Le secrétariat est le premier lien direct entre une étude et ses clients. Par téléphone ou par e-mail, il gère les demandes d'informations, les agendas et les rendez-vous de tous les notaires ,la frappe et la standardisation de correspondances ou de documents. La charge de travail est parfois trop élevée par rapport aux ressources disponibles d’un secrétariat. Des variations d'effectifs, des pics d'activité et des périodes creuses peuvent rythmer l'activité de l’étude.
Comment adapter les capacités de son secrétariat aux besoins de son étude sans perturber son bon fonctionnement ? L'externalisation totale ou partielle de votre secrétariat peut apporter un plus à votre étude et vous libère d'une tâche chronophage supplémentaire. Les avantages d’un secrétariat externalisé sont nombreux.
Le fonctionnement optimal d'une étude nécessite un effectif complet. Les absences (congés payés, maladies, maternité etc…) sont des éléments inévitables dans la gestion des plannings de vos équipes. Des solutions de remplacement doivent pouvoir être mises en place rapidement.
Vos collaborateurs sont constamment interrompus dans leurs tâches par le téléphone. L'externalisation partielle ou totale du secrétariat peut permettre à vos équipes de se concentrer sur leur cœur de métier et des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L'externalisation du secrétariat ou d'autres fonctions supports peuvent aussi contribuer à corriger certaines difficultés de recrutement, temporaires ou permanentes. Ces dernières peuvent mettre quelques semaines voire plusieurs mois avant d'être complètement opérationnelles.
Des prestataires externes spécialisés dans les métiers du droit mettent à disposition des ressources qualifiées, expérimentées et efficaces sans délai.
Le télésecrétariat ne permet pas uniquement de pallier les absences, il est aussi utile pour élargir les plages horaires de réception téléphonique de votre étude. L’étude devient alors joignable avant et après ses heures d'ouverture habituelles. Les messages réceptionnés sont ensuite transmis par courriel ou SMS. Les services sont personnalisables par un message d'accueil unique et propre à votre structure.
Comme toute entreprise, répondre à chaque instant à chaque client est impossible. Le télésecrétariat vous permet de renforcer votre disponibilité et la satisfaction client.
Ainsi, votre client dispose d’une réponse immédiate, il se sent considéré et proche de votre étude. De votre côté, vous optimisez également votre temps de travail car vous ne perdez plus aucune demande et vous disposez d’une retranscription détaillée de vos appels téléphoniques. Votre standardiste quant à elle, est totalement disponible pour vos clients présents à l’étude ou pour les demandes spécifiques.
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