La rédaction d'un cahier des charges est une étape cruciale dans le processus dématérialisation RH. C’est ce document clé qui sert de guide pour identifier les besoins, les fonctionnalités attendues et les contraintes techniques à prendre en compte.
Le cahier des charges est un outil de communication entre l’entreprise et l’intégrateur qui va mettre en œuvre le logiciel SIRH. Mais sa rédaction est aussi l’occasion, pour l’entreprise, de faire le point sur ses processus, ses besoins et sa stratégie.
Pour l’entreprise, se doter d’un logiciel SIRH est une étape clé de sa transition numérique. Le SIRH doit améliorer la productivité du service RH en automatisant les tâches les plus chronophages, améliorer la satisfaction des collaborateurs et booster la marque employeur, refléter la politique RH et ses ambitions…
C’est pourquoi la rédaction d’un cahier des charges complet est fondamental. Il permettra de choisir et d’implémenter un logiciel RH qui répondra aux besoins actuels de l'entreprise, mais anticipera aussi ses besoins futurs, tout en tenant compte des contraintes techniques et de sécurité.
Pour cela, un cahier des charges bien conçu permet de clarifier les attentes, d'éviter les malentendus et de faciliter la communication entre toutes les parties prenantes. Il sert de référence tout au long du processus de sélection et de mise en œuvre du logiciel.
En préalable à la rédaction du cahier des charges, il est important de mener une analyse approfondie des besoins actuels et futurs de l'entreprise en matière de gestion des ressources humaines. Cette analyse, globale, doit aborder les aspects stratégiques, opérationnels et de conformité.
Le logiciel SIRH, en mode SaaS tout particulièrement, est un outil évolutif : à l’entreprise d’identifier ses priorités, mais aussi ses projets à moyen ou long terme en matière de dématérialisation RH
La sélection des fonctionnalités SIRH doit être guidée par les objectifs stratégiques de l'entreprise. Il est indispensable d'identifier les processus qui bénéficieraient le plus de la digitalisation et de déterminer les fonctionnalités spécifiques requises pour ces processus.
Cette étape permet de hiérarchiser les processus RH à dématérialiser.
La digitalisation doit être envisagée non seulement en termes de fonctionnalités actuelles, mais aussi en prévision de l'évolution future des besoins de l'entreprise. Le cahier des charges doit donc considérer des aspects tels que l'analyse et la récupération des données, l'automatisation des processus et l'intégration éventuelle avec d'autres systèmes.
Le cahier des charges doit identifier les différents types d'utilisateurs (RH, managers, employés) et leurs besoins spécifiques, afin de lister les catégories d’utilisateurs et leurs droits. Cela permettra d’assurer que le logiciel sera utilisable et pertinent pour tous.
De nombreuses entreprises utilisent déjà des outils RH: logiciel de paie, gestion des temps de travail, notes de frais, etc. Il est important de tenir compte des données existantes, et de prévoir leur importation dans le futur logiciel SIRH.
La compréhension des contraintes techniques est essentielle pour garantir une intégration réussie du logiciel RH dans l'environnement informatique existant de l'entreprise.
Le cahier des charges doit tenir compte de la compatibilité avec les systèmes existants, comme les logiciels de paie ou de gestion de temps éventuellement déjà utilisés, pour assurer une transition en douceur et une intégration efficace.
La sécurité des données est primordiale, d’autant plus que le logiciel SIRH manipule des données personnelles des collaborateurs. Le cahier des charges doit spécifier les exigences en matière de sécurité informatique, de conformité aux réglementations de protection des données, et de compatibilité avec les infrastructures IT existantes.
Une fois le logiciel SIRH mis en œuvre, il est important de s’assurer qu’il répond en tout point aux exigences du cahier des charges. Cette étape de validation, qui peut impliquer des ajustements, doit être planifiée en amont.
Le cahier des charges doit également couvrir les aspects liés au déploiement et à la validation du logiciel.
Il est en particulier important de définir un calendrier réaliste pour la mise en œuvre, en tenant compte des délais nécessaires pour la configuration, la formation des utilisateurs et la migration des données.
Les critères de validation, qui seront utilisés pour évaluer si le logiciel répond aux attentes, doivent être clairement définis dès la rédaction du cahier des charges.
Des tests de fonctionnalités, la vérification de la conformité aux exigences de sécurité et la validation de l'intégration avec d'autres systèmes doivent être prévus, pour assurer une mise en œuvre sans heurts.
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