Le contentieux est inévitable, et fait partie de la vie de l’entreprise. Mais il peut être anticipé, afin de réduire le risque et minimiser l’impact des litiges, en particulier avec un logiciel contentieux.
Les litiges font partie de la vie d’une entreprise. Mais lorsqu’ils ne sont pas résolus à l’amiable, ils peuvent se transformer en contentieux, et avoir des conséquences plus importantes.
Dans le domaine juridique, le contentieux est un litige porté devant les tribunaux. Il apparaît donc lorsqu’aucune solution n’a pu le résoudre, et que l’arbitrage de la justice est requis. Il résulte d’un différend aussi bien dans les relations internes (avec des salariés) qu’externes (avec des clients, fournisseurs, prestataires) de l’entreprise.
Les contentieux apparaissent dans tout type d’entreprise, au point que certaines ont un « service contentieux » chargé de trouver des solutions aux litiges et questions juridiques. Ce service sera par exemple chargé de vérifier les projets de contrats, de suivre les impayés et relances, de gérer les réclamations des clients et fournisseurs, et bien sûr d’apporter leur expertise lorsque des procédures sont lancées, contre ou par l’entreprise.
S’appuyant sur les lois et règlementations, supposées non respectées, le contentieux peut se produire dans tout type de relation au sein de l’entreprise.
Il concerne par exemple :
S’il est rare de voir une entreprise ne connaître aucun contentieux, il est bien sûr important de les anticiper, et de minimiser les risques. La gestion d’un contentieux est chronophage, représente pour l’entreprise un coût financier, et peut démotiver les équipes.
Pour être porté devant la justice et devenir un contentieux, le litige s’appuie sur une base juridique ou réglementaire : un contrat n’a pas été respecté, un produit est non conforme, une entorse a été faite au droit du travail... En clair, une des parties n’a pas respecté ses engagements ou obligations.
Pour anticiper les litiges et contentieux, il est donc essentiel de maîtriser parfaitement le cadre légal et réglementaire auquel l’entreprise est soumise. Cela impose de réaliser une veille régulière, pour connaître et anticiper les évolutions réglementaires ou légales qui vont impacter les pratiques et processus de l’entreprise, et de s’y adapter au plus vite. L’entreprise qui veille à la conformité réduit le risque de contentieux (ou gagne les actions en justice liées à d’éventuels contentieux).
En raison d’un cadre légal et réglementaire toujours plus dense, le risque de dérive, dans le respect des obligations de l’entreprise, existe toujours.
Mener un audit interne, pour identifier tous les processus non parfaitement conformes ou présentant un risque de non-conformité, est un préalable essentiel à une démarche de réduction des contentieux.
Toutes les activités de l’entreprise sont concernées. De nombreuses entreprises mènent régulièrement un audit sécurité et santé au travail: cette démarche doit être étendue à toutes les activités, pour mettre en évidence les éventuels écarts par rapport à un référentiel ou des exigences réglementaires.
Une fois les points faibles recensés, il faut bien sûr mener des actions de mise en sécurité, pour les pallier.
Même lorsque l’entreprise a déployé une politique de réduction des risques de contentieux, établi un référentiel précis et décrit les bonnes pratiques à respecter, le risque d’erreur humaine subsiste.
Il est donc essentiel de sensibiliser les collaborateurs au risque, et déployer dans l’entreprise une culture de la rigueur, dans la rédaction ou l’analyse des contrats, dans la gestion comptable, dans les pratiques professionnelles conformes...
L’étude des contentieux déjà apparus est aussi, pour cela, une base pertinente : ce retour d’expérience permet de mettre en évidence les manquements passés, qui ont débouché sur des contentieux.
Le logiciel contentieux aide l’entreprise à centraliser et structurer à la fois la prévention et la gestion des contentieux, et aide l’entreprise à réduire le risque.
En centralisant le suivi des litiges et contentieux en cours, le logiciel de contentieux permet de mieux appréhender les enjeux et risques auxquels l’entreprise est réellement confrontée.
