Vous souhaitez vous équiper d’un logiciel performant ? Découvrez nos conseils pour choisir le logiciel le plus adapté à vos objectifs et à votre agence.
Disposer d'un logiciel complet et performant est essentiel pour gérer efficacement les biens immobiliers que vous avez charge. Cependant, il est également important que le logiciel soit ergonomique et facile à utiliser. Les administrateurs de biens ont souvent un grand nombre de tâches à gérer et doivent être en mesure d'accéder rapidement et facilement aux informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Un logiciel ergonomique peut aider à simplifier les processus de gestion immobilière et à optimiser le temps et les ressources.
Pour être efficace, un logiciel ADB doit être le plus complet possible. Il doit permettre aux administrateurs de biens d’accéder depuis la même plateforme à tous les outils indispensables à son quotidien : entrée/départ locataire, état des lieux, la gestion événementielle, la comptabilité, les assemblées générales, la gestion des courriers, la facturation agence, l’extranet...
Un logiciel ADB complet va permettre de centraliser les informations relatives à la gestion de ses mandats. Il va pouvoir accéder par exemple sur la fiche d’un client, à la fois à ses lots et ses tantièmes, mais aussi à l’historique de ses paiements, aux demandes d’intervention qu’il a envoyées… Ainsi, le gestionnaire est plus réactif et plus efficace dans le traitement de ses tâches quotidiennes, notamment lorsqu’il doit répondre aux demandes de ses clients, locataires ou copropriétaires par exemple.
Le gestionnaire va aussi gagner du temps en termes d’organisation. Qui dit solution unique dit prestataire unique. Ainsi le gestionnaire ne va pas multiplier les contrats auprès de fournisseurs, les factures à régler, les formations aux différents outils… Il va en plus développer un relationnel privilégié avec l’éditeur de son logiciel ce qui va lui permettre de pouvoir échanger avec lui sur ses besoins et ses problématiques métier.
Certaines fonctionnalités sont un gain de temps et de sécurité indéniable pour optimiser les missions d’un comptable comme :
Le métier d'Administrateurs de biens ou de syndic impose un suivi rigoureux et efficace des demandes clients. Il est donc important d’avoir un logiciel qui facilite les échanges et assurer un bon suivi des demandes entre les différentes parties d’un dossier : comptables, locataires et colocataires, propriétaires et copropriétaires, mais aussi les établissements bancaires.
Les taches sont assurées par différents services. Chaque étape est liée et l'on comprend facilement l'intérêt d'avoir un outil efficace sur le suivi de l'ensemble des étapes et de pouvoir tracer l'historique des actions réalisées.
Pour cela, l’outil des administrateurs de biens doit leur permettre l’accès à 3 types d’extranet :
Tous les logiciels proposent un degré d’automatisation plus ou moins important. Toutefois, certaines solutions apparues récemment sur le marché mettent en avant une véritable intelligence en se basant sur les pratiques courantes des Administrateurs de biens. Elles permettent ainsi d’automatiser quasi-intégralement certaines procédures et de gagner un temps précieux dans la gestion de copropriétés
Cette automatisation, en étant appliquée aux tâches répétitives, va permettre de limiter les erreurs humaines et aussi d’optimiser l’organisation au sein de l’agence. Le syndic, ainsi délesté de certaines missions fastidieuses, va pouvoir se dégager du temps qu’il pourra alors consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée : présence accrue sur le terrain, prospection commerciale…
Gagner du temps sur la saisie des factures et les encaissements (locataires ou copropriétaires), et toutes les tâches quotidiennes.
Un logiciel ergonomique et intuitif qui simplifie la navigation est un atout considérable pour :
Si pour les petites structures, un logiciel monoposte peut être suffisant, pour les plus grandes agences, il est nécessaire d’adopter un outil multi-utilisateur, qui permet de travailler en simultané sur le même logiciel. Celui-ci peut être accessible partout et à tout moment s’il est hébergé dans le Cloud, ou installé sur un serveur interne.
La fonction multi-utilisateur est particulièrement pertinente lorsque plusieurs collaborateurs de l'agence gèrent en même temps des opérations de paiement des factures de gérance ou de syndic. Chaque utilisateur travaille sur son propre portefeuille, et ses opérations sont tracées et historisées de façon individuelle.
