Le travail en mobilité, un véritable projet d'entreprise

Hugo Delescluse, ancien notaire & consultant en transformation numérique, nous a partagé des conseils et bonnes pratiques pour mieux travailler en déplacement. Découvrez un résumé de son témoignage lors de notre session d’échanges.

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Une organisation pensée pour faciliter le travail à distance

Permettre aux collaborateurs et aux notaires de travailler à distance n’est pas d’un projet informatique mais un véritable projet d’entreprise.

En étant à l’écoute des besoins, en mobilisant l’ensemble des parties prenantes, nous prenons conscience qu’il s’agit d’un sujet fondamental pour la gestion, pérennité et organisation de l’office.

‍L’objectif : disposer de conditions de travail identiques, que l’on soit en déplacement ou au sein de l’étude.Pour ce faire, les notaires doivent, progressivement, accompagner leur étude pour trouver l’organisation adéquate. Tester, mesurer, apprendre.Tout doit être repensé, numérisé : les postes, le matériel, la documentation… en suivant une uniformisation des process.

Un accès à l’information en mobilité

Au-delà de la structure, l’évolution doit aussi être opérationnelle. L’information doit être disponible partout, tout le temps, en temps réel.

‍Quand les notaires ont commencé à dématérialiser leurs actes, la filière documentaire en papier a été conservée. Le papier rassure ; toutefois, cela ne fait qu’alourdir le quotidien des collaborateurs.

Il est nécessaire de ne disposer que d’une seule filière documentaire pour alléger la charge mentale et le temps passé à ranger, classer, gérer…En ayant une filière documentaire totalement digitale, on accède facilement à toute l’information, même en déplacement.

Plus besoin de chercher les dossiers papiers avant un rendez-vous, il suffira d’avoir son ordinateur portable et/ou son application mobile. Cette nouvelle organisation autour de la dématérialisation répond aux nouvelles façons de travailler et aux usages des confrères mais aussi des clients.

Une meilleure communication au sein de l’étude

Des nouvelles habitudes peuvent être adoptées dans l’optique d’améliorer les échanges au sein de l’étude. Utiliser des outils en ligne tels que les messageries instantanées, les visioconférences et les plateformes de collaboration facilite la communication entre les membres de l'étude, même lorsqu'ils sont en déplacement ou en télétravail.

Par exemple, basculer les échanges internes de mails traditionnels vers des plateformes d’échanges comme Teams permet d’animer les relations.

Ainsi, les équipes peuvent mieux travailler ensemble, sans même savoir où elles se trouvent.

Bien que la dématérialisation de la profession existe depuis longtemps, il est important de continuer à contribuer à l’avant-gardisme du notariat en modernisant ses usages.

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