires plonge dans la haute technologie du XXIe siècle. Jusqu'à présent, lorsque l’on se rendait chez le notaire pour signer un acte de vente, une donation ou régler une succession, il fallait viser et signer des monceaux de documents. Désormais, tout acte notarié pourra être réalisé et signé sur support électronique totalement dématérialisé sans pour autant perdre ses qualités juridiques essentielles : date certaine, validité inattaquable et opposabilité au tiers. Ce lancement officiel de l’AEE est l'aboutissement d'une mutation volontariste de la part du notariat français. D’importantes transformations ont été nécessaires avant d’y parvenir à la fois dans les textes, dans les technologies et dans l’archivage.

Une évolution légale

Plusieurs textes législatifs et réglementaires ont d’abord dû être publiés pour définir les contours de l’acte authentique électronique.

• La loi du 13 mars 2000 a modifié le Code civil, avec plus précisément ses articles 1316 et suivants qui précisent : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité. » (Article 1316-1) Le document électronique est admissible comme mode de preuve sous certaines conditions. « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. » (Article 1316-3).
• Le décret du 10 août 2005 a précisé les conditions de réception de l’acte authentique sur support électronique afin d’offrir ce service aux particuliers et aux entreprises.

La signature électronique : une mutation technologique

La mise en place technique de la signature électronique a pris plusieurs années d’avancée technologique dont voici les dates clés.

• Début 2006 : le projet de signature électronique voit le jour.
• 20 août 2007 : le Conseil supérieur du notariat devient officiellement autorité de certification électronique, et la société REAL.not, filiale de l’ADSN, prestataire de services de certification électronique. Cette certification est renouvelée chaque année entre juin et juillet.
• 12 septembre 2007 : la signature électronique sécurisée est certifiée par la DCSSI (Direction centrale de Sécurité des Systèmes d’Information), service placé sous l’autorité du Premier ministre. Les notaires étaient la première profession en Europe à se doter de la certification d'une signature électronique sécurisée.

L’établissement du minutier central électronique (MICEN)

En parallèle, le notariat a dû se doter d’un réseau intranet sécurisé permettant circulation d’information et échanges de documents entre les 4 600 offices notariaux de l’époque (reliant ainsi 8 600 notaires et 53 000 collaborateurs). Le notariat a toujours été à la pointe de la dématérialisation des échanges : le premier fichier électronique, le FCDDV (Fichier Central des Dispositions des Dernières Volontés), date de 1975. Parallèlement, était mis en place dans le Sud de la France, un « minutier » central électronique, pour prendre en charge l'archivage légal des futurs actes authentiques électroniques. La pose de la première pierre du Minutier Central Électronique des Notaires de France (Micen) à Venelles, à proximité d’Aix-en-Provence, a eu lieu le 15 décembre 2004.

Une croissance exponentielle

Depuis, ce sont plus de 20 millions d’AAE qui ont été signés. Le premier million avait été atteint en février 2015 et le cap du 10 millionième acte authentique électronique franchi le 9 avril 2019. Le 20 millionième Acte authentique électronique (AAE) a été déposé dans le Micen le 3 novembre 2021. Ce sont plus de 90 % des actes authentiques qui sont aujourd’hui signés électroniquement. Et le rythme de cette croissance s’accélère encore : 2,9 millions d’actes ont été signés au format électronique au cours des dix premiers mois de 2021.

Septeo innove pour les notaires

Le groupe Septeo a su dès le départ prendre la mesure de ce besoin de digitalisation des notaires. C’est dans l’ADN de Septeo que d’innover pour libérer les métiers de cette profession réglementée et a pu déployer une palette de produits et de services pensés pour améliorer la gestion et la productivité des offices et développer la relation client. La crise sanitaire a permis d’accélérer la tendance de fond à l’œuvre dans la profession depuis plusieurs années, avec l’émergence de dispositifs propres à l’exercice à distance des métiers du droit. Les outils de la suite Inot Office Global de Septeo répondent aux nouveaux usages des collaborateurs et clients des notaires : visioconférence intégrée, AAE (acte authentique électronique) à Distance, signature électronique qualifiée ou encore OCR ( logiciel de reconnaissance de caractères, pour convertir automatiquement vos documents en contenus numériques) et Chat Expert (outil d’aide à la recherche documentaire)… Autre innovation : Kivia intègre l’IA (intelligence artificielle) pour offrir aux notaires une analyse et un traitement encore plus rapide des dossiers. À termes, plus de 3h20 seront économisées sur la production d’un dossier complet grâce à ce nouveau dispositif.

Ce qu’il faut retenir :
L’acte authentique notarié existe depuis 1988 et n’a cessé depuis d’évoluer vers le standard d’aujourd’hui
Près de 90 % des actes authentiques ont été signé par un dispositif électronique
Septeo est avec la suite inot office et kivia les outils informatiques qui permettent de libérer le métier des notaires en intégrant visio conférence, AAE, signature électronique, reconnaissance automatique de documents et même intelligence Artificielle.