L'automatisation de la gestion des contrats permet aux entreprises de rationaliser et d'optimiser l'ensemble du cycle de vie des contrats, de leur création à leur exécution. Mettre en place une gestion efficace des contrats qui couvre les grandes phases de leur cycle de vie grâce à l'automatisation et à la digitalisation offre aux directions juridiques un gain de temps, une optimisation des coûts, une meilleure visibilité et une prise de décision plus éclairée.
La gestion des contrats englobe l'intégralité du cycle de vie contractuel, débutant par la phase précontractuelle contenant la rédaction, les négociations internes et externes jusqu'à la signature. Par la suite, elle s'étend à l'exécution du contrat, impliquant la surveillance des échéances et des indicateurs, la gestion des modifications et avenants, pour enfin assurer la préservation des données contractuelles.
Une bonne gestion des contrats permet au juristes de gagner du temps et mieux se concentrer sur des taches à forte valeur ajoutée, faciliter la collaboration, réduire les risques d'erreur prévenir les litiges et optimiser les coûts.
La première étape d'une gestion des contrats efficace commence avant même la signature du contrat. Parmi les aspects essentiels de cette phase :
Une meilleure gestion de la rédaction des contrats passe par une négociation optimisée, qui peut recourir à des modèles de contrats ou de clauses préétablies. Cette démarche est facilitée par l'utilisation de solutions de génération automatique de contrats. Cela libère du temps pour les juristes en déléguant aux opérationnels la tâche de générer, par exemple, des accords de confidentialité, tout en assurant la sécurité juridique.
Impliquer les différents acteurs dès le début du processus contractuel facilite les échanges entre juristes et opérationnels afin d’accélérer le processus de gestion contractuelle.
La signature électronique représente une révolution majeure dans la gestion des contrats. Il n'est plus nécessaire d'envoyer le contrat par e-mail, de l'imprimer, de le signer manuellement, puis de le renvoyer par e-mail.
Désormais, le contrat est transmis directement aux signataires via un lien vers un outil de signature électronique. En un simple clic, le contrat peut être signé. Cette transition permet de réduire considérablement le délai nécessaire à la signature d'un contrat, passant de plusieurs jours à quelques minutes seulement.
Une fois le contrat signé, il est essentiel de suivre de près son exécution pour garantir le respect des engagements et éviter les risques :
Le suivi de l'exécution des contrats exige une planification proactive des échéances. Une grande majorité de contrats fournisseurs sont automatiquement renouvelés sans analyse préalable ni prise de décision. Il devient donc impératif de mettre en place un système de suivi des échéances afin d'éviter leur reconduction automatique, ce qui pourrait entraîner des coûts et des risques inutiles.
La surveillance des risques liés aux contrats et aux clauses contractuelles est d'une importance cruciale, notamment en ce qui concerne le respect des engagements financiers ou opérationnels.
Une gestion efficace des contrats permet également de prévenir les litiges, tels que ceux pouvant découler de la non-exécution d'un engagement pendant la durée du contrat.
La dernière étape consiste à préserver le patrimoine contractuel de l'entreprise et à éviter la perte de contrats grâce à un archivage intelligent. Il est important d’utiliser de l'OCR plutôt que de stocker les contrats au format image pour faciliter la recherche et la consultation ultérieure. Les bénéfices d’une gestion des contrats optimisée grâce à l’automatisation sont évidents :
Les entreprises adoptent de plus en plus la digitalisation de leur processus contractuel pour optimiser leur gestion des contrats et améliorer leur efficacité opérationnelle.
L'intelligence artificielle repense le quotidien des directions juridiques en permettant d'automatiser les opérations répétitives et de soutenir les juristes dans leurs recherches et la gestion des données. L'adoption de logiciels juridiques dotés d'IA transforme profondément la gestion contractuelle des départements juridiques, en automatisant des processus tels que la rédaction de contrats et la gestion documentaire. Grâce à l'IA, les directions juridiques peuvent maitriser les risques en identifiant les clauses non conformes à la politique interne et à la réglementation, centraliser et exploiter les données exhaustives en créant automatiquement des fiches et alertes associées, et se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.
En intégrant l'IA à la gestion des contrats, les entreprises bénéficient d'une réduction significative du temps passé sur des tâches laborieuses, d'une diminution des risques d'erreurs et d'une amélioration globale de la qualité des services juridiques.
La gestion de contrats est un processus complexe mais indispensable pour toute entreprise. En maîtrisant les étapes clés et en utilisant un logiciel de gestion de contrats, les organisations peuvent non seulement minimiser les risques et assurer la conformité, mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle.
.svg)
