Les difficultés de communication interne nuisent à l’expérience collaborateur. Découvrez comment la digitalisation des documents RH contribue à mieux faire circuler les informations clés concernant le parcours de chaque salarié.
En plus du bulletin de paie, de nombreux documents rythment le parcours du collaborateur dans l’entreprise : règlement intérieur, notes de service, convocations, relevés d’heure, attestations, documents de fin de contrat… En les digitalisant, le service RH gagne un temps précieux et permet aux collaborateurs d’accéder aux informations clés en instantané.
Malgré les fortes attentes des collaborateurs, diffuser des messages en interne relève parfois du casse-tête pour le service Ressources Humaines. En effet, pour chaque envoi, plusieurs heures de travail sont parfois nécessaires pour cibler les bons interlocuteurs puisque certaines informations ne concernent qu’une seule entité, un seul type de contrat ou encore une seule typologie de salariés (cadres, agents de maîtrise, ouvriers). En digitalisant ses envois, le service RH affine ses critères de diffusion. En quelques clics, le gestionnaire RH peut distribuer des documents en masse ou auprès d’une population en particulier, permettant ainsi aux informations clés de circuler de manière plus fluide, sans perte de temps.
Parmi les documents RH, certains, au-delà de leur caractère informatif, permettent aux collaborateurs d’effectuer des démarches administratives auprès de tiers. C’est le cas par exemple des documents de fin de contrat, nécessaires pour un salarié en contrat court ayant besoin d’actualiser sa situation auprès de Pôle Emploi. Mis à disposition dans un espace en ligne sécurisé, ou coffre-fort salarié, ils sont ainsi plus facilement accessibles pour le collaborateur. Celui-ci peut facilement les télécharger ou les transférer par email à l’organisme concerné.
En cas de litige avec un salarié portant sur la non-réception d’un document, l’employeur doit être en mesure de prouver qu’il le lui a bien transmis. Contrairement à un document papier qui peut se perdre, un envoi électronique permet une plus grande traçabilité. Dates et heures d’envoi sont stockés sur des serveurs sécurisés. Grâce à ces informations, en cas de contrôle, l’entreprise peut attester rapidement de l’envoi d’un courrier ou du solde de tout compte par exemple. Le cas échéant, cette traçabilité pourra s’avérer particulièrement utile si le désaccord porte sur la réception d’une lettre d’avertissement, d’une convocation à un entretien préalable au licenciement ou d’une convention de rupture conventionnelle…
Les services RH doivent parfois s'assurer que les salariés ont reçu, lu ou approuvé certains documents qui contiennent des informations clés. C’est par exemple le cas du règlement intérieur ou des notes de service. Leur diffusion au format papier ne permet alors pas à l’employeur de savoir s’ils ont été consultés. A l’inverse, un envoi au format dématérialisé permet d’avoir un suivi avancé. En fonction du besoin de l'employeur, chaque salarié peut confirmer en un clic qu’il a lu ou approuvé le document.
