Nombreuses sont les entreprises qui aimeraient s’équiper d’un SIRH. Cependant beaucoup repoussent ce moment pas peur de l’ampleur du projet ou de sa complexité. Pourtant il suffit d’un bon accompagnement pour s’ouvrir les portes vers des processus RH harmonieux, efficaces et optimisés. Pour réussir votre projet, vous devez vous acquitter de quelques formalités. À commencer par le choix de votre logiciel de gestion RH. Parmi toutes les solutions du marché, laquelle répond le mieux à vos attentes ? Vaut-il mieux opter pour une solution RH SaaS ou privilégier le« on-premise » ?
Tour d’horizon des 6 principaux avantages d’un SIRH [ACT1] en mode SaaS.
Le SaaS (Software as a Service) s’oppose au modèle traditionnel du logiciel dit « on-premise » (« sur site »).A la différence de ce dernier qui est hébergé sur les infrastructures de l’entreprise et installé directement sur les ordinateurs des utilisateurs, un logiciel RH SaaS est hébergé par l’éditeur sur ses propres serveurs. On parle alors d’un hébergement dans le cloud. Le fournisseur de la solution SaaS la met ensuite à disposition de ses clients via internet, en contrepartie d’un abonnement.
L'un des avantages les plus évidents du SIRH en mode SaaS est son accessibilité. Les gestionnaires RH peuvent utiliser l’application depuis n'importe quel appareil connecté à internet. Les utilisateurs habilités peuvent alors accéder aux données et aux fonctionnalités du SIRH à l’aide de leur identifiant et de leur mot de passe, qu’ils soient au bureau, en déplacement ou en télétravail. Cela favorise la productivité et la collaboration à distance et offre ainsi une plus grande agilité aux équipes RH dans leur organisation quotidienne.
L’hébergement d’une solution RH dans le cloud étant assuré par son éditeur, cela a un impact immédiat sur la structure des coûts associés. Ce modèle permet en effet d’éliminer les frais liés à l’acquisition, à l’installation et à la maintenance des infrastructures matérielles et logicielles. Le déploiement d’un SIRH en mode SaaS limite ainsi le montant de l’investissement initial nécessaire ainsi que les dépenses courantes liées à la gestion et aux mises à jour du système.
Concrètement, l’entreprise qui souscrit à une offre SaaS pour son SIRH doit s’acquitter d’un abonnement qui peut être mensuel ou annuel. En conséquence, elle sait précisément quel budget elle doit allouer à ce poste de dépense et dispose ainsi d’une meilleure prévisibilité financière.
À noter | L’arbitrage entre un logiciel on-premise et un outil RH en mode SaaS peut avoir un impact significatif sur la charge fiscale de l'entreprise. En effet, l’achat d’un logiciel on-premise est une dépense en Capex (Capital Expenditure). Cela constitue donc un investissement au sens comptable et donne lieu à un amortissement sur plusieurs années. Concrètement, la dépense bénéficie d’une déduction fiscale étalée sur plusieurs années pour tenir compte de l'usure de l'actif. À l’inverse, l’abonnement à un logiciel RH en mode SaaS est considéré comme une dépense en Opex (Operating Expenses) et correspond à une charge de fonctionnement. Le montant engagé chaque année est donc entièrement déductible d'impôt pour cette même année.
Contrairement aux mises à jour des logiciels on-premise qui nécessitent des efforts significatifs de la part de l'équipe informatique, celles des SIRH en mode SaaS sont gérées par le fournisseur. Pour la DSI, cela représente une charge de travail en moins. De son côté, l’équipe RH s’assure de toujours disposer de la dernière version de l’outil, des nouvelles fonctionnalités développées par l’éditeur et des correctifs de sécurité les plus récents.
Dans le contexte RH, cette évolutivité est particulièrement appréciable puisque la législation sociale évolue fréquemment. Les éditeurs se doivent donc de proposer des mises à jour régulières pour permettre à leurs clients de bénéficier de solutions conformes sur le plan réglementaire.
Les fournisseurs de logiciels RH en mode SaaS sont responsables de la sécurité des données que leurs clients leur confient. Leur réputation dépend en grande partie de leur capacité à proposer un niveau de sécurité élevé. En conséquence, ils investissent massivement pour mettre en place des mesures de protection avancées telles que :
- L’authentification à deux facteurs, avec par exemple la nécessité pour les utilisateurs de saisir un code SMS pour accéder à l’application,
- Les tests d’intrusion et des audits de sécurité réguliers,
- Les mises à jour en cas de détection de vulnérabilité,
- Le chiffrement des données pour réduire le risque de cyberattaque,
- Les sauvegardes régulières des données et la redondance sur plusieurs sites géographiques pour limiter le risque de perte en cas d’incendie par exemple,
- La conformité avec les normes les plus avancées en matière d’hébergement des données : datacenters certifiés ISO 27001.
Ces différentes mesures permettent aux DRH et aux chefs de projet SIRH de s’assurer que les informations personnelles de leurs salariés sont sécurisées contre les menaces internes et externes.
À noter | Lorsqu’un fournisseur de service SaaS héberge les données qui lui sont confiées sur le sol américain, le « Patriot Act » autorise les organismes gouvernementaux à y accéder. Il est donc nécessaire de mesurer les risques que représente cette mesure en fonction de la nature de son activité. Certaines entreprises privilégieront les solutions hébergées sur le sol français afin de bénéficier de la législation française et européenne en matière de protection des données(RGPD notamment).
A la différence des logiciels installés sur site, les solutions SIRH en mode SaaS sont conçues pour être évolutives. Leur haute scalabilité leur permet d’accompagner le développement de l’entreprise et s’adapter aux changements tels que :
- Les mouvements au sein de l’équipe RH ou l’extension géographique de l’entreprise. Le SaaS permet d’ajouter ou de supprimer un utilisateur en quelques clics, où qu’ils se trouvent.
- L’élargissement des besoins fonctionnels. L’entreprise peut choisir d’activer de nouveaux modules en fonction de ses besoins : gestion de l’onboarding, des entretiens, des compétences ou de la formation par exemple.
La plupart des logiciels RH SaaS proposent des connecteurs qui permettent de les intégrer dans l’écosystème SIRH existant en quelques clics. Ce type d’interface a l’immense avantage d’être opérationnelle très rapidement et de ne pas nécessiter de développement supplémentaire.
Si l’éditeur ne propose pas de connecteur avec la solution RH déjà en place dans l’entreprise, il sera toujours possible d’interfacer les deux outils au moyen d’une API (Application Programming Interface). Celle-ci agira alors comme une passerelle entre les deux logiciels et permettra de transmettre les informations ou les requêtes de l’un vers l’autre.
Le choix entre un SIRH en mode SaaS et un SIRH on-premise a des implications significatives pour les entreprises en termes de flexibilité, de coûts et de sécurité. Pour les chefs de projet SIRH et les DRH, opter pour un SIRH en mode SaaS présente de nombreux avantages tangibles, notamment une meilleure accessibilité à distance, des coûts réduits et prévisibles, des mises à jour automatiques, une sécurité et une évolutivité renforcées. En évaluant attentivement ces avantages, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées pour optimiser leurs processus RH.
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