Actualités et conseils sur le Guichet Unique et le RNE pour 2024

Certains professionnels se trouvent bloqués pour transmettre aux organismes leurs flux de formalités commerciales. Aujourd’hui, il est souvent difficile de savoir quelles formalités peuvent être encore faites sur Infogreffe ou quelles autres formalités doivent s’effectuer sur le Guichet Unique.

L’objectif de LegalVision est de vous aider à gagner du temps en vous transmettant dans un délai express et en tout légalité tous les actes authentiques pour votre étude, et cela intégré depuis votre logiciel de gestion Inot et Kivia.

Depuis le 30 juillet 2020, l’INPI est désigné à travers la loi PACTE comme opérateur du Guichet Unique. Cela avait initialement pour but une simplification des formalités commerciales et la création du Registre National des Entreprises dit RNE, mais celui-ci n’atteint pas encore les objectifs fixés.

Point de situation sur le Guichet Unique et procédure de continuité

Le Guichet Unique n’étant pas fonctionnel sur l’ensemble des formalités, un arrêté a été publié au 26 décembre 2023 afin de garantir la continuité de la réalisation des formalités.

Les procédures de continuités débloquées ne s’appliquent pas aux immatriculations d’entreprises qui sont considérées comme fonctionnelle sur le Guichet Unique.

En revanche pour d’autres formalités, au vu du nombre important de bugs sur le Guichet Unique des procédures dites de continuité ont été mises en place. Ces procédures de continuité sont valables jusqu’au 31 décembre 2024.

Voici ci-dessous une liste des procédures de continuités pour différentes formalités commerciales en cas de dysfonctionnement du Guichet Unique :

• La déclaration des bénéficiaires effectifs de la société (DBE) peut être envoyée de manière dématérialisée par Infogreffe ou par voie postale.
• Le dépôt d’acte isolé s’envoie par Infogreffe ou par courrier postal au Grand Tribunal de Commerce ou Tribunal Judiciaire
• Le dépôt des comptes peut s’envoyer via Infogreffe ou aux Greffes par voie papier

Votre demande de levée de radiation d’office quant à elle s’envoie uniquement aux Greffes par voie papier. Celle-ci doit être accompagnée d’un Cerfa M2 et en indiquant en observation de la liasse déclarative « report de la levée de radiation d’office », avec une attestation de mise à disposition des locaux ainsi qu’un justificatif de domicile de moins de 3 mois pour justifier que l’adresse du siège social.

Pour toute modification ou cessation d’activité, en fonction du type de votre société, le Guichet Unique reste la référence pour effectuer toute demande de changement mais si des bugs persistent, des mesures de continuité ont été mises en place.

S’il s’agit d’une modification ou cessation d’une société, la demande peut être effectuée par courrier ou sur Infogreffe. Pour les sociétés artisanales, la demande devra être envoyée à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA).

Pour les professions libérales, il faut adresser votre demande à l’URSSAF.

Pour les entreprises étrangères sans établissement en France, la procédure de continuité qui s’applique s’effectue via le site de la DGFIP ou bien le SFE de l’URSSAF.

Pour tous les autres cas, vous devez saisir les informations sur le Guichet Unique. En cas d’impossibilité de réalisation de la formalité, l’INPI vous remettra un récépissé de non-fonctionnement, ce qui vous permettra de justifier auprès des autorités l’impossibilité de la réalisation de la formalité.

Les formalités de complétion et correction du Registre national des entreprises

Les entreprises ne doivent pas oublier leur nouvelle obligation de mise à jour et maintien du RNE instauré par le décret du 17 octobre 2023.

Pour mémoire, le RNE avait pour vocation de remplacer tous les registres professionnels existants et à répertorier les entreprises qui ne relevaient d’aucun registre comme les professionnels libéraux. Malheureusement, on constate que ce registre apporte des informations incomplètes ou erronées.

Le décret permet alors aux entreprises de mettre elles-mêmes à jour leurs informations selon une formalité dite de complétude ou une formalité de correction. Le Guichet Unique permet de réaliser ces démarches, ce qui est nécessaire en vue de la bascule totale des formalités commerciales sur le Guichet Unique.

Deux éléments sont importants à noter concernant ces nouvelles formalités :

• Pour les formalités de complétion, la validation est automatique ;
• Pour les formalités de correction, la validation est réalisée par l’INPI et peut prendre plusieurs jours.

De plus contrairement à l’utilisation du Guichet Unique, l’utilisation de la procédure de continuité ne met pas à jour le RNE.

Ainsi, dans le cas où vous avez une nouvelle formalité, nous vous conseillons d’appliquer la procédure ci-dessous en vous demandant si celle-ci est réalisable sur le Guichet Unique. Plusieurs options apparaissent :

Si la correction n’est pas disponible sur le Guichet Unique ou que vous n’avez aucun retour, vous pouvez procéder à une procédure de continuité via Infogreffe. Cependant, la procédure de continuité n’alimente pas le RNE.

