Le choix du Système d’Information des Ressources Humaines est une décision stratégique pour l’entreprise. Le SIRH va en effet accompagner et porter sa politique RH, et permettre de la concrétiser au bénéfice de l’entreprise et des salariés.
Les missions de l’équipe RH sont nombreuses. Elles peuvent être assistées par différents logiciels, chacun dédié à une tâche précise, ou être centralisées au sein d’un outil unique, pour plus de fluidité et de sécurité : le SIRH.
Pour simplifier les différentes missions de l’équipe RH, l’entreprise peut avoir recours à un logiciel de paie, un logiciel de planification et de gestion des temps, un logiciel de gestion des compétences...
Elle peut aussi opter pour un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Cette suite logicielle intégrée centralise et traite les données du personnel de l’entreprise.
Le SIRH centralise toutes les informations des salariés dans une seule base de données, évitant ainsi les doublons et les incohérences. Grâce à une même interface, il permet de gérer efficacement toutes les tâches liées à la gestion des employés :
- la paie, la distribution et l’archivage des bulletins de salaire ;
- la rédaction et la signature des contrats de travail et avenants ;
- la gestion du planning des collaborateurs, des congés, RTT, heures travaillées... ;
- la gestion des talents et parcours professionnels, des recrutements…
De nombreuses solutions SIRH sont proposées sur le marché, avec des fonctionnalités et particularités qui peuvent être très différentes. Parmi celles-ci, comment choisir son SIRH ? Pour y répondre, évaluez ces 12 critères clés.
La gestion de toute la relation entre l’entreprise et le collaborateur dépasse le cadre des RH, et implique d’autres fonctions de l’entreprise. Par exemple, la comptabilité et la gestion de la paie sont étroitement imbriquées.
Le SIRH doit donc pouvoir communiquer avec efficacité et fluidité avec les autres solutions logicielles de l’entreprise, comme la comptabilité et la gestion financière pour faire part des indicateurs clés.
Cette intégration doit être simple à gérer, et reposer sur un échange automatisé des informations pertinentes – par exemple le montant net à payer au salarié pour déclencher le paiement du salaire.
Parce qu’il a pour vocation d’alléger le travail des équipes RH, le SIRH se doit d’être simple d’utilisation. Son interface doit être intuitive, sa prise en main aisée.
Bien sûr, l’éditeur de la solution SIRH doit accompagner l’entreprise dans le déploiement et l'utilisation : conseils, formations, support technique capable de répondre sans délai aux questions éventuelles.
Le logiciel SIRH doit garantir la sécurité et la confidentialité des données manipulées et stockées, en particulier les données personnelles relatives aux salariés.
Les cyber-attaques en effet ciblent de plus en plus souvent les données RH des entreprises, avec des conséquences potentielles graves :
- violation de la confidentialité des données privées des salariés, avec un risque de vol d’identité, de phishing, etc. ;
- confiance rompue avec les salariés, l’entreprise étant dépositaire d’informations confidentielles ;
- coût de récupération et/ou restauration des données, changement technique pour relever le niveau de sécurité (qui peut engendrer aussi un retard dans les opérations RH) ;
- responsabilité légale de l’entreprise engagée, pour non-respect de ses obligations de protection des données.
Le SIRH doit pour cela proposer un accès et un stockage sécurisés des données, ainsi que leur chiffrement, et automatiser au maximum les tâches pour éviter les erreurs :
- automatisation de la paie, des contrôles de paie et des avantages salariés,
- envoi automatique des bulletins de paie,
- automatisation de la gestion des temps de travail,
- etc.
Le Code du Travail est en constante évolution : chaque année, de nouvelles lois apparaissent, des articles sont modifiés. Les taux de cotisation ou le SMIC sont revalorisés régulièrement. Enfin, de nouvelles exigences réglementaires impactent les fonctions RH, comme le RGPD...
Le choix d’un SIRH doit impérativement tenir compte de la capacité de la solution (et de son éditeur) à accompagner en temps réel toute évolution, afin de garantir la parfaite conformité légale et réglementaire des processus RH.
Un SIRH intégré soutient la relation entre l'entreprise et ses salariés en centralisant tous les processus RH. Plus ces processus sont intégrés au sein d’un même outil, plus l’équipe RH gagne en performance et réduit le risque d’erreur. En outre, des données centralisées sont plus faciles à protéger que des données dispersées.
