Témoignage : comment le logiciel GaLexy a permis à Céline Martini (ville de Nouméa) d'avoir un meilleur suivi des dossiers juridiques

" GaLexy répond, à mon sens, aux besoins qu’un service juridique peut rencontrer " — Céline Martini, directrice juridique et de la coordination administrative de la ville de Nouméa

Céline Martini est directrice juridique et de la coordination administrative de la ville de Nouméa, capitale de la Nouvelle-Calédonie et l’une des plus importantes collectivités de l’ile avec plus de 1200 agents. Céline Martini dirige une équipe de 24 agents organisée en 3 services : Conseil Municipal, coordination administrative et service juridique et contentieux.

Céline et ses équipes utilisent le Module Affaires Juridiques et le Module Contentieux de GaLexy depuis 2022 et nous explique comment le logiciel lui a permis de répondre aux enjeux de sa collectivité grâce à un meilleur suivi des dossiers juridiques.

Avant d’utiliser Legal Suite, pouvez-vous décrire les problématiques que vous rencontriez ?  

Dès ma prise de fonction au sein de la collectivité en juin 2020, j’ai identifié plusieurs problématiques qui nécessitaient d’être traitées.

Tout d’abord, l’accès aux informations des dossiers juridiques était plutôt difficile et chronophage. Ces dossiers étaient certes centralisés sur un réseau partagé mais ma principale problématique était l’accès à une information fiable et à jour. L’agrégation de tous les dossiers sur des tableaux Excel rendait la tâche des agents complexe, je perdais malheureusement en fiabilité et visibilité. Cette complexité s’accentuait d’autant plus dans un contexte de turnover des équipes. Ce fonctionnement ne permettait pas non plus d’avoir les alertes et notifications nécessaires sur les différentes échéances.

J’ai un besoin régulier de faire remonter au secrétariat général et à l’exécutif des éléments très condensés sur l’ensemble des dossiers dans des délais souvent courts. Les reportings annuels et mensuels étaient également très chronophages car tous les indicateurs devaient être collectés et reportés manuellement.

Nous avions aussi un besoin d’accéder à nos outils de travail en dehors de la collectivité (télétravail, déplacement, etc…) et l’infrastructure de l’époque ne le permettait pas.

Le besoin de se doter d’un outil juridique de suivi des dossiers a été pris en compte rapidement après mon arrivée. Il s’inscrivait d’ailleurs dans une démarche globale de modernisation du fonctionnement de la ville de Nouméa et de dématérialisation des procédures.

Pour quelles raisons avez-vous choisi notre logiciel ?

Le projet d’implémentation d’un logiciel juridique a été mené conjointement avec le département informatique. L’enjeu était de répondre à la fois aux besoins métier de ma direction juridique et des besoins techniques.

Dans le cadre de ce projet, nous avons sondé plusieurs éditeurs de logiciels et au regard de tous les besoins juridiques évoqués et techniques, comme la nécessité de se doter d’une solution logicielle applicative hébergée dans le cloud (SaaS), notre choix s’est porté sur Legal Suite.

Legal Suite a par ailleurs l’avantage de proposer à la fois du Conseil et du Contentieux au sein d’un même outil car nous voulions éviter la multiplication des logiciels et faciliter au maximum le travail des agents.

Comment avez-vous été accompagnée par les équipes de Legal Suite lors de la phase d’implémentation de la solution ?

Un des intérêts du logiciel est sa mise à disposition clé en main dans le sens où nous n’avions pas besoin de beaucoup de paramétrage. La mise en place du logiciel a été facilitée en interne par un collaborateur IT et un collaborateur juridique en lien avec l’équipe de Legal Suite.

Nous avons suivi une formation pour le Conseil et une pour le Contentieux afin de monter rapidement en compétences. Et à titre personnel, j’ai suivi une dernière formation en tant qu’administratrice des modules.

Entre la phase de paramétrage et les différentes formations, l’utilisation de la solution dans notre quotidien s’est faite en un mois.

Quels sont les principaux bénéfices de l’utilisation de Legal Suite?

J’estime aujourd’hui que la solution répond parfaitement aux besoins évoqués précédemment. L’enjeu a très vite été de sensibiliser les équipes à saisir les données dans l’outil et veiller à leur uniformisation.

J’ai obtenu, en tant que responsable, une meilleure visibilité sur la charge de travail. Avec une vision plus précise sur le portefeuille actuel, la répartition de dossiers est désormais beaucoup plus facile pour moi.

L’outil permet aussi un meilleur partage de l’information au sein des équipes. Nous avons gagné en transparence grâce à une meilleure historisation au sein des dossiers.

Les reportings d’activité mensuels et le bilan annuel sont désormais établis beaucoup plus rapidement.

Le volet comptable est aussi très intéressant car il permet au pôle administratif et budgétaire d’accéder et de suivre les dépenses juridiques comme les honoraires d’avocats.

Dans le cadre de la préparation budgétaire, nous sommes amenés à remonter l’ensemble des provisions actualisées des dossiers contentieux. L’accès à cette information en un clic est très apprécié.

Quelles sont les fonctionnalités qui font une vraie différence dans votre quotidien ?

Pour chacun de mes reportings au secrétariat général, je joins systématiquement la fiche de synthèse correspondant au dossier contentieux. Cette fonctionnalité est très précieuse pour moi et me permet de joindre rapidement à l’email de reporting une synthèse générale et l’historique du dossier. Le retour du secrétariat général est très positif.

Avant l’utilisation du logiciel, je pouvais mettre jusqu’à 2 heures sur certains dossiers complexes à collecter et agréger toutes les informations nécessaires afin de rédiger ma fiche de synthèse. Grâce à l’utilisation du logiciel et plus particulièrement cette fonctionnalité d’export automatique de la fiche de synthèse, c’est un énorme gain de temps.

Le suivi des procédures contentieuses a également changé ma vie. Les tableaux Excel autrefois utilisés ne contenaient pas suffisamment d’informations alors j’étais systématiquement obligée de regarder toutes les écritures rendant la tâche très fastidieuse.

Comment la transition s’est-elle effectuée auprès de vos équipes ?

Mon équipe a très vite compris mon besoin de suivi mais la démarche les a tout d’abord challengés. Au fur et à mesure de l’utilisation, nos agents y ont vu eux même un intérêt. Toutes les modifications sont désormais dématérialisées, ce qui est une réelle évolution par rapport au process de parapheur papier beaucoup plus lourd autrefois utilisé.

Une fois que les agents se sont approprié le fonctionnement du logiciel, les notifications et l’accès rapide aux documents associés aux dossiers ont présenté des avantages significatifs dans leur quotidien.

Quels conseils ou recommandations donneriez-vous à une équipe juridique qui hésiterait à se doter d’un logiciel comme GaLexy ?

Pour avoir travaillé dans plusieurs collectivité, GaLexy répond, à mon sens, aux besoins qu’un service juridique peut rencontrer. Je trouve l’interface par ailleurs agréable et facile d’utilisation. Les fonctionnalités de GaLexy sur le volet Conseil et Contentieux répondent tout à fait aux enjeux des collectivités.