Le reporting est clé pour améliorer la transparence et la réactivité avec les clients de votre agence immobilière.
La transparence et la réactivité sont des exigences de plus en plus fréquentes chez les clients des agences immobilières. Les propriétaires, copropriétaires et locataires souhaitent être informés de manière régulière et détaillée sur l'état de leur bien immobilier, les opérations financières effectuées, et les travaux en cours.
Pour répondre à ces attentes, les administrateurs de biens mettent en place des outils de reporting, tels que des espaces extranet, qui permettent aux clients de suivre en temps réel toutes les informations relatives à leurs biens immobiliers. Cela permet une meilleure réactivité et une gestion efficace, ce qui renforce la confiance des clients envers leur vous, gestionnaire.
Les fonctionnalités innovantes de ces solutions vont permettre de simplifier le quotidien des copropriétaires, propriétaires et locataires :
La loi ALUR demande à présent que les syndics professionnels fournissent aux copropriétaires des résidences qu’ils gèrent, un " extranet copropriétaire " : un espace individuel connecté, en ligne, pour permettre la consultation des différents documents de la copropriété. Ce web-portail copropriétaire doit être obligatoirement proposé par les syndics professionnels à leurs copropriétaires depuis le 1er Janvier 2015 pour permettre aux copropriétaires d’accéder en toute transparence à la vie de leur copropriété.
Le décret du 23 mai 2019, pris en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, vient ainsi préciser la liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être mis à disposition des copropriétaires et maintient le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.
Chaque copropriétaire doit également avoir à disposition des documents relatifs à son propre lot :
Le décret précise également une liste de documents relatifs à la gestion de l’immeuble mais uniquement consultables par les membres du conseil syndical afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle.
L'extranet propriétaire est un outil mis à disposition des propriétaires par leur gestionnaire immobilier. Il leur permet d'avoir un seul point d'entrée pour toutes leurs demandes et de suivre l'état de leurs biens immobiliers, notamment en matière de paiement des loyers et des charges.
Grâce à cet outil, les propriétaires peuvent consulter en temps réel leur compte, voir le détail des impayés de leurs locataires et suivre l'état des travaux ou des sinistres déclarés.
En outre, l'extranet propriétaire permet aux propriétaires de faire des demandes en ligne, comme des demandes de travaux ou de remboursement de frais, et de suivre leur avancement.
Cet outil permet une meilleure communication entre les propriétaires et leur gestionnaire immobilier, favorisant ainsi une gestion efficace et transparente.
L'extranet locataire est proposé par les agences immobilières à leurs locataires. Il permet aux locataires de suivre l'état de leur compte, de récupérer leurs quittances de loyer et de charges, et de faire des demandes en ligne, telles que la déclaration d'une panne ou d'un sinistre par exemple.
L'extranet locataire offre également la possibilité de suivre l'avancement de ces demandes et de communiquer facilement avec l'agence immobilière en charge de la gestion du bien.
En outre, l'extranet locataire peut également permettre aux locataires de prendre connaissance des informations administratives relatives à leur bail et à leur logement, telles que les quittances / avis d'échéances, révisions de loyer, régularisations de charges ;etc. L'extranet locataire est donc un outil pratique et efficace pour faciliter la gestion locative et améliorer la communication entre les locataires et les agences immobilières.