Il est donc important de veiller à la richesse fonctionnelle du SIRH, qui doit pouvoir prendre en charge un maximum de processus (même si ceux-ci sont progressivement activés dans la suite logicielle). Cela inclut la paie et la gestion des temps, mais aussi le recrutement, l'onboarding, la formation, et le développement des carrières.
Pour les équipes, cela se traduit par : une meilleure efficacité, une réduction des erreurs administratives, et un gain de temps qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, une solution intégrée facilite la collaboration entre les différents départements de l'entreprise.
La paie est sans doute le processus RH qui connaît, au fil des mois, le plus grand nombre d’évolutions ! Ces changements peuvent concerner :
- le format et les mentions portées sur le bulletin de paie (avec une nouvelle simplification du bulletin de paie annoncée par le gouvernement pour 2026, après déjà 5 lois ou décrets parus depuis 1998 pour simplifier la fiche de paie) ;
- le mode de calcul des cotisations ou la modification de leur taux ;
- l’apparition de nouveaux prélèvements ou de nouvelles mentions sur le bulletin de paie (comme le « net social » figurant depuis juillet 2023) ;
- etc.
La solution de gestion de la paie doit être souple et évolutive, pour s’adapter à ces modifications en temps réel et sans changement des habitudes de travail pour les équipes RH.
La gestion des temps de travail, des absences, des vacances, des congés et autres RTT peut être particulièrement fastidieuse.
Les SIRH peuvent désormais apporter plus d’autonomie aux salariés, en leur permettant de saisir eux même les demandes de congés ou temps de présence, via une interface sécurisée.
Cette digitalisation des processus (comme les demandes de congés ou la gestion des calendriers) doit être offerte par le SIRH, pour apporter un véritable confort au salarié comme à l’équipe RH, ainsi qu’une gestion plus fluide, traçable et transparente des temps. Des bénéfices qui se traduisent aussi en amélioration de la QVT.
Bien souvent, l'équipe RH est noyée sous les tâches récurrentes comme la paie et la gestion des temps. Résultat : des tâches à forte valeur ajoutée comme le recrutement, la formation, ou l’anticipation des besoins en compétences sont négligées.
En faisant le bon choix de son SIRH, non seulement les tâches chronophages sont automatisées, mais en plus toute la gestion et la planification des compétences sont facilitées.
Un logiciel SIRH performant doit donc aussi simplifier la gestion des talents, en particulier en facilitant les processus de recrutement, en guidant la gestion de la formation et le suivi de performances, en permettant d’identifier les talents à fort potentiel...
Le logiciel SIRH doit accompagner les équipes RH dans leurs tâches quotidiennes, mais aussi leur permettre d’évaluer leur performance et celle de la politique RH.
Il doit pour cela permettre un reporting complet et personnalisable, avec des indicateurs à la carte, pour faire évoluer les pratiques RH.
Le choix d’une solution SIRH en mode SaaS est un atout supplémentaire pour l’entreprise : en offrant un accès sécurisé en ligne, depuis tout type de terminal, il simplifie l’organisation du travail des utilisateurs. Il autorise par exemple le travail depuis des sites distants, le télétravail, etc.
Cette souplesse d’accès peut même, dans certaines conditions, devenir essentielle : pendant les périodes de confinement en raison de la pandémie de Covid, les entreprises disposant d’un SIRH en mode SaaS ont pu continuer à accompagner leurs salariés (et gérer la paie par exemple !) en toute fluidité.
Le logiciel SIRH doit être doublement évolutif :
- ses différentes fonctionnalités doivent être modulaires, pour être activées facilement au fil des besoins en fonction de la stratégie RH de l’entreprise ;
- il doit être à même de supporter les variations du nombre de collaborateurs, pour faire face par exemple à un besoin de recrutement ponctuel ou saisonnier, sans entraver les projets ou la croissance de l’entreprise.
En mode SaaS, le logiciel SIRH répondra à ces besoins d’évolutivité.
Le coût du logiciel SIRH reste un critère à évaluer pour vous aider dans votre choix. Il ne s’agit pas de trouver la solution affichant le tarif le plus bas, mais celle qui répond à vos besoins présents et futurs, et qui apportera le gain de productivité RH et de QVT aux salariés comme aux collaborateurs RH. Grâce à une telle adéquation, il devient un outil de productivité, dont le coût est rapidement rentabilisé.
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