Vous êtes bien décidé à centraliser et automatiser votre processus de recrutement. Pour cela, vous êtes en quête de l’ATS parfait. Ou tout du moins, de l’outil de gestion des candidatures qui vous fera gagner du temps et vous permettra d’améliorer votre marque employeur.
Devant l’offre plus que complète disponible sur le marché des outils RH, vous hésitez. Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un ATS ? Comment être sûr de ne pas faire l’impasse sur les fonctionnalités qui faciliteront réellement le quotidien de votre équipe ?
Découvrez dans cet article, nos conseils pour vous permettre de choisir le logiciel ATS adapté à vos besoins.
Au moment de choisir un ATS, il est crucial de électionner une solution qui répond aux besoins de l'entreprise et du service RH. Voici les critères principaux à considérer :
Les outils de reporting et d’analytics aident à évaluer l'efficacité du processus de recrutement et à identifier des domaines d'amélioration. Il est donc nécessaire de s’assurer que votre ATS vous permette d’aller suffisamment loin dans l’analyse. Certains ATS proposent des tableaux de bord RH pour suivre en temps réel vos indicateurs de performance clés :temps de recrutement, coût par embauche, taux de conversion des candidatures, performances des sources de candidatures...
L’un des grands avantages d’un ATS est d’automatiser les tâches répétitives et chronophages qui pénalisent l’équipe recrutement au quotidien. Certaines fonctionnalités, assez basiques, sont proposées par la plupart des éditeurs. C’est notamment le cas de l’alimentation automatique du vivier de candidats ou encore du tri des candidatures en fonction de critères prédéfinis(expérience, disponibilité…).
Pour aller plus loin, nous vous conseillons de porter votre attention sur des fonctionnalités automatisées un peu plus rares. Imaginez par exemple un ATS intégrant une IA générative. Il pourrait alors pré-rédiger des emails de réponse personnalisés ou encore assister les candidats via un chatbot RH. A la clé : plus d’efficacité et une meilleure expérience candidat.
Pour profiter pleinement des possibilités de votre ATS, celui-ci doit dialoguer facilement avec vos autres outils RH, tels que votre solution de gestion des talents ou votre logiciel SIRH. Cette intégration permet de centraliser les données concernant vos candidats et salariés et de faciliter les flux de travail en évitant la double saisie. Pour cela, vérifiez les possibilités d’API ou l’existence de connecteurs.
Mettre en place un outil de gestion des candidatures ne doit pas vous contraindre à modifier votre manière de fonctionner. Au contraire ! Votre ATS doit être capable de s’adapter au processus de recrutement de votre entreprise. Pour cela, veillez à ce que les workflows de recrutement soient personnalisables. Chaque étape doit être configurable : de son intitulé jusqu’à l’envoi de notifications automatiques.
Autre aspect de la personnalisation à prendre en compte : la flexibilité des rôles et autorisations. La configuration des accès doit être suffisamment souple pour s’adapter aux responsabilités des personnes impliquées dans le processus de recrutement (managers, chargés de recrutement et responsables RH…).
Sélectionner un logiciel de suivi des candidatures nécessite une approche structurée. Voici une checklist pour vous aider à choisir votre ATS pas-à-pas.
Nous vous conseillons de commencer par vous pencher sur votre processus de recrutement existant. Cartographiez chaque étape : de la demande d’embauche par un manager jusqu’au premier jour du candidat recruté. Collaborez ensuite avec les parties prenantes du processus pour identifier :
- les étapes qui font perdre du temps à l’équipe,
- les points de douleur,
- les frustrations générées (lenteurs, difficulté de collaboration…).
Ce travail préalable va ensuite vous permettre de déterminer les objectifs à atteindre avec votre ATS : réduire le temps de recrutement, améliorer la qualité des embauches…
Les ATS disponibles sur le marché sont nombreux. Très nombreux. Pour ne pas vous noyer dans cet océan, rien ne vaut une étude de marché. Après quelques recherches en ligne, analysez les fonctionnalités et les coûts de chaque logiciel. Complétez ensuite ces données brutes avec des retours d’expérience. Consultez les avis en ligne, sondez les membres de votre réseau sur Linkedin et demandez des recommandations en priorisant celles venant d’acteurs avec des problématiques similaires aux vôtres. Vous en déduirez une shortlist d’éditeurs à interroger.
Planifiez des démonstrations avec les éditeurs shortlistés pour voir chaque logiciel en action et poser vos questions. A ce stade, il est nécessaire d’impliquer les utilisateurs finaux pour connaître leurs avis sur l’interface et sur les fonctionnalités. Cela vous permettra, d’une part, de vous assurer que l'ATS répond à leurs besoins, et, d’autre part, de maximiser leur adhésion au nouvel outil.
Définissez vos propres critères d’évaluation (facilité d'utilisation, gain de temps, coût, intégration…) au regard des objectifs du projet puis reportez ces critères dans une grille comparative. Organisez ensuite des ateliers collaboratifs avec les personnes ayant assisté aux démonstrations. Passez en revue les avantages et les inconvénients de chaque outil et utilisez la grille comme un guide pour collecter leurs feedbacks. Vous pouvez choisir d’attribuer une note sur 5 à chacun de vos critères pour simplifier ensuite le travail de synthèse.
Après avoir mené un travail préalable minutieux, le moment est(enfin) venu de choisir votre ATS. Travaillez avec les parties prenantes pour obtenir un consensus au regard de vos critères d’évaluation. L'ATS sélectionné devra être aligné avec les objectifs de votre entreprise et les besoins identifiés lors de la phase de préparation.
Choisir le bon ATS est une étape cruciale pour tout service RH souhaitant optimiser son processus de recrutement. En prenant le temps d’évaluer leurs pratiques existantes, d’explorer les solutions disponibles et d’impliquer les parties prenantes, les responsables RH ont l’assurance de choisir un outil véritablement adapté à leurs besoins.
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