La Signature Numérique Qualifiée DocuSign : mode d'emploi

Simplifiez la signature de vos documents ! La signature qualifiée avec DocuSign respecte les normes européennes eIDAS. Avec cette solution, vos signatures portent une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite. Afin de simplifier vos signatures, DocuSign se base également sur une nouvelle solution de vérification d'identité, plus intuitive et agréée par l'ANSSI.

1. L'activation de DocuSign

L’utilisation de DocuSign dans Inot n’est possible que si vous disposez d’une connexion avec un double facteur d’authentification.
Pour l'activer, il faut disposer d’un compte Administrateur. Dans Paramètres ouvrir la Gestion des comptes :

Une fois la double authentification activée, au lancement d’Inot, l’utilisateur devra :

• Saisir son identifiant et son mot de passe
• Saisir le code reçu par SMS ou email

Attention, l’adresse mail ou le numéro de téléphone qui sont saisis sur le compte utilisateur doivent être uniques et ne doivent pas être utilisés sur un autre compte.
Tous les collaborateurs de l’office doivent avoir été formés sur la vérification d’identité avant de pouvoir envoyer des documents à signer. C’est pourquoi depuis l’écran de paramétrage, le notaire devra activer les droits sur chaque collaborateur afin qu’il puisse envoyer des documents à signer une fois la formation réalisée :

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L’accès au support de formation sur la vérification d’identité est disponible sur la partie gauche de l'écran. Sur la partie de droite, l’ensemble des collaborateurs sont listés.

Afin que les collaborateurs puissent utiliser le module, il faut confirmer qu'il ont bien été formés sur la vérification d’identité.

2. L'envoi d'un document pour signature

Pour procéder à une signature qualifiée avec DocuSign depuis le dossier Inot :

• Sélectionnez le document à signer
• Faites un clic droit
• Sélectionnez « Signature numérique » :

Il vous faut ensuite sélectionner « signature qualifiée » :

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3. Les modes de signature

Trois modes de signatures vous sont proposés :
Soit un notaire ou collaborateur de l’étude procède à la vérification d’identité du signataire :

• Signature à distance ‍

Cette solution est adaptée siun membre de l’étude a déjà rencontré le Signataire en face à face et a vérifiéson identité dans les 3 ans avant l’action de signature.

• Signature en présentiel

Cette solution est adaptée si la partie émettrice de la transaction rencontre le Signataire en face à face au moment de la signature et la recueille au sein de l’office.

Soit l’étude ne réalise pas de face à face avec le signataire et ne procède donc pas à la vérification de son identité :

• Signature à distance avec la visio DocuSign :

L’étude envoi un document à signer à un client, DocuSign prend en charge la vérification d’identité.
Ce système a évolué. Dans l'optique de fluidifier vos signatures, DocuSign opte pour une nouvelle solution de vérification d'identité, plus fluide, simple, sécurisée et française.

Découvrir le process en vidéo

Une fois le mode de signature choisi, de multiples actions vous sont possibles :

• Ajouter un document à signer. Il doit être présent dans le dossier.‍
• Editer le document que vous allez porter à la signature. La modification du document n’est possible que si le document d’origine est un document Word.‍
• Renommer le document. il faut faire un double clic sur le nom du document.‍
• Ajouter, modifier ou supprimer des signataires.
• Indiquer la date de vérification d’identité.
• Apposer l’emplacement de signature. Au moins un emplacement de signature doit être défini pour chaque signataire et ce par document à signer.
• Apposer un paraphe, champ date, champ texte – facultatif‍
• Envoyer pour signature

Lors du processus de signature, le client devra scanner ou prendre en photo sa carte d’identité. Les nom/prénoms que vous aurez envoyés dans l’enveloppe devront strictement correspondre à ceux présents sur la carte d’identité. Le client recevra également un code SMS à saisir dans l’interface DocuSign afin de confirmer son identité. Une fois le document signé, le client le reçoit par email.

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