Aspect essentiel de la pratique du métier d’avocat, la facturation garantit le bon fonctionnement et la pérennité du cabinet. Indispensable au développement de votre activité, elle vous permet également de maintenir des relations saines et transparentes avec vos clients. Mais elle peut aussi représenter un certain nombre de défis ! Oublis de temps passés et difficultés à fixer les prix, erreurs sur les débours ou sur certaine interventions, retards de paiement et relances des clients… Heureusement, des logiciels aux fonctionnalités innovantes vous permettent d’optimiser votre facturation.
Alors comment bien facturer en tant qu’avocat ? Quelles sont les bonnes pratiques de facturation à adopter au sein de son cabinet et quels outils mettre en place pour y parvenir ?
La facturation des avocats est encadrée par des règles déontologiques strictes, qui garantissent transparence, équité et protection des intérêts du client.
Le Règlement Intérieur National de la profession d’avocat (RIN) mentionne que « L’avocat informe son client, dès sa saisine, des modalités de détermination des honoraires et l’informe régulièrement de l’évolution de leur montant ». Vous devez donc vous assurer de définir votre mode de facturation dès le premier rendez-vous client. Cette information préalable permet de sécuriser vos relations, pour ensuite collaborer en toute sécurité et transparence.
Vous pouvez choisir librement votre mode de facturation :
Le premier rendez-vous vous permet d’étudier la situation personnelle du client, d’envisager la procédure à mettre en œuvre et de mieux cerner le contexte et les enjeux du dossier. Vous pouvez ensuite choisir le mode de facturation adéquat et fixer le montant de vos honoraires.
Le RIN de la profession d’avocat précise que « Les honoraires sont fixés selon les usages, en fonction de la situation de fortune du client, de la difficulté de l’affaire, des frais exposés par l’avocat, de sa notoriété et des diligences de celui-ci ». Quel que soit le mode de facturation choisi, vos honoraires doivent être proportionnés aux services rendus, à la complexité de l’affaire, ou au résultat obtenu. Et vous devez être en mesure de justifier leur montant à votre client (ainsi que les frais facturés).
Une fois vos honoraires définis et acceptés par votre client, vous devez établir une convention d’honoraires. Pensez à formaliser cet accord à l’issue du premier rendez-vous client. Ce document écrit doit préciser les modalités de calcul de vos honoraires, ainsi que les frais et les débours éventuels. Et n’oubliez pas que la convention d’honoraires doit comporter certaines mentions obligatoires telles que le montant des honoraires en question - HT et TTC avec mode de calcul - la mission de l'avocat, son mode de rémunération etc.
Votre facturation doit être régulière, rigoureuse et lisible. Détaillée et facile à comprendre, elle doit refléter le travail effectué sur chaque dossier.
Vous devez présenter à votre client une facturation détaillée, qui mentionne les prestations réalisées, le temps passé, et les frais et débours engagés. Chaque élément facturé doit être décrit de manière claire et précise. Plus votre facturation sera compréhensible, plus le client réglera les honoraires sans difficulté. Et pour que votre facture soit encore plus lisible, il est possible d’y annexer une feuille de diligences qui détaille l’ensemble des prestations réalisées, et leur coût.
Le process de facturation de votre cabinet peut être simplifié grâce à un logiciel spécialement développé pour les avocats. Utiliser un outil de préfacturation vous permet par exemple de créer un état prévisionnel de facturation pour chacun de vos dossiers. Vous pouvez ensuite examiner et pondérer facilement vos factures avant de les envoyer (pour ajouter manuellement des temps passés, par exemple).
Grâce à plusieurs fonctionnalités innovantes, notre outil de gestion permet également de catégoriser vos temps passés. Rédaction d’actes ou envoi d’emails , relecture, démarches au palais ou audience, rendez-vous téléphonique… Votre client a un bon aperçu des tâches effectuées par votre cabinet, et votre facturation est encore plus transparente !
Bon à savoir : pour gagner encore plus de temps dans votre process de facturation, notre logiciel propose aussi un outil de préfacturation interactive.
S’il s’agit d’une facturation au temps passé, vous devez noter toutes les diligences accomplies : les coups de téléphone, les mails et les courriers, la rédaction d’actes, les démarches au palais, les audiences… Et pour facturer au plus juste, il est indispensable de connaître le nombre d’heures exactes passées sur le dossier ! Mais cette tâche peut s’avérer particulièrement complexe…
Que vous saisissiez vos temps passés à la fin de votre journée de travail ou dès que vous avez terminé une tâche, le processus est plutôt chronophage. La saisie manuelle reste peu précise, et revient souvent à faire des estimations. Vous devez aussi gérer un certain nombre d’urgences et d’imprévus pendant votre journée ! Difficile alors de ne pas oublier de noter un coup de téléphone impromptu, ou de saisir le temps exact que vous a pris la rédaction d’un mail plus complexe que prévu…
Pour éliminer au maximum ces frictions, les logiciels de gestion de cabinet Septeo Avocats proposent quelques outils qui permettent de fluidifier ces process et de les rendre plus efficient.
