PDP, PPF, OD : décryptage des solutions techniques de la facturation électronique

La facture électronique n’est pas une simple facture papier numérisée (ou générée sous une forme électronique, par exemple en PDF) ensuite envoyée par un moyen électronique comme le mail. Il s’agit, selon la définition de l’ordonnance n°2020-1190 du 15 septembre 2021, d’une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papier ou du PDF ordinaire”.

En clair, la facture électronique devra suivre une norme précise (EN16931) et comporter 164 données obligatoires. Cela implique le recours à une solution technique spécifique.

Les acteurs de la facturation électronique

Pour gérer la facturation électronique, 3 acteurs clés :

• Le portail public de facturation, ou PPF ;
• Les plateformes de dématérialisation partenaires, ou PDP, pour la facturation électronique ;
• Les opérateurs de dématérialisation, ou OD.

Le PPF, les PDP, les OD : le rôle de chacun

Les ajustements récents de la DGFIP (octobre 2024) clarifient les rôles pour la facturation électronique, et voici les points clés :

• Le PPF se concentre désormais sur un rôle limité : annuaire des destinataires, collecteur des données fiscales et point de connexion pour les PDP. Il ne propose plus de services d’échange direct de factures.
• Les PDP deviennent les seuls acteurs habilités à gérer les flux de factures électroniques (émission, réception, et transmission des données fiscales à l’administration).
• Les OD, bien qu’encore présents, perdent leur rôle central, puisqu’ils doivent désormais opérer via une PDP pour toute transmission.

La facturation électronique et le PPF

Le Portail Public de Facturation (PPF), bien qu'il reste un acteur central dans la gestion des données fiscales liées à la facturation électronique, aura désormais un rôle plus limité (annonce octobre 2024). Sa mission se concentre principalement sur la gestion des destinataires et le transfert de données fiscales vers l’administration. Toutefois, contrairement aux solutions privées, il ne sera pas une alternative complète aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui offrent des services plus diversifiés et sur mesure pour les entreprises.

Qu’est ce que le PPF ?

Le PPF est un outil gratuit mis à disposition par l’administration fiscale pour la collecte et la transmission des données fiscales liées à la facturation électronique. Sa fonctionnalité essentielle est la gestion des échanges de factures électroniques entre les entreprises et l'administration fiscale.

Que vous offre le PPF en matière de facturation électronique ?

Le PPF propose des services de base, notamment :

• La transmission des données fiscales vers l’administration ;
• La gestion des destinataires et des envois de factures électroniques ;
• Une sécurisation des échanges avec des mesures de chiffrement et d'authentification des utilisateurs ;
• Un accès gratuit pour les entreprises.

Les PDP au coeur du dispositif de la facturation électronique

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou PDP pour la facturation électronique sont des organismes privés accrédités par l’administration.

Qu’est ce qu’une PDP ?

Contrairement au PPF, les PDP pour la facturation électronique proposent des services payants. Mais ce coût est expliqué par des fonctionnalités plus nombreuses.

• une personnalisation sur mesure, pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise ;
• une intégration plus simple aux outils de l’entreprise, comme les ERP, pour un échange de données plus fluide ;
• une sécurité renforcée en matière de chiffrement, d’authentification et de contrôle d’accès ;
• une assistance personnalisée aux utilisateurs ;
• une plus grande évolutivité.

Que vous offre une PDP en matière de facturation électronique ?

Une PDP pour la facturation électronique prend en charge toute la dématérialisation des factures :

• réception des factures électroniques des fournisseurs ;
• automatisation des contrôles de conformité des factures ;
• conversion des factures au format souhaité par le destinataire, et transmission via sa PDP ou via le PPF ;
• contrôle de la validité des factures (en particulier présence des mentions obligatoires) ;
• extraction et transmission des données de la facture à l’administration fiscale via le PPF ;
• reporting sur l’état des factures (prise en charge par le destinataire, erreur éventuel, statut en cours de paiement, etc.) ;
• mise à jour de l’annuaire national des entreprises utilisant la plateforme pour leurs échanges de factures.

Le rôle des OD dans la facturation électronique

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD), dans le cadre des dernières évolutions de la réforme (octobre 2024), voient leur rôle se redéfinir. Bien qu'ils aient historiquement été considérés comme des intermédiaires entre les entreprises, le Portail Public de Facturation (PPF), et/ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), leur rôle devient plus limité.

Qu’est ce qu’un OD ?

Les OD ne sont pas reconnus par l’administration fiscale comme des acteurs directs de la transmission des factures électroniques ou des données fiscales. Ils doivent désormais obligatoirement passer par une PDP certifiée pour assurer ces transmissions. Leur mission principale consiste à fournir un accompagnement technologique et fonctionnel pour intégrer la dématérialisation des factures dans les outils existants des entreprises.

Les limites des OD en matière de facturation électronique

Les OD se positionnent comme des facilitateurs techniques, mais ne jouent plus de rôle central dans le cadre réglementaire de la facturation électronique. Leur collaboration avec une PDP est désormais incontournable pour garantir la conformité fiscale.

PPF, PDP, OD : comment choisir sa solution de facturation électronique ?

Avec les récentes mises à jour de la DGFiP, le paysage de la facturation électronique a évolué, plaçant les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) au cœur du dispositif, tandis que le Portail Public de Facturation (PPF) voit son rôle se concentrer davantage sur la gestion des destinataires et le transfert des données fiscales.

Les PDP : l’acteur central de la facturation électronique

Les PDP sont désormais les solutions primordiales pour les entreprises, car elles permettent non seulement de gérer la dématérialisation des factures mais aussi d’intégrer des outils personnalisés et des services à forte valeur ajoutée. Elles offrent une plus grande richesse fonctionnelle, allant de l'intégration avec les ERP aux services de sécurisation renforcée, en passant par une assistance personnalisée. Les PDP permettent également de transmettre les données fiscales vers l'administration via le PPF, en conformité avec la loi.

Comment faire le bon choix pour passer à la facturation électronique

Pour faire le meilleur choix, des critères clés doivent être étudiés :

• le budget : le coût de la plateforme est directement lié aux fonctionnalités proposées par l’acteur.
• le volume de factures à gérer et le besoin d’automatisation : le PPF, gratuit, propose des services basiques, tandis que la PDP pour la facturation électronique s’enrichit de services supplémentaires. Il s’agit de fonctionnalités comme le support de différents formats de factures, l’automatisation de la gestion des factures, le paiement direct aux fournisseurs, la reconnaissance automatique de caractère, la sécurité, un tableau de bord récapitulant l’état des factures…
• les contraintes de l’existant : pour permettre une intégration avec les logiciels utilisés par l’entreprise, il faudra choisir une PDP pour la facturation électronique compatible avec ces outils.

Découvrez la liste des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) immatriculées par la DGFIP.