Dans ce cas, lorsque vous avez une nouvelle formalité, il faut savoir si celle-ci est réalisable sur le Guichet Unique. Plusieurs options apparaissent :

• Si oui mais une correction est nécessaire : tournez-vous vers la procédure de continuité afin d’obtenir l’extrait de Kbis plus rapidement, et par la suite d’effectuer les mises à jour sur le RNE.
• Si elle est réalisable sur le Guichet Unique mais qu’aucune correction est nécessaire, vous pouvez réaliser votre formalité directement sur le Guichet Unique qui tiendra automatiquement à jour le RNE.
• Si la formalité n’est pas réalisable sur Guichet Unique, par défaut la procédure de continuité s’applique mais il faudra bien penser à mettre à jour les informations sur le RNE à l’issue de votre formalité.

L’intérêt, ici, est d’anticiper les formalités à venir.

Sollicitez les services des formalistes experts en droit des sociétés de chez LegalVision pour vous libérer un temps précieux !

Les formalités commerciales depuis Inot et Kivia

Septeo Solutions Notaires a décidé de collaborer avec des entreprises pouvant apporter un service aux études dans le but de dynamiser l’écosystème numérique notamment avec notre API.

Ce système d’API a permis à un grand nombre d’études de s’interconnecter avec leur prestataires et partenaires sans avoir à ressaisir des informations du dossier, des données du client… Ces bénéfices sont retrouvés dans l’interface réalisée avec LegalVision : les données sont saisies automatiquement, les documents sont classés automatique… Et vous pouvez passer commande depuis votre dossier sans vous reconnecter afin de bénéficier d’une expérience exclusive de la commande à la réception.

Demander une formalité

Depuis votre logiciel Inot, cliquer sur « Document » et « Demandes électroniques » :

‍

Le point d’entrée est « Transmission Guichet Unique / Annonce légale »

‍

Vous arrivez sur les pages de LegalVision, nous allons commencer par déposer une formalité :

• Choix dans le type de formalités commerciales
• Ajouter la dénomination sociale ou SIREN
• Ajouter les instructions pour le formaliste

Vous avez la possibilité de générer un devis dans l’onglet « Facturation » et de le payer directement en ligne par carte bancaire ou par virement. Cela permettra à votre client de connaître le montant réel de la formalité juridique (annonces légales et débours compris) et de provisionner les montants.

Dans l’onglet « Contacts », vous pouvez ajouter toutes les personnes que le formaliste de LegalVision aurait besoin de contacter dans le cadre du dossier.

Dans l’onglet « Justificatifs », pour y avoir accès cliquez sur « E-document », vous aurez accès à tous les documents qui sont dans votre dossier Inot, vous pouvez les sélectionner et les ajouter au dossier.

À la fin, vous avez un récapitulatif, si tout vous semble correct, vous pouvez envoyer la formalité.

À la suite de cela, vous aurez un résumé de votre demande.

Vous pouvez également envoyer un message pour échanger en direct avec votre formaliste. Sur l’onglet « Documents », vous retrouverez tous les documents transmis et le devis potentiellement.

Via le tableau de bord, vous aurez connaissance de l’avancée des étapes de vos formalités.

• Si le dossier est en « Projet », cela signifie qu’il est en brouillon et qu’il n’a pas été transmis au formaliste.
• Si le dossier est en « Contrôle formaliste », cela signifie que le dossier est en cours d’audit.
• Si le dossier est en « En cours impôts », cela signifie que le dossier nécessite d’être transmis aux impôts, le formaliste se chargera de le transmettre.
• Si le dossier est en « Action requise », cela signifie que le dossier a été audité mais qu’une action de votre part est nécessaire, il vous suffit de cliquer sur le dossier en cours ; puis « Ajouter des documents » et de sélectionner les documents nécessaires afin de les soumettre, le dossier sera alors en « Contrôle formaliste ».

Une fois le dossier terminé par LegalVision, vous pouvez le retrouver dans votre logiciel Inot :

‍

Déposer une annonce légale

Les annonces légales sont étroitement réglementées, en fonction du type d’annonce vous devez sélectionner la bonne parmi les propositions :

Voici ci-dessous un exemple d’annonces légales :

Vous devez choisir le département de votre annonce, vous trouverez l’ensemble des journaux habilités dans votre département. Par défaut, LegalVision vous propose la prochaine date de publication du journal mais il est possible de sélectionner une date plus lointaine.

En cliquant sur « Passer au récapitulatif », vous aurez le prix de l’annonce légale. Vous pouvez encore modifier votre annonce.

Cliquer sur « Je publie ». Vous pouvez alors récupérer l’attestation de Parution et votre facture au format PDF. Dès que vous avez publié, vous pouvez récupérer l’attestation et la facture directement dans Inot.

Lorsque l’annonce est « Publiée – en attente de justificatif », l’annonce n’est pas encore parue dans les colonnes du journal. Lorsqu’elle sera publiée, vous recevrez par mail et dans Inot le justificatif de publication de l’annonce légale.

‍