Pré-Comptabilité : 8 conseils pour fluidifier les échanges et améliorer votre relation client

Saviez-vous que 60 % des dirigeants sont intéressés par un outil informatique pour avoir une vision claire et en temps réel sur leurs indicateurs clés ? Selon une enquête de RCA Consulting, ces dirigeants souhaitent suivre leur chiffre d'affaires, leur courbe de trésorerie, estimer leur TVA à payer, avoir une meilleure connaissance des marges, et suivre les clients débiteurs. Pour les experts-comptables, répondre à ces attentes est essentiel pour améliorer la satisfaction client. En optimisant les processus de pré-comptabilité, vous pouvez non seulement gagner du temps, mais aussi renforcer votre relation avec vos clients. Voici huit conseils pratiques pour fluidifier les échanges et améliorer votre relation client grâce à des outils de saisie comptable et de pré-comptabilité.

1- Centraliser, personnaliser et optimiser les échanges clients via une interface commune

Un portail collaboratif centralisé améliore les échanges avec vos clients et optimise les processus de pré-comptabilité.

✅Centralisation des échanges : un portail collaboratif permet à vos clients de déposer, amender et accéder à leurs documents comptables en toute sécurité. En centralisant les informations, il réduit les erreurs et accélère le traitement des documents, offrant un espace sécurisé pour échanger avec vous.

✅Collaboration en temps réel : collaborez avec vos clients via une interface partagée qui permet le partage des documents comptables en temps réel. Les outils de collaboration en ligne synchronisent instantanément les données pour éviter les doublons et les erreurs de saisie comptable. Ce mode de travail conjoint améliore la précision et l'efficacité du traitement des données, optimisant le processus de rapprochement des comptes. 

✅Personnalisation de l'espace client : un espace client personnalisé améliore considérablement l'expérience utilisateur. En adaptant cet espace aux besoins spécifiques de chaque client, vous facilitez la saisie comptable et les processus de pré-comptabilité. Cela inclut la possibilité pour les clients de suivre l'avancement de leurs dossiers en temps réel, de recevoir des notifications automatiques pour les échéances importantes, et de personnaliser les rapports selon leurs besoins spécifiques.

En utilisant ces fonctionnalités, vous réduisez les erreurs, accélérez le traitement des documents et améliorez la satisfaction client.

2- Simplifier la pré-comptabilité grâce aux connections directes avec les solutions comptables

La compatibilité entre votre système de pré-comptabilité et les logiciels comptables de vos clients est nécessaire. Assurez-vous que la solution supporte divers formats de fichiers (PDF, XLSX, Factur-X, UBL,...) et peut collecter tous les flux clients de manière centralisée :

• les canaux manuels : comme les connecteurs Windows, Outlook et Mac.
• les canaux semi-automatiques : par exemple, Copier/Scanner, E-mail dédié, Démat’Box, Drives, Application Note de Frais, Portail de dépôt client.
• les canaux automatiques : comme Liaison banque, Collecteur fournisseur, les API Partenaires.

3- Proposer des fonctionnalités avancées pour faciliter la pré-comptabilité

Les fonctionnalités avancées peuvent transformer la gestion de la pré-comptabilité. Ces fonctions offrent plus de flexibilité tout en améliorant l'efficacité, ce qui accélère les processus internes et contribue à la satisfaction client. En voici quelques-unes :

• des API partenaires : intégrez des API pour une connectivité étendue avec d'autres outils métiers tels que MCF, Welyb, MEG, Sesha, Octovision, Secib, etc.
• des modules complémentaires : utilisez des modules en plus de votre logiciel comme la signature électronique, qui permet de valider rapidement les documents.
• des contrôles automatiques : mettez en place des contrôles automatiques pour vérifier les doublons, les erreurs de date et les incohérences dans les données comptables.

4- Automatiser, fiabiliser la tenue des comptes et garantir une démarche responsable dans la saisie comptable et la pré-comptabilité

L'automatisation est un levier puissant pour fiabiliser la tenue des comptes. Optez pour des solutions 100 % cloud pour éviter la sous-traitance offshore et garantir la sécurité de vos données. Utilisez l’intelligence artificielle et des contrôles automatisés pour assurer la qualité et la fiabilité des données lors de la saisie comptable. Par exemple, des systèmes de reconnaissance de texte peuvent extraire automatiquement les informations des factures, réduisant ainsi le temps de traitement et les erreurs.

5- Analyser et piloter la trésorerie, le budget de ses clients et la productivité du cabinet

Le pilotage de la trésorerie et du budget de vos clients ainsi que celui de la productivité de votre cabinet sont essentiels pour offrir un service de qualité et optimiser vos processus internes.

✅Analyses et reporting automatiques : utilisez des outils d'analyse et de reporting automatiques pour suivre en temps réel la trésorerie et le budget de vos clients. Ces outils permettent de générer des rapports détaillés sur l’état des finances, d’identifier rapidement les anomalies et de prendre les meilleures décisions. Par exemple, des tableaux de bord personnalisés fournissent une vue d'ensemble sur les flux de trésorerie, les dépenses et les revenus.

✅Solution de trésorerie : implémentez une solution de gestion de trésorerie qui offre une visibilité complète sur les liquidités de vos clients. Ces solutions permettent de suivre les mouvements de trésorerie, de prévoir les besoins en liquidités et d’optimiser la gestion des ressources financières. Une solution de trésorerie performante peut intégrer des prévisions financières et des alertes automatiques pour anticiper les problèmes de liquidité.

6- Former son client à la facturation électronique, aux outils de de pré-comptabilité et à la digitalisation

✅Former aux outils de pré-comptabilité : formez vos clients à l'utilisation des outils de saisie comptable et de pré-comptabilité. Montrez-leur comment automatiser la saisie comptable, gérer les flux de documents et utiliser des fonctionnalités avancées comme les contrôles automatiques et les notifications de rappels programmées. Cela leur permet de se familiariser rapidement avec ces outils et d’en tirer le meilleur parti.

✅Se former en amont : en tant que conseiller stratégique, vous devez être formé pour pouvoir transmettre efficacement les connaissances à vos clients. Pour cela, Septeo met à votre disposition, ainsi qu’à vos clients, des ateliers de formation aux outils digitaux de saisie comptable et de pré-comptabilité.

7- Accompagner son client vers la facturation électronique

En plus de tenir informer vos clients sur la mise en place de la facturation électronique, expliquez-leur les avantages, les obligations légales, les différentes plateformes disponibles (PDP, PPF, OD) et les meilleures pratiques à adopter. Utilisez des exemples concrets pour illustrer comment la facturation électronique peut améliorer la précision des données, réduire les délais de paiement et renforcer la sécurité des transactions.

8- Placer la relation client au coeur de la tenue des comptes et de la gestion administrative

L'automatisation des tâches comptables permet de gagner un temps précieux, que vous pouvez réinvestir dans la relation client et les activités à forte valeur ajoutée. En réduisant le temps passé sur les tâches administratives et répétitives, vous pouvez vous concentrer davantage sur le conseil stratégique, l'analyse financière et l'accompagnement personnalisé de vos clients. Une meilleure relation client renforce la confiance, améliore la satisfaction et favorise la fidélité à long terme.

La pré-comptabilité et l'automatisation des processus comptables sont des leviers essentiels pour améliorer la fluidité des échanges et la relation client. En suivant ces conseils, vous offrez un service de qualité, renforcez la satisfaction de vos clients et optimisez la gestion de votre cabinet. Septeo vous accompagne dans cette transformation en vous fournissant les outils nécessaires.