Optimiser la gestion et la productivité des offices notariaux. Voilà le challenge que relève Kivia, outil de gestion de votre office basé sur l'Intelligence Artificielle
Sa force : l’utilisation de l’intelligence artificielle, déployée au profit de l’organisation d’une étude. Un complément d’Inot basé sur une nouvelle ergonomie intégrant l’IA : c’est ce que propose la nouvelle version du logiciel Kivia.
Objectif : optimiser davantage la gestion et la productivité des offices notariaux.
«Notre logiciel est désormais alimenté par l’IA pour améliorer ses fonctionnalités et faire gagner du temps aux notaires», explique Stéphane Fauvel, Directeur des solutions métier.
L’IA est ainsi présente dans une nouvelle fonctionnalité qui permet l’analyse d’un avant-contrat de vente pour en extraire automatiquement les informations clés. Date de signature, prix de vente, frais d’agence, conditions suspensives, comparants… L’IA détecte immédiatement ces informations pour vous en suggérer une utilisation lors de la création de votre dossier. Les suggestions sont ensuite validées par le notaire. «C’est un gain de temps pour la lecture du compromis, la retranscription ainsi que la diminution des sources d’erreurs», assure Stéphane Fauvel.
Nouveauté : un dossier est créé regroupant l’ensemble de ces informations récoltées, sous forme de pochette dématérialisée qui remplace la prise de note et la pochette papier. «Avec Kivia, nous enrichissons cette fiche dossier avec les données dont l’étude a besoin et qui étaient habituellement manuscrites. Cela permet un meilleur accès à l’information et une meilleure collaboration dans l’étude. Par cette fonctionnalité, Kivia s’impose véritablement comme une évolution d’Inot », rappelle Stéphane Fauvel, qui ajoute qu’il est toujours possible de basculer sur Inot, notamment pour créer un acte. «Pour rappeler que les outils de productions auxquels sont habitués les utilisateurs n’ont pas changé».
Autre nouveauté : une vision synthétique et instantanée d’un dossier avec le «suivi d’avancement ».
«Ouverture du dossier, avant-contrat, permis de construire, prêt, notification SRU, DPU… toutes les étapes sont répertoriées avec une synchronisation souvent automatique alimentée par telles action ou courrier qui fera évoluer l’état d’avancement. », explique Stéphane Fauvel.
Un suivi rapide, visuel et instantané en somme. Le tableau de bord permet au clerc et au notaire de consulter en un coup d’œil les tâches à effectuer ou à contrôler tous leurs dossiers en cours.
Les modules historiques d’Inot profitent des nouveautés développées pour Kivia.
Dans un dossier, une fonctionnalité va suggérer, en lien avec le contexte, les formalités préalables à réaliser. Le logiciel analyse, grâce à l'IA, le contexte de la vente et les habitudes de l'étude : vente entre particuliers ou présence de professionnels, sur telle nature, type d'immeuble… pour suggérer des formalités à fournir.
Objectif : faire gagner du temps dans l’identification des éléments et des tâches à effectuer en fonction de la réglementation et des pratiques d’une étude.
Autre évolution notable : la récupération des documents d’urbanisme, particulièrement fastidieuse, qui est désormais automatisée. Kivia récupère directement la synthèse Géorisques, le plan cadastral et les classe dans le dossier.
Inot est également reliée à Preventimmo, solution d’urbanisme en ligne, qui facilite la récupération des documents. «Par exemple pour les diagnostics : j’arrive sur l’interface Preventimmo et je peux commander un ERP. Ce document va ensuite être généré par Preventimmo et sera retrouvé directement dans mon dossier, classé au bon endroit », explique Stéphane Fauvel.
Kivia s’est attaqué à une autre difficulté rencontrée par les offices notariaux : le lien entre les services juridiques et comptables. «Cela peut vite devenir une perte de temps pour les deux services, puisque le clerc qui reçoit une facture va devoir la transmettre au service comptable, qui doit ensuite la renseigner dans son propre logiciel », déplore Stéphane Fauvel.
Ainsi, la fonctionnalité «Créer un ordre de virement » permet de joindre un fichier PDF d’une facture, accompagné d’une note au comptable, pour que ce dernier reçoive directement l’information préremplie dans son logiciel et n’ait qu’à la valider.
Pour simplifier davantage les communications entre les services et la fluidification des traitements au sein de l’étude, Kivia intègre également la fonctionnalité «Créer un appel de fonds».
« Le clerc peut indiquer qu’il attend la réception du montant de la vente, le comptable pourra savoir exactement de quel dossier il s’agit et le clerc sera notifié », détaille Stéphane Fauvel. Notifications, suivi des opérations, tout est structuré pour l’ensemble des parties prenantes.
En résumé, Kivia s’invite dans les offices pour simplifier le suivi des dossiers, favoriser la collaboration et la communication, et dématérialiser le métier. « Le logiciel est également très utile pour mutualiser les ressources : un collaborateur peut produire pour plusieurs études de son groupement en passant d’un office à l’autre instantanément, sa ressource est valorisée», détaille Stéphane Fauvel.
Prochainement, une nouvelle fonctionnalité Kivia permettra de suivre l’arrivée de clients dans l’étude à partir de la liste des prochains rendez-vous de la page d’accueil du logiciel. « Le but de Kivia est d’avoir tout à portée de main lorsqu’un collaborateur commence sa journée», révèle Stéphane Fauvel. À travers ses différentes solutions, Kivia fait gagner jusqu’à 1h30 par dossier.
Autre aspect couvert par Septeo : les ressources humaines. Talent, logiciel de paie pour générer des bulletins et gérer les congés, est intégré dans la suite Septeo.
«Tous les salariés peuvent se connecter à l’outil, sur une interface qui leur est dédiée. Une application mobile est disponible pour faciliter son usage», indique Stéphane Fauvel.
Si la gestion des paies est assurée par l’étude, elle devra elle-même renseigner s’il y a de nouveaux taux ou de nouvelles règlementations, générer les bulletins et réaliser les transferts règlementaires. Cependant, les opérations pourront être effectuées par les équipes de Septeo, si cette compétence nous est déléguée par l’étude.
«Elle pourra alors se concentrer sur ses actes», assure Stéphane Fauvel. Un lien est également prévu avec Fœderis, solution de gestion de talent de Septeo, afin d’éviter la double saisie des salariés d’un logiciel à l’autre.
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