Visualisez de façon synthétique vos données de fonctionnement : volume de dossiers traités, dossiers les plus rentables, tâches les plus chronophages, montants facturés et non facturés, montants encaissés…
Voici quelques bonnes pratiques à considérer pour améliorer le fonctionnement d'un cabinet d'avocats avec succès :
Avant d'espérer plonger la tête la première dans les chiffres générés par le traitement des dossiers d'un cabinet d'avocats, il faut s'assurer que son logiciel de gestion et de facturation de son cabinet récolte bien les données relatives à l'activité de son cabinet. La première étape est celle des temps passés. Quand bien même la facturation du cabinet n'en dépend pas directement (facturation au forfait, à l'abonnement ou honoraires de résultats), mesurer les temps passés à accomplir, les diligences nécessaires aux dossiers, mais également d'autres tâches non facturables (formation, la gestion d'équipes, le recrutement…), apporte une vision sur le travail réellement accompli. On met aussi en valeur les performances cachées de ses équipes, d'éventuelles carences en ressources, les tâches les plus chronophages, celles les plus rentables etc.
Parallèlement, il faut pouvoir accéder aux montants facturés dans le détail, dossier par dossier, par matière et même, par personne ainsi qu'aux montants réglés avec la même granularité de détail. Et il en va de même pour les frais et les débours qui entrent eux aussi dans les calculs de rentabilité d'un dossier.
Accumuler des données est une chose, pouvoir les analyser et en tirer des conclusions cohérentes en est une autre. Et peu nombreux sont ceux capables de le faire en observant des colonnes de chiffres. Acquérir des vues synthétiques et exploitables de ces données est donc primordial pour procéder efficacement à leur analyse. Pour plus d'efficacité, ces données doivent être disponibles en temps réel et leur conversion en graphiques doit pouvoir se faire directement dans la solution de gestion et/ou de facturation du cabinet, sans passer par un export des données et une utilisation dans Excel ou tout autre solution de Business Intelligence.
Le choix des données à analyser dépendra ensuite du cabinet et de ses associés :
Observées sur des durées variables (dernier mois, 30 derniers jours, 3 derniers mois, année écoulée…), toutes ces données doivent pouvoir être comparées entre elles pour dégager des tendances, identifier des pistes d'amélioration et des axes de croissance.
