Qu’on les appelle SIRH (Systèmes d’Information RH) ou SMRH (Systèmes de Management RH), les logiciels de gestion intégrés sont devenus indispensables pour simplifier et automatiser les processus RH.
En revanche, au moment de lancer un projet digital, les professionnels des Ressources Humaines sont confrontés à une multitude de possibilités. La modularité des logiciels va alors de pair avec une liste de fonctionnalités dont la longueur peut laisser perplexe !
Quels sont les modules de votre SIRH qui auront un véritable impact sur votre quotidien ?
Dans cet article, nous explorons en détail les 6 fonctions indispensables d’un SIRH et passons leurs atouts au crible pour vous guider dans ce dédale.
La gestion administrative est au cœur des responsabilités de la fonction RH. Pour autant ce n’est pas une tâche sur laquelle les professionnels des Ressources Humaines souhaitent s’attarder. En effet, elle est la mission qui leur prend le plus de temps mais elle n’arrive qu’à la 9èmeplace sur 10 lorsqu’on classe ces mêmes missions en fonction du temps que les RH souhaitent leur accorder[1].
Un logiciel de gestion RH efficace doit offrir des fonctionnalités permettant de centraliser les données et documents administratifs des collaborateurs : coordonnées, contrats de travail et avenants, historiques de carrière, données de paie, bulletins de salaire…
Cette fonction garantit la précision et la cohérence des informations. Le « core HR » devient la colonne vertébrale de votre SIRH, véritable maître de vos données RH. Il en garantit la cohérence et la qualité, répondant ainsi à un enjeu stratégique pour les entreprises. Par ailleurs, cette gestion centralisée des informations RH (données de paie, référentiel salariés…) permet aux équipes de réduire le temps passé sur les tâches administratives chronophages telles que la préparation du bilan social et de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) ou encore les envois de documents RH aux collaborateurs.
- Des alertes automatiques pour mieux suivre les événements liés à vos collaborateurs (fin de période d’essai, visite médicale, entretien)
- Le stockage sécurisé des dossiers du personnel en ligne pour alléger vos placards et salles d’archives
- L’envoi dématérialisé des bulletins de paie et autres documents RH aux salariés et leur mise à disposition dans un coffre-fort sécurisé en ligne
Dans un contexte de guerre des talents, le recrutement est une mission stratégique pour le service RH. Pas question de perdre du temps, sous peine de passer à côté des meilleurs profils ! Prendre les bonnes décisions en matière d’embauche passe alors par la digitalisation et l’automatisation de ce processus.
En effet, les fonctionnalités de recrutement d'un SIRH permettent aux professionnels RH de publier des offres d'emploi, de gérer les candidatures, d'évaluer les candidats et de collaborer avec les différentes parties prenantes (managers, direction…). L’ensemble du processus de recrutement [AT1] se trouve alors optimisé ce qui permet aux équipes dédiées de se concentrer sur l’identification des meilleurs talents plutôt que sur des tâches opérationnelles.
- La gestion des offres de recrutement et la diffusion centralisée des annonces sur les sites d’emplois et sur les réseaux sociaux professionnels
- L’organisation des entretiens et la communication avec les candidats (invitations, relances…)
- Le matching poste / candidat et l’évaluation des compétences des candidats
- Un vivier de candidats externes et internes
Tout aussi essentiel que le recrutement pour permettre la croissance de l’entreprise, le développement des compétences des salariés a, lui aussi, vocation à faire partie intégrante d’un logiciel SIRH intégré. Ce faisant, vous pilotez de manière centralisée toutes les étapes de votre stratégie de formation : de l’élaboration du plan de développement des compétences jusqu’au suivi des KPI.
Par exemple, grâce à une fonctionnalité dédiée, le service RH va pouvoir collecter automatiquement les demandes de formations émises par les salariés et les managers, que ce soit lors des entretiens ou au fil de l’eau pendant l’année. La fonction RH gagne alors du temps au moment d’élaborer le plan prévisionnel de formation. Celui-ci peut également être complété automatiquement avec les habilitations arrivant à échéance ou encore les demandes reportées du plan précédent.
Les plans de développement sont alors plus personnalisés et vous permettent d’atteindre vos objectifs en matière d’engagement et de fidélisation des salariés.
