Convention d’honoraires, conventions de divorces, mises en demeure, contrat de bail ou de travail… Les cabinets d ‘avocats signent et font signer des dizaines d’actes et de documents différents à leurs clients, leurs partenaires ou même plus simplement et comme toute entreprise, aux membres de leurs équipes.
D’importance et de complexité variable, ces documents sont souvent critiques dans le traitement des dossiers et l’aboutissement des procédures. Leur non-conformité (par l’absence ou la non-validité d’une signature) peut même causer l’échec d’une procédure, la perte d’un procès ou d’un contrat.
Juridiquement, une signature électronique, pour peu qu’elle réponde à la réglementation européenne eIDAS, possède la même valeur qu’une signature « classique » apposée au stylo sur la version papier d’un contrat ou d’un acte. Cette réglementation définit plusieurs niveaux de signature électronique parmi lesquels :
Elle permet de signer électroniquement des documents sans niveau avancé de sécurité ou d’authentification. Proposée par la plupart des fournisseurs de ce type de service, c’est le premier niveau de sécurité et de reconnaissance légale et aussi la signature électronique la plus utilisée.
Une signature « papier » scannée et ajoutée numériquement sur un document ou une signature apposée du bout du doigt sur la borne d’un livreur sont des signatures électroniques simples. Sans vérification de l’identité du signataire, ils peuvent la nier sans qu'aucune contrainte légale ou réglementaire viennent l’en empêcher.
Sans atteindre le niveau de sécurité d’une signature avancée, un procédé de signature simple peut néanmoins être renforcé pour acquérir une valeur légale plus importante. Le système de sécurisation le plus courant est la vérification via code reçu par SMS ou par e-mail lorsqu’un numéro de téléphone ou une adresse mail ont été fournis par le signataire.
Un autre moyen de renforcer la valeur légale d’une signature simple est la constitution du dossier d'un preuve, particulièrement intéressant pour les avocats qui peuvent avoir besoin d’autant d’éléments que possible pour prouver l’authenticité d’une signature :
Les avocats peuvent utiliser ce type de signature simple pour le seing de documents courants qui impliquent des risques légaux ou financiers limités : devis et facture, contrat de bail, de travail ou de fournisseur
A l’inverse de la signature simple qui n’exige aucune identification du signataire, la signature avancée exige une vérification plus stricte de l’identité de la personne invitée à signer un document.
En conséquence, elle propose également un niveau d’authentification plus poussé et donc une valeur légale plus importante.
Selon la réglementation européenne eIDAS la signature électronique avancée doit
Pour se conformer à ses exigences, les prestataires de services en signature électronique proposent des moyens supplémentaires pour identifier et authentifier le signataire. Ainsi, la vérification d’une pièce d’identité est généralement exigée avant même la consultation des documents à signer et le processus de signature passe par un moyen de vérification plus restrictif que pour la signature simple ; on évite alors l’envoi de code par email pour lui préférer un SMS dont l’accès est réputé plus difficile à usurper.
Parmi les documents qui peuvent nécessiter une signature électronique avancée, on peut trouver :
Si plusieurs services de signature électroniques sont à disposition des avocats depuis maintenant plusieurs années, l'adoption de ces outils tarde à se généraliser.
Beaucoup de cabinets préfèrent encore aujourd’hui imprimer et envoyer les documents, pièces et actes qui ont besoin d’un seing ou d’un contreseing. C’est un processus chronophage et coûteux qui rend le traitement des dossiers dépendant à la fois des services d’acheminement des courriers et à la fois du signataire qui doit, à son tour, renvoyer les documents signés. Sans parler d’éventuelles erreurs, d’oublis de paraphes ou de mentions obligatoires qui peuvent doubler ou tripler ces délais.
La question de la digitalisation des processus de signature ne devrait par conséquent plus se poser : plus de délais d’acheminement, plus d’erreurs qui nécessitent des renvois postaux à répétition et un coût maitrisé quel que soit le nombre de pages envoyées etc.
Ces promesses n’arrivent cependant pas à effacer un dernier obstacle. L’intégration de la signature électronique aux process d’un cabinet peut demeurer complexe :numérisation des documents, classement dans les dossiers digitaux, envoi à la plateforme de signature, téléchargement des pièces signées, archivage… Et à plus forte raison quand un acte doit être contresigné par plusieurs parties.
La signature électronique dévoile sa réelle plus-value quand elle est intégrée au logiciel de gestion de dossiers des cabinets d'avocats et que la soumission d’un document se fait directement au sein du dossier, sur un document produit en son sein et en exploitant ses données : identité et coordonnées des signataires, suivi du processus de signature et des relances, rattachement du dossier de preuves.
C’est en collaboration avec d'autres outils digitaux utilisés par les avocats que la signature électronique permet de raccourcir drastiquement des délais de traitement, en temps normal, très long. Des avocats parviennent ainsi à générer et à faire signer et à procéder au premier règlement de leurs conventions d’honoraires (avec un système de paiement en ligne) en quelques minutes ou à réduire le traitement d’une convention de divorce à une semaine à peine.
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