Former ses collaborateurs et les accompagner dans l’utilisation des solutions logicielles, pour augmenter la productivité de son étude. Me Charles-Edouard Bourget, notaire associé de l’étude Haussmann Notaires à Paris (75), nous a partagé son expérience autour des points forts du Contrat d’accompagnement, prestation assurée par des membres du pôle Formation de Septeo Solutions Notaires.
Conseil en organisation, aide à la participation aux process mis en place dans l’office, adaptation des modules imposés par vos instances, mise en place de formulaires juridiques… Avec le Contrat d’accompagnement, un interlocuteur unique est dédié à votre office, et propose une formation pour notaires et collaborateurs sur plusieurs domaines.
Avec le Contrat d’accompagnement, les formations pour notaires et leurs collaborateurs sont adaptées aux équipes. « On utilise un outil interne, le bilan des usages, explique Nadia Yahia, responsable des Contrats d’accompagnement chez Septeo Solutions Notaires. C’est un audit qui nous permet de sonder l’utilisation de vos outils, vos usages, détecter les manquements, pour proposer des axes de formation et accompagner vos équipes. »
Les interlocuteurs interviennent sur tout type d’offices (petite, moyennes et grandes structures), groupements, GIE, en présentiel ou distanciel. « En ce moment, on a un peu plus de temps dans nos études, c’est peut-être l’occasion d’utiliser le Contrat d’accompagnement pour former nos équipes à optimiser l’utilisation du logiciel et bénéficier de votre accompagnement et vos conseils, pour être en force de productivité au moment de la reprise », analyse Me Charles-Edouard Bourget, dont l’étude comprend 13 associés et 12 notaires salariés, avec une soixantaine de collaborateurs.
Dans l’étude Haussmann Notaires, Nadia Yahia intervient une journée par mois, parfois deux. « On a un interlocuteur unique, qui connait notre structure, notre organisation. Lors des interventions, il y a une efficience réelle », explique Me Bourget. Cela permet aussi une plus grande réactivité, et la capacité de prioriser certaines demandes par rapport à d’autres, pour un accompagnement au fur et à mesure des années.
Pour Nadia Yahia, la réussite du Contrat d’accompagnement est aussi due à la nomination d’interlocuteurs internes qui servent de relais entre l'office et l'intervenant Septeo Solutions Notaires. Dans l’étude Haussmann Notaires, c’est Dalia Djermouni, chargée de communication et office manager, qui interagit avec la chargée de contrat Septeo Solutions Notaires. « Elle détecte, sonde les demandes précisément », permettant de savoir ce qui pourra être mis à l’ordre du jour lors de la prochaine intervention.
« On a mis en place un formulaire pour sonder le niveau iNot des nouveaux collaborateurs, pour cibler le contenu de la formation et orienter les interventions », explique Dalia Djermouni. Cela fait partie du processus d’intégration des nouveaux arrivants.
Aussi, Nadia Yahia a accompagné l’ensemble de l’étude sur des processus plus précis : utilisation du module Créact pour créer ses propres matrices d’actes simples, connaissance de l’outil et fonctionnement du notariat aux non juristes, évolutions liées à la comptabilité ou aux formalités…
« Pour nous, le gain de productivité est lié à l’accompagnement dans la durée », ajoute le notaire associé. Par exemple, la mise en place de l’AAE dans son étude a été anticipée par rapport aux directives des instances, les process ont été travaillés ensemble, puis répandus à l’ensemble des collaborateurs.
Après une séance de formation, un compte-rendu est établi par la chargée de contrat. « Cela nous permet de gagner énormément de temps, pour prévoir et organiser les prochaines interventions, tous les points en suspens ou lacunes sont transférés sur une prochaine séance », analyse la chargée de communication de l’étude.
Chez Septeo Solutions Notaires, plusieurs axes composent donc le Contrat d’accompagnement.
Tout d’abord, les formations : les interventions régulières de l’intervenant dédié suivent la stratégie déterminée lors de l’audit, à des dates définies ensemble. L’accompagnement des collaborateurs de l’office permet de vérifier l’application des process et la progression des utilisateurs. Enfin, la mise à jour de la stratégie de formation et les discussions autour des nouveaux besoins de l’office se font lors de rendez-vous périodiques, là où le conseil des chargés de contrat d'accompagnement prend toute son importance. « Nous avons optimisé et harmonisé les process, nous avons gagné en vision long terme », analyse Me Bourget pour qui le Contrat d’accompagnement a aidé son étude « à croitre sans pour autant avoir de difficultés pour intégrer de nouveaux collaborateurs ».
Le Contrat d’accompagnement, c’est donc une prestation regroupant de multiples missions et notamment de la formation pour les notaires et leurs collaborateurs.
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