Justine Bachelet, avocate au barreau de Versailles et contributrice régulière sur le blog Septeo se prête au jeu des questions-réponses en se mettant dans le fauteuil de l'interviewer pour poser ses questions à Septeo sur la digitalisation de son activité, le développement et la fidélisation de sa clientèle.
Aujourd'hui, première partie de l'entretien : la gestion de cabinet et la traitement des dossiers
Justine Bachelet : - Bonjour Septeo ! Je suis une jeune avocate et je viens d’installer mon cabinet à Versailles. C'est une petite structure en société de moyens, avec des amis. Nous nous posons beaucoup de questions sur la gestion de notre cabinet et sur le développement de notre activité et de notre clientèle.
Pour commencer nous nous interrogeons sur la nécessité de nous équiper d’un logiciel de gestion de cabinet. Est-ce que tu pourrais me résumer les fonctions premières d’un tel logiciel ?
Septeo : - Bien sûr ! Pour faire simple, il s'agit surtout de simplifier et d'accélérer la gestion et le traitement des dossiers par leur digitalisation. Pour développer un peu, on va du classement de dossiers et de leurs pièces à la communication avec les clients en passant par la rédaction des actes et des courriers, la facturation, le tenue des agendas etc, ce qui permet d'accélérer et de faciliter, voir même d'automatiser de nombreuses tâches très chronophages telles que la rédaction d'actes et de courriers, le classement des emails et de leurs pièces jointes et même l'enchaînement des tâches nécessaires au traitement des procédures, et jusqu'à l'édition des factures.
Grosso modo tout ce qui était déjà accompli dans les cabinets d'avocats pendant des décennies, en y ajoutant de l'automatisation, pour plus de productivité et de rentabilité.
J.B. : - Est-ce que ce logiciel peut être partagé par tous les membres du cabinet et, le cas échéant, est ce que des sessions peuvent être ouvertes pour des assistantes et/ou des collaborateurs (l’idée bien sûr à long terme est de développer le cabinet) ?
S. : - En fait, tout le monde au sein du cabinet travaille sur la même base de données : les mêmes dossiers, les mêmes documents etc. Avec possibilité de restreindre l'accès à certains dossiers en fonction de l'organisation du cabinet. Il est aussi possible d'harmoniser le fonctionnement du logiciel sur plusieurs sites le cas échéant pour éviter de trop grosses dissonances entre les équipes pour la nomenclature des dossiers ou la numérotation des factures.
J.B. : - Je comprends. Donc en résumé : génération de courriers et d’actes, édition de factures, suivi de la facturation... On constate également que nous passons beaucoup de temps au téléphone avec les clients pour gérer la prise de rendez-vous etc… Pour essayer de faciliter cette tâche, est-ce que vous proposez des services qui permettent un lien direct avec la clientèle comme secrétariat téléphonique, module de prise de RDV etc ?
S. : - Tout à fait. Il existe des services d'externalisation de secrétariat qui permettent soit d'assister son propre secrétariat en cas d'absence ou de difficultés de recrutement, soit de la remplacer en totalité. Des consignes d'accueil et de transmission d'appels ou de message sont prises auprès du cabinet, ainsi que les modalités de ces transmissions : e-mail, SMS etc. Et cette externalisation peut être poussée d'avantage avec le traitement des emails entrants, le classement des pièces jointes et autres joyeusetés chronophages.
Pour la prise et le gestion des rendez-vous, il est possible de souscrire à des services qui se rapprochent de ce qui existe déjà dans le milieu médical. Les agendas des avocats se synchronisent avec la plateforme et ils peuvent déclarer ensuite, via leur outil de gestion, les plages horaires qu'ils veulent consacrer à leurs rendez-vous qui peuvent ensuite tous être gérés sur la plateforme, qu'il s'agisse de nouveaux clients ou non.
Justine Bachelet - Avocate au barreau de Versailles, en collaboration avec Septeo
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