Vous vous êtes lancés dans un processus de recrutement, vous avez anticipé l’arrivée de votre nouvelle recrue et votre assistante a même libéré son emploi du temps pour la former au logiciel de gestion. Bien joué !
Car l’accueil d’un nouveau collaborateur répond à un double enjeu : qu’il se sente à la fois accompagné sur les outils de travail au quotidien et qu’il soit rapidement efficace. Ces deux éléments contribuent à générer de la satisfaction personnelle quant à son activité professionnelle, et donc une envie de rester dans le cabinet recruteur.
L’accompagnement à la prise en main d’un logiciel de gestion constitue donc un élément à ne pas négliger dans un processus d’onboarding. Une pratique courante, parce que la plus simple, consiste à effectuer un transfert de connaissance au sein même du cabinet. L’avantage certain de cette option, c’est qu’elle permet de former les collaborateurs au fonctionnement interne et propre du logiciel, selon les usages et process du cabinet.
Cependant, les risques liés à cette pratique sont nombreux, et en premier lieu le risque de transmettre de mauvaises pratiques.
D’une part, cette option est très chronophage pour la personne en charge d’accompagner la nouvelle recrue, créant peut-être du retard dans son activité.
D’autre part, la transmission de mauvaises pratiques (généralement involontaire) peut avoir des conséquences à plus ou moins long terme.
A court terme, un outil de travail non maîtrisé peut entraîner une perte de temps importante dans un contexte porteur de changements : s’adapter à un nouvel environnement professionnel, intégrer des fonctionnements propres au cabinet, etc. Ce qui est loin d'être idéal comme intégration lorsque vous souhaitez retenir les talents. Le risque de perdre un nouvel arrivant est alors réel.
Par ailleurs, la mauvaise utilisation du logiciel entraîne la création de données en masse, ce qui peut générer par la suite des problèmes de performances. L’orage gronde : l’impact ne concerne alors plus seulement la nouvelle recrue, mais également tout le cabinet. Notre service client est alors là pour vous, mais ce n’est pas l’idéal pour bien commencer
Concrètement ? Un exemple aussi simple que la création d’un dossier mal renseigné peut engendrer des problèmes au moment de la fusion de documents, des documents erronés à reprendre à la main, des lenteurs au niveau performance, etc. Dans certains cas, un retour en arrière pour réorganiser les données dans le logiciel devient compliqué, voire impossible. On commence alors à frôler la tempête !
Cela impacte aussi le dépannage en cas de besoin, car l’identification du problème par votre assistance sera d’autant plus long si la logique originelle de fonctionnement du logiciel n’a pas été suivie.
Sur un temps plus long, cela peut aussi engendrer des problèmes importants d’export des données de la base, en cas de migration par exemple.
Et là, c’est le drame : lenteurs, perte de temps, perte de rentabilité, non pérennisation des périodes d’essai, SAV dégradé… autant de facteurs qui participent à créer de la frustration et de l’insatisfaction au sein de votre cabinet.
Pour gagner du temps et de l'efficacité, faites plutôt intervenir le prestataire de votre logiciel de gestion pour accompagner au mieux vos nouveaux collaborateurs.
La formation d’une nouvelle recrue, quel que soit son poste, permet de réinjecter des bonnes pratiques au sein du cabinet. Par ricochet, les formations bénéficient à l’ensemble des utilisateurs. Cela permet également d’être informé des nouveautés et mises à jour, et il y en a souvent !
Concrètement, que proposons-nous ?
Nous avons conçu des modules de formation sur nos logiciels Adapps, Air et Neo. Plus courts que le format d’installation du cabinet, ces modules se déroulent avec un formateur et permettent d’être rapidement opérationnels grâce à un usage métier ciblé.
Pour plus de souplesse, nous avons également développé une offre sur notre plateforme de formation en ligne pour l'utilisation de notre logiciel de gestion de cabinet Air : un parcours 100% e-learning, avec la possibilité d’accéder aux ressources à tout moment, selon le rythme et les besoins de l’utilisateur. Ce parcours est composé de ressources pédagogiques variées : des explications détaillées, des vidéos tutoriels, des quiz pour vérifier et valider sa montée en compétences, et des exercices pour s’entraîner à réaliser les actions les plus courantes (création de dossier, ajout de partie, facturation au forfait, saisie des temps, saisie des règlements et avoirs…) Autant de possibilités de s’exercer sans toucher aux données du cabinet ! Des fiches mémo à télécharger viennent compléter ce parcours pour une prise en main sereine.
Pour collaborateur nouvellement arrivé dans un cabinet d'avocats, une formation efficace aux outils de production et de facturation est fondamentale. Elle garantit une intégration fluide et lui permet d'acquérir rapidement de l'autonomie et de la productivité. Une formation adéquate au logiciel réduit les risques d'erreurs et augmente la qualité du travail effectué. Elle joue également un rôle crucial dans la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs (et des nouveaux arrivants en règle générale) en les aidant à se sentir valorisés et soutenus dès le début de leur parcours au sein du cabinet.
Vous souhaitez en savoir plus sur l'onboarding des nouveaux collaborateurs ? Redécouvrez notre webinar du 29 mars "Recrutement : où sont les collaborateurs ?"
.svg)
