L’envoi de courriers recommandés électroniques avec AR24 : mode d’emploi

Simplifiez l’envois de courriers recommandés électroniques avec AR24, offrant une traçabilité complète des documents, améliorant la conformité, la transparence et l'efficacité dans les processus documentaires.

Les modes d’envois recommandés

Depuis votre logiciel de gestion d’actes Inot ou Kivia, vous avez la possibilité d’envoyer plusieurs types de courriers électroniques : des Envois Recommandées Electroniques Simples (ERE) et des Lettres Recommandées Electroniques eIDAS (LRE).

Envoi Recommandé Electronique (ERE)

Un Envoi Recommandé Electronique (ERE), est utilisée lorsque la loi n’impose pas l’usage d’une LRAR mais vous permet toutefois d’obtenir des preuves à l’envoi et à la réception. Elle ne requiert pas de vérification d’identité lors de la remise au destinataire. Cette signature n’a aucune valeur juridique.

Ce type de recommandé est très utilisé par exemple lors de l’envoi de mises en demeure ou de lettres de relance. En revanche, pour les syndics, il sera nécessaire d’utiliser l’Avis Electronique.

Lettre Recommandée Electronique eIDAS (LRE)

La Lettre Recommandée Electronique eIDAS (LRE eIDAS) représente la seule alternative électronique absolue à la LRAR papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). La LRE possède par conséquent, la même valeur juridique qu'une lettre recommandée papier et fournit des preuves équivalentes. Elle est donc une solution à valeur probante lorsqu'une obligation légale exige l'utilisation d'une lettre recommandée avec avis de réception.

Les cas d’usage pour une LRE :

• Compromis de vente (SRU),
• Notifications VEFA (Vente en l'état futur d'achèvement),
• Formulaires DIA (Déclaration d'intention d'aliéner)
• Avis de mutation au syndic

Cette LRE implique une vérification de l’identité de l’expéditeur au moment de l’envoi et du destinataire au moment de la remise.

L’identification des deux parties

Dans le cas de l’envoi d’une lettre recommandées électronique eIDAS, les deux parties doivent être identifiées à l'envoi et à la réception :

• La vérification de l'identité de l'expéditeur au moment de l'envoi. En tant que notaire, vous devez disposer d’une clé RÉAL.
• La vérification de l'identité du destinataire à la réception. La vérification d’identité du destinataire est obligatoire, le recommandé ne pourra pas être ouvert sans cette vérification d’identité.

Il existe deux possibilités :

• L'identité est vérifiée par le notaire. Le notaire vérifie l’identité de son client et lui délivre des codes qui lui permettront d’ouvrir ses lettres recommandées électroniques.

La délivrance de ces codes s’effectue depuis la fiche client :

Vous devez alors compléter les informations suivantes et certifier avoir procédé à la vérification d’identité du client :

Après saisie du code, le document PDF contenant les codes à remettre au destinataire s’ouvre. Chaque code est à usage unique.

• L'identité est vérifiée par AR24.

Sans code, AR24 prendra le relais pour effectuer la vérification d’identité auprès du destinataire. Le client devra alors filmer sa carte d’identité recto verso et faire une vidéo. Attention, cela induit un coût supplémentaire, la lettre recommandée électronique vous sera facturée 2,99 € HT.

Au moment de l’envoi de votre lettre recommandée électronique, l’information « compte vérifié ou compte non vérifié » a été ajoutée afin de savoir si l’utilisateur dispose de codes ou non.

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Avant envoi, une fenêtre récapitulative des comptes s'ouvre et vous permet de compléter les informations manquantes sur les comptes non vérifiés.

Pour mener à bien cette vérification d'identité en ligne, le destinataire devra disposer d'un smartphone compatible et d'une connexion internet stable. Ci-dessous en image les étapes :

L’envoi d’un document en recommandé électronique

Directement depuis Inot et Kivia, vous pouvez générer et envoyer à vos clients une lettre recommandée électronique directement depuis votre dossier.

Ce module pratique et rapide bénéficie des fonctionnalités suivantes :

• Reprise automatique de l'identité et des coordonnées des destinataires,
• Sélection possible des pièces jointes préalablement rangées dans un dossier,
• Intégration automatique des preuves d'envoi dans le dossier,
• Alerte de réception des preuves sur votre Tableau de bord Inot.

