Dans un monde de plus en plus connecté et en constante évolution, la mobilité et la flexibilité sont devenues des critères essentiels de compétitivité pour maintenir l’attractivité de l’office et améliorer la qualité de l’expérience des clients et collaborateurs.
En effet, avec l’apparition et le développement de nouvelles organisations de travail, comme le télétravail par suite de la pandémie du Covid-19 et l'apparition des multi-offices autorisés par la Loi Croissance, notaires, collaborateurs et clients sont amenés à repenser leur manière de travailler et de collaborer.
Une transformation guidée par la vision du chef d’entreprise notariale et non par des compétences techniques.
Pour faire face à ces nouveaux défis de collaboration et d’attractivité, le notaire, avec l’aide de ses collaborateurs formalisera sa vision pour l’office et sa compréhension des changements actuels et futurs, des nouveaux modes de travail qui émergent et des nouvelles attentes de ses clients.
Comment la technologie pourra-t-elle faciliter la mobilité ? Quel impact ces changements auront sur l'organisation et la productivité de l'office ? Quels bénéfices peut-on attendre du travail en mobilité pour améliorer l’expérience client et l’expérience collaborateur ?
Il ne s’agit pas ici d’un projet informatique nécessitant d’importantes compétences techniques mais d’un réel projet d’entreprise qui nécessite du temps, de l'engagement et une réelle volonté de changement.
La vision pour l’étude étant le point de départ de ce processus, il est désormais possible d’envisager de nouvelles méthodes de travail et de nouvelles organisations pour permettre à la fois aux notaires et aux collaborateurs d'accéder à l'ensemble des ressources de l'étude, quel que soit leur lieu de travail.
Télétravail à 100% d’un collaborateur ?
Recevoir 100 % de ses actes en AAE, même en mobilité ?
Dans un multi-offices :
Une fois la nouvelle organisation imaginée, un certain nombre de prérequis techniques doivent être mis en place.
L'accès à distance aux données de l'étude est l'un des éléments fondamentaux de cette transformation.
Les récentes évolutions techniques ont permis au cloud de permettre des accès encore plus fluides et sécurisés qu’avec un serveur physique et un VPN (Virtual Private Network).
Un simple onglet ouvert dans votre navigateur, un identifiant / mot de passe, une authentification à double facteurs (2FA) ainsi qu’un chiffrement des données de bout en bout garantissent un accès instantané et sécurisé à vos données.
Avec une telle architecture cloud, le travail en mobilité est largement simplifié, vos données sont également accessibles dans une application mobile.
Une fois ces prérequis techniques mis en place, une solide procédure de dématérialisation de tous les documents entrants peut être mise en place.
Le courrier et les documents en papier n'étant plus distribués, les dossiers informatiques du logiciel de rédaction d'acte (LRA) peuvent enfin être exhaustifs et que vous soyez à l’étude ou en télétravail, vous disposez strictement du même degré d’information au même moment.
De plus, avantage décisif, une seule filière documentaire est à gérer et non plus deux. Maintenir une double filière de classement des documents papier et de leurs doubles numériques, c’est réaliser deux fois le même travail.
En conclusion, la mobilité dans le notariat est une réelle tendance de fond, aucun retour en arrière n’est ni souhaitable, ni possible.
La dématérialisation de tous les échanges, reposant sur une vision entrepreneuriale de l’office, permet cette transformation des usages.
L'objectif de cette transformation : permettre aux notaires et à leurs collaborateurs de travailler dans les mêmes conditions de confort et d’efficacité, qu'ils soient à l'étude, en télétravail ou en mobilité.
Cette transformation nécessite une vision, une volonté d'adaptation, mais aussi un usage intelligent et sécurisé des technologies disponibles.
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