Gagnez du temps à chaque étape du traitement de vos dossiers et réduisez les risques d'oubli ou d'erreur grâce à l'automatisation des tâches répétitives et chronophages.
L'optimisation et l'automatisation du traitement des dossiers d'un cabinet s'opèrent à toutes les étapes de leur cycle de vie au sein du cabinet, de leur rédaction à leur envoi en passant par leur validation et leur signature.
Ces optimisations commencent dès la création des dossiers. Celle-ci nécessite la mise en place d'une arborescence pour le classement de toutes les pièces, actes, courriers et factures dans les côtes adéquates. Les différents domaines du droit dans lesquels un cabinet d'avocat peut être compétent nécessitent parfois une arborescence particulière. L'automatisation de leur création en fonction du domaine du droit concerné est une bonne façon d'accélérer un processus répétitif et chronophage. Elle garantit également l'harmonisation de la structure des dossiers au sein d'un même cabinet et plusieurs personnes peuvent intervenir sur un dossier sans passer de longues minutes à comprendre où trouver ce qu'ils cherchent.
Une autre façon de gagner du temps et d'éviter les erreurs lors du traitement des dossiers est de paramétrer des chaînages d'évènements. lorsqu'une procédure est traitée de façon régulière par un cabinet d'avocats, les évènements qui se suivent (rendez-vous, actes, courriers, audiences…) et constituent la procédure sont, à quelques exceptions près, tout le temps les mêmes. Dès lors, un outil de gestion de cabinet adéquat peut les faire s'enchaîner selon le calendrier déterminé par les échéances administratives ou judiciaires propres à la procédure en question. On trouvera alors, à chacune de ces échéances, le ou les modèles de documents nécessaires, les pièces à rassembler, les rendez-vous ou réunions à organiser, etc. En plus du temps gagné et des d'erreurs évitées, on fait pratiquement disparaître les risques d'oublis qui peuvent faire échouer toute une procédure et les manques à gagner qui l'accompagnent, aussi bien en termes financiers que de relation client ou de réputation du cabinet et de ses avocats.
La rédaction d'actes ou de courriers est une des tâches les plus importante du métier d'avocat. C'est aussi l'une des plus chronophages et au cours de laquelle chaque document, chaque phrase, chaque mot est une occasion de faire une erreur. Pour réduire à la fois ce risque et gagner du temps dans la génération de ses écrits, des modèles de document (maintenus à jour, bien entendu) deviennent nécessaires. Non pas une bibliothèque de documents Word classés sur le disque dur d'un ordinateur, d'un serveur interne ou d'un système type Dropbox mais de véritables matrices vivant au sein d'un logiciel de gestion de cabinet capable de les fusionner avec les données hébergées dans les dossiers via un système de questions/réponses. On obtient ainsi en fusionnant ces modèles et les données de ses clients des actes et des courriers standardisés, à jour et exempts d'erreurs et de coquilles.
Si les avocats se réfèrent souvent à la jurisprudence comme source du droit, le passé d'un cabinet peut également se révéler une source riche pour la rédaction des actes. Encore faut-il ne pas passer des heures à explorer des archives au classement incertain pour mettre la main sur les informations convoitées. Un système de gestion de cabinet efficace permet l'indexation tous les documents qu'il contient et propose un moteur de recherche suffisamment puissant et versatile pour effectuer une recherche sur des critères aussi variés que la nature du document, le domaine du droit concerné, son auteur, le dossier dans lequel il intervient ou bien encore son contenu.
Avec un clausier numérique, il devient facile de rassembler tout ou partie de documents différents pour kickstarter la rédaction d'un document absent de la librairie de matrices, et éviter la page blanche tant redoutée.
Un avocat qui travaille seul valide lui-même ses écrits. Dans un cabinet structuré où associés, collaborateurs et secrétaires travaillent de concert, les documents créés par ses équipes doivent suivre un cycle de validation bien précis et propre à chaque cabinet avant d'être communiqués aux juridictions, clients ou partenaires. Cette circulation constitue un goulot d'étranglement ralentissant la livraison des dits documents et constituer un véritable risque dans l'accomplissement d'une procédure juridique ou judiciaire et générer de la frustration et de l'insatisfaction, pour les avocats comme pour leurs clients.
Heureusement, les parapheurs encuir qui circulaient autrefois entre les bureaux pour recueillir les signatures des associés sont désormais des parapheurs digitaux complètement intégrés aux logiciels de gestion de cabinet. La transmission des actes et des courriers à relire, corriger et valider est désormais instantanée, tout en générant des alertes et notifications et ne laisser ainsi aucun écrit "en dessous de la pile".
Enfin, quand la validité des documents générés par le cabinet nécessite leur signature par l'un, l'autre ou l'ensemble des partis impliqués, le recours à la signature électronique accélèrent drastiquement les traitements de dossiers en court-circuitant les impressions, les envois postaux, les délais de signature, les renvois postaux…
Un autre goulot d'étranglement dans le process de traitement d'un dossier peut apparaître à la transmission d'informations en provenance ou à destination des clients. Les modes de communication classique que sont les emails et le téléphone sont bien souvent saturés dans les cabinets d'avocats et un message peut mettre plusieurs jours à atteindre son destinataire final. La mise en place d'un espace client supprime cet effet d'entonnoir en établissant un canal sécurisé entre un avocat et ses clients. Le premier peut y déposer actes et pièces, y indiquer des échéances de procédure (audiences, dates butoirs etc) et ses clients peuvent lui communiquer des données et documents qui seront directement ajoutés à son dossier, sans engorger de boîte e-mail ou de standard téléphonique au passage.
Il en va de même pour les juridictions qui ont depuis longtemps digitalisé leurs canaux de communication et les transmissions de dossiers ou de pièces aux greffes se font maintenant directement depuis les logiciels métiers qui intègrent directement des interfaces tel qu'e-Barreau.
Et quand les envois postaux demeurent incontournables, les solutions de courrier électronique avec accusé réception font, eux-aussi, gagner des heures et des jours aux cabinets d'avocats, tout en restant sécurisés et sans compromettre la valeur juridique des documents envoyés.
