Accueillir les visiteurs, gérer les rendez-vous, frapper des courriers dictés… Au téléphone ou en personne, votre secrétariat est le premier contact de vos clients avec votre cabinet.
Le secrétariat et accueil de votre cabinet est sa plateforme logistique, son hub, par lequel transitent les communications, les visiteurs, les clients, les candidats à un recrutement, etc. Il se doit d'être accessible, accueillant, efficace et de transmettre l'image de votre cabinet à ses interlocuteurs, au téléphone ou en personne. Les ressources qui le structurent et permettent son fonctionnement sont technologiques mais surtout humaines. Bien naturellement, ces dernières sont sujettes à des indisponibilités, prévisibles ou non : congés, maladies, empêchements divers ou, plus prosaïquement, les horaires d'ouverture du cabinet qui ne peuvent s'étirer indéfiniment.
Parallèlement, votre domaine d'exercice implique peut-être une saisonnalité (clôture des comptes ou campagne d'IFU pour ne citer qu’eux) et des pics d'activité qui nécessitent l'accroissement ponctuel en personnel qualifié et immédiatement opérationnel. Sans formation ni intégration (ou bien réduits à leurs portions congrues) ces "nouvelles recrues" doivent être capables de comprendre les objets des appels téléphoniques, des emails ou des messages pour les transmettre à la bonne personne, potentiellement en dehors des heures d'ouverture normales du cabinet ou encore de dactylographier des actes ou des courriers dictés en suivant des consignes précises et spécifiques à chaque structure.
Une externalisation intelligente de son secrétariat commence par le choix de son prestataire qui doit mettre à disposition des avocats des intervenants experts du fonctionnement des cabinets d’avocats. En savoir plus
Le service d'externalisation de standard téléphonique de Septeo est très flexible et propose trois façons de prendre les appels pour répondre à tous les besoins :
Oui, l'introduction, le message d'accueil et le mode de transmission peuvent tous être personnalisés
Cela dépend de la formule souscrite mais les délais vont du jours même, dans les 4 heures pour les transcriptions les plus urgentes, et jusqu'à 3 jours pour les tâches les moins pressées.
Les utilisateurs des logiciels Septeo Avocats peuvent déléguer des tâches administratives telles que la création des dossiers, le classement des emails et des pièces jointes entrantes…
