Encadrées par le droit français depuis plusieurs années, les correspondances électroniques s'apparentant à des correspondances "papier" se répandent dans tous les corps de métier du droit. Il en existe de plusieurs natures mais toutes n'ont pas la même force probante ni le même niveau de sécurité.
C'est l'envoi électronique recommandé le plus fiable, le plus sécurisé et sa valeur probante est la même qu'un envoi courrier recommandé papier. Chez la plupart des prestataires, il peut embarquer un grand volume de pièces jointes (256 Mo chez AR24) et les preuves d'envoi, d'ouverture, de refus ou de négligence sont conservées sur des serveurs sécurisés pendant plusieurs années. Le courrier est horodaté et seuls l'expéditeur et le destinataire ont accès au courrier. C'est ce type de correspondance électronique qui doit être utilisé par les avocats.
Comme son nom l'indique, c'est une communication électronique recommandée mais elle ne bénéficie pas de la force probante de la lettre recommandée électronique. Elle est également moins sécurisée.
Il a été inventé en 2020 à l'usage exclusif des syndics de copropriété et ne rentre pas dans le périmètre du règlement eIDAS.
La lettre recommandée électronique est qualifiée eIDAS (Electronic Identification Authentification and trust Service, règlement UE n° 901/2014 du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché commun). Son utilisation est encadrée dans le droit français par l'article 100 du Code des postes et communications électroniques de 2016 même si la possibilité d'envoyer un courrier recommandé par voie électronique est autorisé depuis 2005 par le biais de l'article 1369-8 du code civil. Cette législation lui confère la même valeur que la lettre recommandée avec accusé réception papier.
Pour être délivrée et acquérir une valeur probante, la lettre recommandée électronique doit respecter trois conditions.
Du cabinet jusqu'au centre de tri puis jusqu'au destinataire puis retour de l'accusé réception vers un centre de tri puis vers l'émetteur du courrier… Autant de délais, parfois rallongés quand le destinataire n'est pas présent, qui se trouvent réduits à quelques minutes.
En fonction du prestataire choisi, la lettre recommandée électronique est 2 à 5 fois moins chère que son équivalent papier. Que dire de plus ?
Dépôt, envoi/réception, refus ou négligence ; ces preuves, le courrier et ses pièces jointes sont conservés sur des serveurs sécurisés pendant plusieurs années (pendant 10 ans dans le cas d'AR24).
La politique de RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises instaurée en 2013) a été intégrée par de nombreuses entreprises et le choix de leurs partenaires et prestataires est concerné par cette politique. Proposer des communications intégralement électroniques, y compris pour les recommandés avec accusés de réception, peut faire la différence.
Intégrer les recommandés électronique à sa politique de RSE peut également être un argument dans la fidélisation de ses collaborateurs, juristes et assistant(e)s ainsi que pour ses recrutements.
Avec des dossiers pouvant atteindre plusieurs centaines voire milliers de pages, parfois imprimés en plusieurs exemplaires, se passer de leur impression représente une économie considérable à l'échelle d'un cabinet d'avocat. Et au-delà de son aspect économique ce changement vers les courriers recommandés électronique a un impact écologique qui, à l'échelle de tout un corps de métier, est loin d'être négligeable.
L'équation est simple : moins de papier = moins d'arbres coupés = plus de captation de CO2. Sans compter les hydrocarbures et l'eau consommés par la fabrication et l'acheminement de ce papier et de ces courriers.
L'emprunte carbone des lettres recommandées électronique n'est cependant pas neutre mais les data centers qui les rendent possibles et qui hébergent les éléments probants peuvent être alimentés par des sources d'énergies renouvelables.
Valorisez votre démarche RSE en ajoutant votre utilisation des recommandés électroniques à vos supports de communication : site Web, profils de media sociaux etc.
Insérez une clause de consentement à vos conventions d'honoraires pour faciliter et fluidifier l'envoi de vos recommandés électroniques.
Laurie-Anne Graff et Guillaume Sintes, respectivement Customer Success Manager et Product Owner chez Septeo Avocats plusieurs cas d'utilisation de la lettre recommandée électronique au sein des cabinets d'avocats.
Vous souhaitez plus d'informations sur l'intégration de la lettre recommandée électronique au logiciel de gestion de votre cabinet ?
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