Pour éviter les erreurs ou les difficultés de paiement, pensez ensuite à émettre vos factures rapidement, et de manière régulière. Plusieurs factures d'un montant raisonnable sont généralement plus faciles (et plus rapides) à régler.
Notre console de facturation vous permet de centraliser et de piloter facilement la facturation de votre cabinet. Vos temps passés s’enregistrent automatiquement, et vous pouvez ajouter facilement tous vos frais et débours (pour les refacturer à vos clients en toute transparence). Vous pouvez ensuite choisir de facturer en masse, et de manière périodique. Il vous suffit de sélectionner vos critères de facturation, pour ensuite envoyer un grand nombre de factures en une seule fois.
Certains clients ont besoin d’avoir plus de visibilité sur leurs dépenses, et préfèrent une facturation à l’abonnement ou au forfait. Notre logiciel vous permet également de créer et de paramétrer vos forfaits et abonnements en amont. Il vous suffit des spécifier les montants ou les temps de travail prévus par dossier ou multi-dossier, et de déterminer l'échéancier de paiement.
Si vous avez prévu une facturation au forfait, pensez à envoyer une facture globale dès la signature de la convention d’honoraires (à l’ouverture du dossier). Et si le paiement de la facture peut être fait en plusieurs mensualités, n’oubliez pas de le préciser. La convention d’honoraires peut aussi prévoir la facturation d’honoraires complémentaires (en cas de procédure ou d’audience complémentaire) : vous devez alors penser à envoyer cette nouvelle facture en temps et en heure !
Une bonne facturation passe également par le suivi régulier de vos encaissements ! La stabilité financière de votre cabinet repose en effet sur le règlement de vos factures en temps et en heure. Suivre régulièrement vos encaissements vous donne également une vision d’ensemble sur votre chiffre d’affaires et votre comptabilité. Il devient plus facile d’anticiper les variations de trésorerie d’un mois à l’autre, et d’adapter vos dépenses en conséquence. Et vous pouvez aussi vous fixer des objectifs d’encaissement mensuel ou hebdomadaire : idéal pour booster votre motivation et optimiser votre facturation !
Pour connaître le montant des paiements restants dus pour chaque dossier, vous devez noter scrupuleusement tous les paiements reçus, au fur et à mesure de leur encaissement. Ce suivi régulier vous permet d’avoir une meilleure visibilité des encaissements à venir, et d’éviter les oublis et les impayés. Et si vos clients ne sont pas à jour dans le règlement de leur facture, vous devez impérativement les relancer!
Un logiciel de facturation performant vous permet de gérer toutes vos relances en quelques clics (avec la programmation de relances d’impayés en masse). Pour vous permettre de cibler vos relances, notre outil peut aussi filtrer les factures impayées selon plusieurs critères (le responsable du dossier, la période d'émission, la personne facturée ou le solde de la facture). Et vous pouvez bien entendu choisir le contenu et les échéances des courriers de relance.
Autre outil pour réduire les impayés et optimiser la facturation de votre cabinet d’avocat : le paiement enligne ! Les clients sont aujourd’hui nombreux à préférer payer par carte bancaire (les paiements en argent liquide sont de plus en plus rares, et les paiements par chèque prennent plus de temps). Sécurisé et accessible 7j/7 et 24h/24, notre solution de paiement enligne pour avocats peut être intégrée sur le site de votre cabinet (ou sur une page internet dédiée). En plus de moderniser l’image de votre cabinet, elle vous permet d’améliorer vos relations clients ! Elle leur garantit des transactions sécurisées, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Mesure précise des temps passés, création de factures claires et détaillées, programmation de relances automatiques en cas d’impayés… Utiliser une solution métier performante vous permet d’automatiser certaines tâches chronophages, et de simplifier votre process de facturation. Vous pouvez alors vous consacrer pleinement à votre métier d’avocat, et gagner en productivité et en rentabilité.
Mais ces outils génèrent surtout des données précieuses pour la gestion et le pilotage du cabinet ! Ils vous offrent un aperçu rapide et clair des temps passés sur chaque dossier, pour connaître leur rentabilité. Vous pouvez ensuite cibler les bons dossiers, optimiser l’attribution des tâches au sein de vos équipes, et améliorer la performance de votre cabinet.
Outre ses fonctionnalités pratiques, notre plateforme de facturation garantit la sécurité de vos données et le respect de la confidentialité au sein de votre cabinet.
Vous souhaitez en savoir plus sur les bonnes pratiques de facturation au sein des cabinets d'avocats ? Découvrez ou redécouvrez notre webinar du 21 juin : "Facturation simplifiée : augmentez facilement vos revenus grâce à néo"
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