- La collecte des besoins de formations émis par les salariés et la construction automatique d’une proposition de plan de développement des compétences prévisionnel
- L’organisation des sessions de formation avec les organismes externes, les formateurs internes et les stagiaires
- Le suivi budgétaire et les demandes de financement ou de remboursement
- Le pilotage de la satisfaction des stagiaires, notamment via l’envoi de questionnaires
La gestion des compétences s’inscrit dans le cadre de la démarche GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), elle-même réglementée et obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés.
Les professionnels RH doivent notamment élaborer le référentielde compétences, les fiches métiers et déterminer les compétencesrequises pour chaque poste. A cela s’ajoute le suivi du niveau de chaquecollaborateur. Il est donc indispensable de disposer d’outils fiables pour piloterindividuellement la stratégie de développement de carrière de ses salariés.
Par exemple, votre SIRH doit vous permettre de créer une cartographie des compétences à la fois visuelle et opérationnelle afin d’identifier les besoins en compétences des collaborateurs dans une optique GEPP. A cela peuvent s’ajouter des fonctionnalités de « People Review » (ou« Revue du personnel ») permettant de simplifier les échanges concernant les talents les plus prometteurs avec les managers et la direction.
- La cartographie des compétences pour évaluer l’adéquation entre les compétences des collaborateurs et leur fiche métier
- La collecte des compétences des collaborateurs remontées lors des entretiens annuels ou suite aux formations pour avoir une vision en temps réel du patrimoine de compétence de votre entreprise
- Un référentiel des métiers facile à faire évoluer dans le temps et lié aux outils de formation
- Une matrice de positionnement des collaborateurs pour comparer leur potentiel au niveau requis sur les emplois
- Une représentation sous forme de « nine box » permettant de positionner les collaborateurs en fonction de leur performance et de leur potentiel
Gérer manuellement les absences des collaborateurs se révèle bien souvent cauchemardesque.
Les fonctionnalités de gestion des absences d'un SIRH permettent notamment aux salariés de gagner en autonomie : ils peuvent consulter leurs soldes et faire des demandes de congés pour tous types de motifs depuis une plateforme en ligne. Les gestionnaires RH sont quant à eux déchargés des tâches de saisie et de report en paie. Ils passent également moins de temps à répondre aux questions concernant les soldes de congés des collaborateurs.
Enfin, les managers bénéficient aussi de ce type de fonctionnalité : ils consultent facilement le planning de leur équipe avant d’approuver les nouvelles demandes.
- Le portail RH pour permettre aux collaborateurs de visualiser leurs soldes de congés et de faire leurs demandes en toute autonomie.
- Un tableau de bord clair pour les responsables d’équipes
- L’envoi des données en paie pour vous permettre de gagner du temps et de renforcer la fiabilité de vos bulletins de salaire
L'analyse des KPI est devenue un élément crucial pour prendre des décisions et orienter les stratégies RH. Un SIRH doit offrir des fonctionnalités poussées d'analyse et de reporting pour permettre aux professionnels RH de s’appuyer sur des faits au moment d’établir des plans d’actions.
En communiquant avec les modules de formation, de recrutement et de gestion des absences par exemple, un SIRH intégré permet une mise à jour en temps réel d’indicateurs stratégiques tels que :
- le taux d’employés formés
- le temps d’embauche
- le taux de rupture de la période d’essai
- le taux d’absentéisme
- La mise à disposition de tableaux de bord pré-paramétrés regroupant les indicateurs essentiels : délai de recrutement, suivi des effectifs, turn over, pyramide des âges…
- La possibilité de personnaliser ou de filtrer les indicateurs proposés en fonction de vos besoins (pays, type de population, période…)
- Des analyses prédictives basées sur l’intelligence artificielle
À noter qu’au-delà du choix des fonctionnalités à inclure dans le périmètre d’un projet SIRH, c’est bien le fait qu’elles soient intégrées dans une solution globale qui fait la force de votre stratégie de digitalisation RH. A la clé pour les professionnels RH : une simplification des tâches administratives, une optimisation des processus de recrutement, une plus grande capacité à favoriser le développement des compétences, à mesurer les performances et à prendre des décisions éclairées.
Vous avez un projet SIRH ? Contactez-nous.
[1] Les RH au quotidien – Baromètre 2023 – Les EditionsTissot
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