Le logiciel de contentieux permet ainsi d’affiner et déployer une politique de prévention efficace. Il permet également d’évaluer les impacts financiers des contentieux, pour mieux gérer les coûts, mais aussi pour éclairer la politique de gestion des risques.
La prévention des contentieux fait appel à de nombreux acteurs :
Pour établir et déployer une politique de gestion du risque contentieux pertinente, une étroite collaboration est nécessaire entre ces acteurs.
Le logiciel contentieux renforce cette collaboration et fluidifie les échanges entre les équipes.
En centralisant les documents et informations relatifs à l’anticipation et la gestion des contentieux, le logiciel de contentieux garantit :
S’équiper d’un logiciel de contentieux est aussi une façon, pour l’entreprise, d’envoyer un fort message d’implication dans une démarche de réduction du risque. Le logiciel de contentieux porte la politique de conformité et d’anticipation des contentieux, et mobilise les collaborateurs autour d’un objectif commun de conformité et de réduction des risques de litiges.
Une fois le litige apparu – voire transformé en contentieux – l’entreprise doit tout faire pour optimiser et accélérer leur résolution.
La gestion d’un contentieux représente une charge administrative importante: réception et classement de nombreux documents, gestion des échéances et convocation, suivi financier du coût du contentieux...
Le logiciel de contentieux simplifie et optimise cette gestion, en automatisant certaines tâches, par exemple en permettant d’éviter la saisie des données: les documents sont scannés et les informations sont récupérées automatiquement, classées, valorisées et centralisées.
Le logiciel de contentieux permet un suivi précis et simplifié des différentes étapes des procédures judiciaires liées aux contentieux, avec un calendrier toujours à jour des évènements (date d’audience, dépôt des pièces et conclusions) associé à un système d’alertes pour ne rien oublier. Depuis chaque évènement, les utilisateurs peuvent accéder immédiatement aux documents liés.
Il est important de suivre avec précision les frais et honoraires liés à la gestion du contentieux. Le logiciel de contentieux donne une vision complète, en temps réel, de ces coûts.
Il donne ainsi accès à une vue consolidée du budget contentieux, tout en garantissant la traçabilité, la vérification, la validation et le suivi en temps réel de la facturation externe.
En centralisant la gestion de tous les contentieux en cours (ou passés), le logiciel de contentieux offre à l’entreprise une vision claire et précise de leur impact sur l’entreprise. Il permet de suivre des indicateurs personnalisables, sur l’origine, le coût, le temps de résolution, etc. de l’ensemble des litiges et contentieux, et met en évidence les problématiques économiques, stratégiques et financières qui en découlent. Il permet ainsi d’appuyer et de faire évoluer la politique de prévention.
Les technologies de l’Intelligence Artificielle participent désormais à enrichir les logiciels de gestion des contentieux, pour réduire le risque.
La clé d’une politique de réduction des risques de contentieux est la rédaction de documents (contrats commerciaux, contrats de travail, etc.) parfaitement conformes aux exigences réglementaires et légales.
L’IA peut apporter dans ce domaine une aide concrète et efficace, en veillant à rédiger les contrats sûrs et protecteurs, en totale conformité, grâce à:
Grâce à une analyse des litiges et contentieux existants, l’IA permet de mettre en évidence les failles et risques auxquels l’entreprise doit faire face. Elle permet ainsi d’optimiser l’anticipation des risques.
Elle constitue ainsi un atout clé pour l’équipe contentieux – ou l’équipe juridique – de l’entreprise, en automatisant les tâches de rédaction et de contrôle des documents, et en fiabilisant leur analyse.
L'extraction de données contentieuses grâce à l'IA vous aide à identifier et extraire automatiquement des métadonnées et des informations clés de vos contentieux afin de constituer une base de données exhaustive et améliorer ainsi la visibilité de votre activité juridique pour un pilotage fiable et performant.
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