Votre secrétariat est la porte d'entrée de votre cabinet. Apportez lui souplesse et fiabilité pour plus d'efficacité et une meilleure relation clients
L'externalisation de son secrétariat ne se fait pas à la légère. Ce dernier est à la fois la porte d'entrée des clients actuels ou potentiels, un outil et une équipe de traitement de tâches administratives et un hub dans la circulation de messages ou de documents (pièces, actes et courriers), tous critiques pour le bon traitement des dossiers d'un cabinet d'avocats. Si une externalisation se révèle nécessaire et quelle qu'en soit la cause, le prestataire en charge de cette externalisation doit être choisi avec soin. Il doit être en mesure de proposer du personnel :
Une fois le bon prestataire trouvé, il convient de dessiner le périmètre de l'externalisation. Est-ce pour un remplacement ponctuel, qu'il soit court ou de longue durée ? S'agit-il de compléter une équipe déjà en place pour pallier un surcroît temporaire d'activité ou pour étendre l'accueil téléphonique du cabinet au-delà de ses horaires d'ouverture ? L'externalisation peut aussi être complète, soit au lancement d'un cabinet, dans l'attente du recrutement d'un ou d'une assistante, soit de manière pérenne, pour les avocats souhaitant conserver la légèreté et la souplesse de leur structure individuelle.
Outre l'accueil téléphonique, cette externalisation peut s'étendre à d'autres tâches habituellement traitées par un secrétariat "classique" : dactylographie, gestion des emails entrants avec classement des pièces jointes, gestion des boîtes RPVA et e-barreau, relances des factures impayées, création d'événements dans un logiciel de gestion de cabinets, etc.
La dernière étape, et pas la moindre, consiste à formuler des instructions claires pour chaque fonction externalisée :
Pour être plus efficace dans la transmission des informations, il est recommandé de prévoir un partage des agendas professionnels des avocats du cabinet, ainsi que de leurs boîtes e-mail. Quant à la gestion administrative, elle ne peut se faire qu'avec un accès des télésecrétaires aux dossiers. Là aussi, le choix du prestataire sera crucial et sa capacité à travailler avec vos outils pourra être déterminante.
