Une nouvelle étape dans la dématérialisation des actes notariés a été franchie en 2020. Pour permettre aux notaires et à leurs clients de continuer à signer des actes malgré la crise sanitaire du Covid-19, le gouvernement a pris un décret, le 4 avril 2020, autorisant les signatures électroniques des documents en "comparution à distance ». Mais qu’est-ce que cela veut dire concrètement ? Explications pratiques.
Pour mieux comprendre le changement apporté à l’acte notarié par le décret, le 4 avril 2020, il faut distinguer trois procédés différents de signature électronique d’un acte notarié. Avec une distanciation de plus en plus facilitée entre les parties.
Cet AAE existe chez les notaires depuis plus de 10 ans. Le premier a été signé en 2008. Aujourd’hui, plus de 90% des actes notariés sont des actes authentiques électroniques. Le notaire ou ses clercs rédigent l'acte sur un logiciel de traitement de texte, tout en procédant au scannage de tous les documents annexes nécessaires. Un document unique non modifiable est établi. Puis, vient la signature électronique de l'acte. Concrètement, cela se passe chez le notaire, en présentiel, et l’acte est signé sur une tablette numérique. Les signatures seront instantanément numérisées et intégrées à l'acte. L’AAE conserve, toutes ses qualités traditionnelles (date certaine, force probante et force exécutoire). Le Code civil précise que dans ces conditions, "l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier" (Article 1366 Code civil).
Il y a ensuite « l’acte à distance » qui existe depuis 2019. Un vendeur et un acquéreur de bien immobilier, par exemple, se rendent chacun chez son notaire, pour participer à une séance de visio-conférence au cours de laquelle ils signent un acte comme s’ils étaient dans le bureau d’un même notaire.
Enfin, avec « l’acte de comparution à distance », on franchit une étape supplémentaire : le notaire et le client ne se voient plus que par un biais dématérialisé. C’est la crise sanitaire du Covid-19 qui a conduit le gouvernement à prendre ce décret n° 2020-395 du 3 avril 2020 qui autorise un tel acte notarié à distance. Son article 1 stipule que jusqu'à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire, le notaire peut établir un acte notarié sur support électronique lorsqu'une ou toutes les parties ou toute autre personne concourant à l'acte ne sont ni présentes ni représentées.
L'échange des informations nécessaires à l'établissement de l'acte et le recueil, par le notaire, du consentement ou de la déclaration de chaque partie concourant à l'acte s'effectuent au moyen d'un système de communication et de transmission de l'information garantissant l'identification des parties, l'intégrité et la confidentialité du contenu et agréé par le Conseil supérieur du notariat. Le notaire recueille, simultanément, la signature électronique de chaque partie concourant à l'acte au moyen d'un procédé de signature électronique qualifié répondant aux exigences du décret du 28 septembre 2017. L'acte est parfait lorsque le notaire instrumentaire y appose sa signature électronique sécurisée. Le notaire qui reçoit l’acte s’identifie grâce à la clé Real, du même format qu’une clé USB. Celle-ci lui est personnelle et lui permet d’authentifier l’acte comme il le ferait sur papier en signant et en y apposant son sceau. Le client dispose, s’il le souhaite, d’une version dématérialisée qu’il pourra conserver sur son ordinateur et transmettre si besoin à sa banque, à sa compagnie d’assurances…
Dans le cas, par exemple, d’un acte de donation aux enfants, en période de confinement sanitaire Covid 19, le notaire, par le système visio-conférence agréé par le Conseil supérieur du notariat, va recueillir le consentement à distance. Il fait la lecture de l’acte à distance, de manière simultanée sans rupture du flux vidéo. Ce nouvel acte électronique nécessite donc que chaque partie dispose d’un bon équipement et d’une bonne connexion internet. Cela implique que le client ait un ordinateur ou une tablette avec micro et webcam, et un téléphone portable ou fixe pour pouvoir effectuer la "signature électronique de l’attestation de recueil du consentement".
A la fin de la lecture de l’acte, le notaire demande aux personnes si elles sont d’accord pour signer l’acte. Puis, il adresse, via une plateforme agréée par l’ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information), un document à signer électroniquement, grâce au téléphone, devant la caméra. L’action de signature électronique, le notaire l’aura en visuel, mais il ou elle va signer l’acte authentique seul. L'officier ministériel intègre à l'ordinateur une clé Real, sorte de clé USB sécurisée garantissant l'authenticité de sa signature électronique.
L’acte est enregistré, crypté, et envoyé via le réseau du notariat vers le Minutier Central Électronique du Notariat (MICEN) auquel seul le notaire signataire a accès. Il pourra ainsi à partir de cet espace, récupérer à tout moment l’acte et ses annexes et en délivrer des copies. Y sont déjà conservés près de 2 millions d’actes électroniques. Le notaire recevra dans les minutes qui suivent un accusé de réception. En parallèle, l'acte sera expédié, toujours par voie électronique, à la conservation des hypothèques, qui enverra à l'étude mention de la publication de l'acte. Les signataires peuvent ensuite demander que l'on leur envoie une épreuve papier de l'acte ou sa version électronique. Qui sera alors expédiée par courriel.
Cette « comparution à distance » va permettre de signer des actes qui ne pouvaient pas l’être jusqu’à présent sans un rendez-vous en présence du notaire et de son client. C’est ce qu’on appelle les « actes solennels » avec les ventes sur plan (ventes en l’état futur d’achèvement), les donations et les actes d’hypothèques. Ces actes imposent en effet une procuration “authentique” pour être régularisés, procuration qui doit être reçue par un notaire. Les autres actes, comme les ventes immobilières dans l’ancien, d’appartement ou de maison, pouvaient déjà être signés avec une procuration, c’est alors un collaborateur du notaire qui signe à la place du client.
Septeo facilite cette digitalisation
Cette digitalisation croissante est facilitée par Septeo. L’ADN du groupe est d’innover pour libérer les métiers de cette profession réglementée. Les outils de sa suite Inot Office Global répondent aux nouveaux usages des collaborateurs et clients des notaires : visioconférence intégrée, AAE (acte authentique électronique) à Distance, signature électronique qualifiée ou encore OCR ( logiciel de reconnaissance de caractères, pour convertir automatiquement vos documents en contenus numériques) et Chat Expert (outil d’aide à la recherche documentaire)… Autre innovation : Kivia intègre l’IA (intelligence artificielle) pour offrir aux notaires une analyse et un traitement encore plus rapide des dossiers. À termes, plus de 3h20 seront économisées sur la production d’un dossier complet grâce à ce nouveau dispositif.
Ce qu’il faut retenir :
« l’acte de comparution à distance », est une évolution dictée par la crise sanitaire qui autorise les notaires d’établir un acte notarié sur support électronique lorsqu'une ou toutes les parties ou toute autre personne concourant à l'acte ne sont ni présentes ni représentées.
Il nécessite néanmoins de disposer que chaque partie dispose d’un bon équipement et d’une bonne connexion internet.
Septeo est avec la suite inot office et kivia les solutions informatiques qui permettent de libérer le métier des notaires en intégrant visio conférence, AAE, signature électronique, reconnaissance automatique de documents et même intelligence Artificielle ;
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