Quel est le coût d’un logiciel SIRH ?

Les entreprises en sont conscientes : la dématérialisation RH est une nécessité, voire une urgence. Les fonctionnalités SIRH bénéficient aux équipes RH mais aussi aux salariés, donnant une image innovante à l’entreprise, améliorant la communication et la transparence, fluidifiant la gestion de la paie. Mais quel est le coût d’un logiciel SIRH ? Cet investissement dans la digitalisation RH est-il rapidement profitable ?

Le logiciel SIRH: une large fourchette de prix

Pour l’entreprise, le coût d’un logiciel SIRH peut varier considérablement en termes de prix, de quelques milliers d'euros à plusieurs dizaines de milliers d’euros. Une différence qui s'explique par les fonctionnalités SIRH proposées, mais aussi par les besoins et les choix techniques de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?

Le terme de “logiciel RH” peut s’appliquer à une large gamme de solutions, se concentrant sur les tâches administratives de base d’un service RH. Un simple logiciel de paie est ainsi un “logiciel RH”.

En revanche, un logiciel SIRH (Système d’Information RH, aussi parfois appelé Système de gestion des RH ou “HRMS”) est une solution plus globale, qui couvre de nombreuses missions RH, au-delà de la gestion purement administrative du personnel. Un logiciel SIRH complet peut ainsi inclure des modules dédiés à la gestion du recrutement, au suivi des performances, à la planification des successions, au développement et à la gestion des compétences…

Un logiciel SIRH peut être proposée sous deux formes:

• un logiciel “on-premise”, c’est à dire un logiciel que l’entreprise va déployer et maintenir sur ses propres serveurs en payant une licence,
• une offre SaaS (software as a service), déployée et maintenue par l’éditeur sur sa propre infrastructure, et accessible via une connexion internet par les collaborateurs autorisés de l’entreprise.

Ce choix initial va donc influencer le coût du logiciel SIRH.

Les facteurs influençant le coût d’un logiciel SIRH

Le coût d’un logiciel SIRH dépend bien sûr de sa richesse fonctionnelle, mais aussi d’autres facteurs, comme le nombre de salariés gérés. Attention aussi à ne pas oublier, dans votre budget, le coût de la formation des futurs utilisateurs.‍

La taille de l'entreprise et le nombre d'utilisateurs du logiciel SIRH

Lorsque l’entreprise fait le choix d’une solution SaaS - plus simple à déployer et donc la maintenance et la sécurité sont assurées par l’éditeur - le coût de l’abonnement dépend du nombre de collaborateurs gérés, du nombre de sites concernés, du nombre d’utilisateurs au sein du service RH accédant au logiciel SIRH.

Les ambitions de votre stratégie RH

En fonction de sa stratégie RH, l’entreprise va choisir, pour son logiciel SIRH, d’implémenter des fonctionnalités SIRH plus ou moins avancées (voire résolument innovantes comme l’utilisation de l'intelligence artificielle pour l'analytique prédictive) qui vont influencer le coût du logiciel SIRH.

Ainsi le logiciel SIRH, reflet de l’ambition RH de l’entreprise, va dépendre:

• de la couverture géographique de la solution (nombre de sites pris en charge, le déploiement pouvant être progressivement étendu ) ;
• du nombre de modules, correspondant à différentes fonctionnalités SIRH, utilisées.

C’est pourquoi il est important, pour l’entreprise, de rédiger en amont de son choix un cahier des charges détaillé, pour formaliser ses besoins en matière de dématérialisation RH.

La dématérialisation RH : achat de logiciel ou abonnement ?

Lorsqu’une entreprise souhaite s’équiper d’un logiciel SIRH, elle doit faire un choix clé, qui influencera le coût de son projet :

• acheter la licence d’une solution on-premise, qui sera déployée sur ses serveurs internes. Cette solution se traduira par un coût du logiciel SIRH initial important, et parfois la mise à niveau de l’infrastructure SI. Si aucun abonnement n’est ensuite à envisager, le logiciel on-premise engendrera les coûts de maintenance, de mise à jour, de sécurisation…
• opter pour une solution SaaS, qui transformera le coût du logiciel SIRH en un abonnement (dont le montant dépendra du nombre de modules activés, des comptes gérés, des sites et collaborateurs couverts) qui inclut tous les aspects techniques : mises à jour, gestion de la sécurité, du stockage, de l’archivage… Accessible depuis des terminaux (ordinateurs, voire terminaux mobiles) simples, la solution SaaS n’imposera pas de mise à jour du parc informatique.

Coûts de prise en main du logiciel SIRH et formation

Quel que soit le type de solution choisi, le paramétrage de la solution, la reprise des données existantes (par exemple depuis le logiciel de paie) et la formation des futurs utilisateurs représente une dépense à ne pas négliger, et à ajouter au coût du logiciel SIRH.

Le transfert des données existantes vers le nouveau système peut également représenter un coût significatif, en particulier si les formats de données doivent être convertis, ou les données “nettoyées”.

Coûts de maintenance et de support technique du logiciel SIRH

Là encore le choix technique, on-premise ou SaaS, change radicalement le coût du logiciel SIRH à envisager : en cas d’une solution SaaS, ces coûts sont inclus dans l’abonnement, prévisibles.

Bien choisir son logiciel SIRH, au-delà du coût

Lorsque l’entreprise choisit une solution logicielle, comme un SIRH, le coût est bien sûr un critère de sélection essentiel. Mais d’autres facteurs doivent guider le choix.

Expertise de l’éditeur du logiciel SIRH

L'expertise de l'éditeur (mais aussi sa pérennité) impacte non seulement la qualité du logiciel mais aussi sa réactivité pour s'adapter aux évolutions futures des besoins RH : nouvelles pratiques, nouvelles réglementations… ‍

Evolutivité du logiciel SIRH

La dématérialisation RH est souvent progressive : Il est crucial que le logiciel SIRH puisse accompagner cette évolution de l'entreprise, en matière de complexité des processus, mais aussi les évolutions de taille ou d’implantations géographiques. Dans le cas d’une solution SaaS, le coût du logiciel SIRH - ou plus exactement de l’abonnement - sera toujours proportionnel aux fonctionnalités SIRH et au nombre de salariés gérés.

Le support et l’accompagnement

Un bon support technique et un accompagnement continu sont essentiels pour résoudre rapidement les problèmes techniques éventuels, et assurer une utilisation fluide du système

ROI de la dématérialisation RH

Si le coût du déploiement d’un logiciel SIRH peut sembler important, l’entreprise peut attendre de la dématérialisation des processus des gains de productivité de l’équipe RH, une meilleure conformité réglementaire, et une expérience améliorée pour tous les collaborateurs.

Par exemple, un processus d'onboarding automatisé peut réduire considérablement le temps nécessaire pour intégrer un nouveau collaborateur, améliorant son efficacité mais aussi sa satisfaction et son bien-être au travail. Le logiciel SIRH optimise ainsi le recrutement de nouveaux collaborateurs, mais aussi leur fidélisation.