Paramètres du compte

Pour accéder aux paramètres de la lettre recommandée, cliquez sur « Paramètres » :

Un onglet s'ouvre avec 2 volets :

• Données du compte LRE.
• Utilisateurs du compte.

Dans l’onglet « Données du compte LRE », vous allez pouvoir cliquer sur « Créer un compte LRE ». La facturation par AR24 de l’étude se fait à partir de ce compte, il faut donc obligatoirement le renseigner.

Vous pouvez alors renseigner votre courriel, que vous ayez déjà un compte chez AR24 ou pas.

S’il s’agit d’un nouveau compte, vous recevez un courriel d’AR24.

Afin de finaliser l’ouverture du compte :

• Cliquez sur le lien envoyé dans le mail par AR24
• Renseignez un mot de passe
• Acceptez les CGU
• Ajoutez un moyen de paiement

Vous avez la possibilité de donner des droits d’utilisateurs aux membres de l’étude via « Utilisateurs du compte ». Les utilisateurs pourront recevoir les preuves directement sur leur boîte mail et ce sera leur adresse mail qui figurera au niveau du nom l’expéditeur. Par défaut, les utilisateurs de la plateforme n’ont pas de droit attribué sur l’envoi de recommandé.

Les étapes à suivre pour donner ce droit :

• Cocher la case « droit rédaction LRE » pour sélectionner les utilisateurs qui ont le droit d’envoyer des recommandés.
• Les adresses mails sont ajoutées par défaut depuis les informations sur Inot.
• Cocher la case « AR par mail » si vous souhaitez que l’utilisateur reçoive les preuves d’envoi, de dépôt, de lecture, de refus et de négligence.

Chaque adresse mail renseignée fait l’objet d’une création de compte AR 24. Il convient donc de confirmer l'inscription et d'accepter les CGU pour chaque compte.

L'envoi et la réception des courriers recommandés électroniques

La création d’une lettre recommandée électronique s’effectue à partir du dossier iNot.

Il existe 3 possibilités de procéder :

• Depuis l’onglet « Document »

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• Depuis le clic droit sur le document à envoyer

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• Depuis l'onglet "E-mails/lettres recommandées électroniques" du dossier

De la même manière qu’un mail, vous bénéficiez des outils de l’attache mail : ajout de pièces jointes et des destinataires du dossier iNot et accès aux modèles de mail. La couleur du bandeau, ainsi que le titre vous permettent de différencier les envois recommandés électroniques, des lettres recommandées eIDAS.

L’historique des envois recommandés électronique

Historique des preuves dans le dossier

Depuis l’onglet « E-mails / Lettres recommandées électroniques », vous pouvez retrouver l’historique de vos envois et leur statut de preuve :

• Preuve de dépôt et d’envoi : Équivalent juridique d’un avis de passage papier, cette preuve atteste que la LRE a bien été envoyée et distribuée dans la boîte email de votre destinataire.

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• Preuve de réception : Elle s'intègre si le client consulte sa lettre recommandée électronique.
• Preuve de refus : Cette preuve est générée après une action réalisée par le destinataire et atteste que votre destinataire a refusé la Lettre Recommandée Electronique.
• Preuve de négligence : Dans certains cas, il arrive que le courrier recommandé électronique reste ignoré par votre destinataire, malgré les relances automatiques d'AR24. Une preuve de négligence est alors générée dans les 15 jours suivant l’envoi de la LRE. Dans cette situation, la preuve de dépôt et d’envoi permet de faire courir les délais légaux et vous apporte toutes les garanties juridiques dont vous avez besoin.
• Preuve de non distribution : Equivalente au Pnd (Pli non distribuable) d’un courrier recommandé papier, cette preuve atteste que la Lettre Recommandée Electronique n’a pas pu être délivrée au destinataire. C’est le cas par exemple lorsque la boîte email du destinataire est pleine ou indisponible ou que son adresse email est inexistante.

Il est à noter que ces pièces apparaissent dans le classeur « annexes AAE » de l’onglet « emails / lettres recommandées électroniques » et non dans celui des dossiers.

Le parapheur des lettres recommandées électroniques

Depuis la brique « Gestion » de votre écran d’accueil, un parapheur vous permet d’accéder à l’ensemble des lettres recommandées électroniques envoyées par votre étude :

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