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Digitalisation de l'entrée du locataire jusqu'à la signature du bail

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La digitalisation est de plus en plus présente dans le domaine de l'immobilier et offre une grande flexibilité en proposant des offres personnalisées pour répondre aux nouveaux besoins des propriétaires et des locataires. En permettant une gestion immobilière plus efficace et pratique, la digitalisation offre une expérience améliorée aux locataires et aux propriétaires tout en optimisant les coûts et en réduisant les délais.

Offrir un espace candidat locataire

L'espace candidat locataire est un élément clé de la digitalisation du processus d'entrée locataire. L'utilisation d'une telle solution permet de faciliter le parcours du candidat à la location d'un bien immobilier. Il s'agit d'un espace en ligne où le candidat peut remplir son dossier de location et fournir toutes les informations nécessaires à la vérification de sa solvabilité.

Grâce à la digitalisation de ce parcours, le candidat locataire peut désormais accéder à cet espace facilement et remplir son dossier à son rythme, sans avoir à se déplacer physiquement en agence.

Côté candidat, cette digitalisation permet également de gagner du temps et de faciliter les démarches à effectuer pour louer son futur logement. Les informations demandées sont plus claires et mieux expliquées, et le candidat peut suivre en temps réel l'avancement de son dossier.

Pour les candidats locataires, les bénéfices de l'espace candidat locataire incluent :

  • Une facilité de candidature en ligne : Les candidats locataires peuvent postuler en ligne directement depuis la plateforme, sans avoir à se déplacer ou à envoyer des documents papier.
  • Une plus grande transparence dans le processus de location : Les candidats locataires peuvent suivre en temps réel l'avancement de leur dossier de candidature et être informés de l'état de leur demande, sans avoir à appeler ou à envoyer des e-mails pour avoir des nouvelles.

Gérer les dossiers candidats plus rapidement

Côté gestionnaire, l'espace candidat locataire permet de recevoir plus rapidement les dossiers des candidats, de centraliser tous documents et justificatifs et de les traiter plus efficacement.

Un assureur GLI (Garantie Loyers Impayés) peut vous demander de lui transmettre le dossier du candidat afin de le valider. Cette vérification permet d'assurer que le candidat est en mesure de payer son loyer et de respecter ses obligations locatives.

Pour vous, gestionnaires immobiliers, les bénéfices de l'espace candidat locataire incluent :

  • Une optimisation du temps et de l'efficacité : Les gestionnaires immobiliers peuvent traiter les demandes de candidature plus rapidement et plus efficacement grâce à l'utilisation de la plateforme, en réduisant notamment les tâches administratives liées à la gestion de dossiers papier ou d’échanges de mails.
  • Une centralisation de l'information : La plateforme permet de centraliser toutes les informations relatives aux candidats locataires et aux biens immobiliers disponibles à la location, ce qui facilite la gestion et la coordination des activités de location.
  • Une amélioration de l'expérience client : Les candidats locataires bénéficient d'une expérience de location plus fluide et plus agréable grâce à la facilité d'utilisation de la plateforme, ce qui peut contribuer à fidéliser les locataires et à améliorer la réputation de l'agence immobilière.

Rédaction du bail

Une fois que le candidat locataire a été sélectionné, une fiche bail est directement créée pour rassembler toutes les informations nécessaires dans votre logiciel métier.

Le bail doit contenir toutes les informations suivantes :

  • Les coordonnées des parties : Le bail doit comporter les noms et les adresses du propriétaire et du locataire.
  • La description du bien loué : Le bail doit décrire précisément le bien loué, en mentionnant notamment l'adresse, le nombre de pièces, la superficie, etc.
  • La durée du bail : Le bail doit préciser la durée de la location, ainsi que les conditions de reconduction éventuelle.
  • Le montant du loyer : Le bail doit indiquer le montant du loyer, ainsi que les modalités de paiement (date, fréquence, moyen de paiement).
  • Le dépôt de garantie : Le bail doit préciser le montant du dépôt de garantie, ainsi que les conditions de restitution.
  • Les charges : Le bail doit préciser les charges récupérables auprès du locataire, ainsi que le montant de ces charges.
  • Les obligations du propriétaire et du locataire : Le bail doit préciser les obligations respectives du propriétaire et du locataire, notamment en matière d'entretien et de réparations.
  • Les clauses spécifiques : Le bail peut comporter des clauses spécifiques, telles que l'interdiction de sous-louer le bien, l'obligation de respecter certaines règles de vie en communauté, etc.

Pour faciliter cette étape, des outils tels qu'une bibliothèque de documents juridiques peuvent être utilisés pour s'assurer de la validité juridique du bail.

Signature de l'acte de cautionnement

Le processus d'entrée locataire inclut la signature de l'acte de cautionnement. Depuis le 1er janvier 2022, il est possible de signer cet acte par voie électronique.

Il est important de noter que les actes de caution signés électroniquement avant le 1er janvier 2022 sont considérés comme nuls, il est donc crucial de veiller à ce que la signature soit effectuée conformément à la nouvelle réglementation en vigueur depuis cette date.

La nouvelle mention manuscrite légale obligatoire suppose que la caution :

  • Précise expressément sa qualité juridique de caution ;
  • S’engage à payer le créancier ;
  • Indique la nature de son engagement, à savoir ce que doit le débiteur au créancier ;
  • Limite financièrement l’étendue de son cautionnement tant en principal qu’en accessoires (frais, pénalité et intérêts) ;
  • Fasse apparaître le montant de l’engagement écrit en toutes lettres et en chiffres.

Pour vous assurer de sa validité, la mention manuscrite des cautions doit être la suivante :

Je soussigné(e) m’engage, en qualité de caution, à payer à [identité du créancier] ce que lui doit [identité du débiteur] en cas de défaillance de celui-ci/celle-ci, dans la limite d’un montant, en principal et accessoires ([préciser tous les accessoires : intérêts contractuels, intérêts capitalisés, intérêts légaux, intérêts de retard, pénalités de retard, commissions, frais, majoration au titre de l’exigibilité anticipée, cotisations d’assurance, indemnités de déchéance et de recouvrement] de [montant en lettres et en chiffres].

La signature du bail

La signature électronique du bail est une pratique courante dans le processus de digitalisation de l'entrée locataire. Elle offre plusieurs avantages, tels que la rapidité et la simplicité des démarches administratives. Cependant, pour qu'elle soit considérée comme valide, elle doit répondre à certaines conditions.

Tout d'abord, elle doit être réalisée en utilisant un certificat électronique conforme aux exigences légales en vigueur. Ce certificat garantit l'authenticité de la signature et la sécurité des échanges. Ensuite, une procédure d'identification fiable des parties doit être mise en place pour garantir l'identité des signataires. Cela peut se faire en utilisant des moyens d'authentification forte, tels que l'envoi d'un code par SMS ou la vérification des données biométriques.

Il est important de noter que la signature électronique du bail doit respecter les mêmes règles de forme et de fond que la signature sur papier. Elle doit notamment contenir l'ensemble des mentions obligatoires prévues par la loi, comme le montant du loyer, la durée du bail, les modalités de révision du loyer, les conditions de résiliation, etc.

Simplifiez la gestion de vos biens en location

Les bénéfices de la solution

  • Permettre au candidat de remplir son dossier de location en ligne à tout moment
  • Faciliter et accélérer le processus de location
  • Optimiser du temps
  • Faciliter la rédaction du bail grâce à la digitalisation
  • Permettre au candidat de remplir son dossier de location en ligne à tout moment
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