Christelle Dubrulle, Notaire créatrice à Rodez, nous a offert son témoignage au sujet de l'organisation de son étude. Découvrez, en résumé de notre session d'échanges, comment votre consœur a su attirer des talents grâce à la flexibilité et la modernité de sa structure.
A la création de son étude, Maître Dubrulle a fait le choix d’opter pour une organisation 100% en zéro papier.
Le tout numérique n’est possible que si une rigueur dans les process est en place. L’organisation et les méthodes de travail sont alors à penser et uniformiser dès le départ. En 2 clics, tous les membres de l’équipe doivent pourvoir accéder aux informations du dossier. Chacun peut être autonome et disposer de la visibilité nécessaire afin de collaborer efficacement.
« Avec Kivia, ce qui est pratique, c’est que lorsque vous cliquez sur la pochette, vous avez immédiatement les parties avec notamment le mail et le téléphone affichés sur l’écran ; il n’y a plus besoin de cliquer sur les fiches pour aller chercher l’information. Vous visualisez toutes les données essentielles du dossier dès le départ. »
Avoir accès à toute l’information en un coup d’œil assure un gain de temps et d'efficacité. Le suivi des dossiers est centralisé sur Kivia, plus besoin de chercher les données, le pense-bête est automatisé. Le système d’alertes permet d’organiser sa journée, de prioriser et d’avoir une vision d’ensemble sur la gestion des dossiers de l’étude.
« Lorsque j’ai besoin de gérer mes dossiers, je veux pouvoir travailler de chez moi, sans avoir une valise à transporter. »
Grâce à la digitalisation de l’office, on peut alors travailler en mobilité simplement avec son ordinateur portable ou téléphone.
« J’emporte l’étude avec moi n’importe où et suis autonome dans mes déplacements. »
En consultation, notamment chez des personnes âgées, il lui est possible de traiter des dossiers (testament, donation,...). Cette disponibilité représente un confort non négligeable pour les clients et les notaires, qui n’ont plus besoin de transporter divers documents papiers. La dématérialisation est bénéfique également pour la récolte des informations.
En déplacement, grâce à l’application mobile, Maître Dubrulle nous expliquait qu'elle peut prendre en photo ou scanner un document, tel que la carte d’identité du client, et l’intégrer directement dans son dossier.
La mobilité est un facteur propice au recrutement, surtout en zone complexe. Pour monter son équipe, Maître Dubrulle a mis en exergue la modernité de sa structure, qui s’adapte aux nouvelles mentalités avec des solutions et technologies pour travailler efficacement, même en télétravail.
Elle adopte un management de confiance, tourné vers les nouveaux enjeux de flexibilité. Les collaborateurs peuvent télétravailler, adapter leurs horaires,…
Au sein de son étude, les échanges se font majoritairement via la plateforme collaborative Teams. L’objectif étant d’avoir un outil unique de collaboration. Quel que soit le mode de travail, toute l’équipe est incluse, connectée et en cohésion.
Maître Dubrulle organise des réunions en visioconférence tous les jours et des groupes de discussion sont animés. Ainsi, l’esprit d’équipe et l’engagement se ressent, quel que soit le mode de travail du collaborateur.Ses salariés sont épanouis, plus efficaces, moins stressés, mieux organisés (meilleure gestion des horaires sans les trajets)…
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