La gestión de eventos en hospitality, clave para la rentabilidad y la competitividad

La gestión de eventos en hospitality se ha convertido en un factor esencial para aumentar la rentabilidad y mantener la competitividad.  

Con el mercado de eventos en continuo crecimiento, los hoteles están adaptando y optimizando sus espacios para satisfacer una demanda cada vez más exigente que requiere personalización, rapidez y tecnología avanzada.

‍El crecimiento del mercado de eventos en hoteles‍

La celebración de eventos en hoteles ha experimentado un auge significativo en los últimos años.

En 2020, la facturación de eventos en hospitality fue de 1.1 mil millones de dólares. En la actualidad, este número ha ascendido a 2.6 mil millones.

Este crecimiento ha generado la necesidad de desarrollar soluciones tecnológicas que mejoren la eficiencia operativa, maximicen los ingresos al analizar cada metro cuadrado disponible y optimicen el uso de las salas.‍

La transformación tecnológica con EMS

En este contexto, en Tesipro Solutions hemos desarrollado Events Management System (EMS).

EMS es un sistema integral de gestión de eventos para hospitality basado en la nube.

EMS ofrece a los hoteles una forma eficiente y moderna de organizar y comercializar cualquier tipo de evento, desde convenciones hasta bodas.

Con EMS, los hoteles pueden integrar todos los aspectos relacionados con la gestión de eventos dentro del ecosistema de Ulyses Cloud; PMS, CRS, housekeeping, mantenimiento, quiosco, etc. Esto asegura una comunicación fluida entre departamentos y mejora la operatividad. ‍

Principales beneficios de EMS:

1. ‍Integración total. EMS conecta de manera fluida con el sistema de reservas (PMS), lo que permite gestionar eventos y reservas en un único espacio de manera clara y eficiente para los departamentos de front desk y eventos.
2. ‍Movilidad y accesibilidad. Al ser una solución basada en la nube, el personal puede gestionar eventos desde cualquier lugar, agilizando los procesos de reserva y organización sin necesidad de estar físicamente en el hotel.
3. ‍Optimización de recursos. EMS permite una planificación más eficiente de los espacios y salas del hotel. Incrementa la rentabilidad y maximiza el uso de cada metro cuadrado disponible.
4. ‍Automatización y digitalización. Los procesos manuales se eliminan mediante la digitalización de órdenes de servicio y cotizaciones. Ofrece un historial detallado de las operaciones y gestiona múltiples idiomas.
5. ‍Gestión avanzada de datos. Sus dashboards intuitivos y análisis de KPIs permiten evaluar el impacto de cada evento, ajustar las estrategias de venta y mejorar la toma de decisiones.
6. ‍Interacción con clientes. El sistema facilita el envío de cotizaciones, contratos y facturas en tiempo real, mejora la experiencia del cliente y se adapta a sus preferencias y expectativas.
7. ‍Ahorro de costes. Gracias a sus plantillas y la automatización de procesos, EMS incrementa la eficiencia operativa, reduce gastos innecesarios y aumenta la rentabilidad de cada evento. ‍

‍Principales funcionalidades de EMS:‍

Algunas de las funcionalidades que EMS ofrece para facilitar la gestión de eventos incluyen:‍

• ‍Calendario de salas. Visualización en tiempo real de los eventos que se celebran en el hotel, con detalles accesibles rápidamente y la posibilidad de reservar espacios de manera eficiente.
• ‍Gestión de grupos. Bloqueo de alojamiento para grupos de manera sencilla, con opciones para agregar detalles de rooming mediante plantillas y realizar cambios masivos en las reservas.
• ‍Gestión de pagos. Planificación de pagos totales o parciales para grupos o eventos, con total transparencia y facilidad para los organizadores en cuanto a la estrategia de cobro.
• ‍Calendario de actividades. Organización de actividades relacionadas con un evento o seguimiento de grupos, en una plataforma única, eliminando la necesidad de calendarios externos. ‍

El futuro de la gestión de eventos: IA y personalización

EMS no solo es una herramienta avanzada, sino que está evolucionando gracias a la inteligencia artificial (IA).

Ulyses Cloud está integrándose con sistemas de IA para transformar la forma en que los hoteles gestionan sus eventos, y los beneficios de esta tecnología son claros:

1. ‍Predicción de demanda. Mediante el análisis de datos históricos y tendencias del mercado la IA podrá predecir la demanda de eventos, ayudando a ajustar las estrategias de revenue management y planificación.
2. ‍Segmentación de clientes. La IA permitirá segmentar a los clientes con mayor precisión, facilitando la personalización de los servicios y la oferta de eventos de acuerdo con sus preferencias específicas.
3. ‍Automatización de tareas. Las tareas repetitivas y los procesos de asignación de precios se automatizarán, reduciendo los errores humanos y mejorando la eficiencia operativa.

Además, con el Guest Service Portal (GSP), los clientes podrán gestionar pagos, consultar facturas y monitorear el estado de sus eventos en tiempo real, todo a través de una plataforma segura y accesible.  

Este nivel de personalización también se extenderá a la anticipación de las necesidades del cliente.

Con el aprendizaje automático, los hoteles podrán ofrecer recomendaciones basadas en preferencias anteriores, como configuraciones de salas, opciones de catering y necesidades audiovisuales.

‍Conclusión

La gestión de eventos en hospitality ha dado un paso significativo hacia la digitalización, la automatización y la personalización.  

Los avances tecnológicos como EMS no solo ayudan a los hoteles a optimizar sus procesos y aumentar sus ingresos, también permiten ofrecer una experiencia más fluida y adaptada a las expectativas de los clientes.  

En un mercado cada vez más competitivo, aquellos hoteles que adopten estas soluciones tecnológicas estarán mejor posicionados para satisfacer las demandas del cliente y diferenciarse en el sector.

La gestión de eventos en hospitality está entrando en una nueva era, marcada por la eficiencia, la personalización y la innovación.

Las soluciones como EMS son la clave para transformar este proceso y asegurar un futuro exitoso en la industria.