De nombreux documents RH accompagnent la carrière des collaborateurs. Le service RH doit être en mesure de les distribuer simplement, tout en respectant les obligations réglementaires.
Règlement intérieur, bulletins de paie, notes de service, relevés d’heures, attestations, documents de fin de contrat… De l’onboarding au départ des salariés, la liste des documents RH à leur transmettre est conséquente. Le service RH peut vite crouler sous l’administratif, d’autant plus que la réglementation et les attentes des collaborateurs évoluent, obligeant les Ressources Humaines à être toujours plus agiles en matière de gestion documentaire.
Entre l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement (ou la remise en main propre), le service RH passe plusieurs heures chaque mois à distribuer des documents aux collaborateurs. Cette tâche, bien qu’essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise, empêche les gestionnaires RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Pour y parvenir, la fonction Ressources Humaines a besoin d’être libérée du poids de l’administratif.
Chaque mois, les salariés reçoivent différents documents de la part du service RH, que ce soit par courrier, par email ou en main propre. Les informations clés concernant leur carrière sont alors disséminées entre leurs boîtes mail et leurs dossiers papiers. Rechercher un document pour le transmettre à un tiers peut alors se transformer en jeu de piste. Pourtant, les collaborateurs, habitués à l’instantanéité dans leur quotidien, entendent bien la retrouver dans leur vie professionnelle. Le service RH doit alors faciliter leur accès aux documents qui accompagnent leur carrière.
Un courrier qui se perd et un collaborateur qui ne reçoit pas son bulletin de paie, son attestation ou sa convocation. La situation, fréquente, peut-être lourde de conséquences pour le salarié comme pour l’entreprise. Pour se prémunir d’éventuels risques juridiques, le service RH doit être en mesure de tracer les envois de documents et doit savoir s’ils ont bien été distribués.
Plus l’entreprise se développe et plus les coûts liés à l’administratif RH augmentent. L’impression des documents et des bulletins de salaire, leur affranchissement (avec un prix du timbre qui croît chaque année) et la mobilisation des équipes pendant plusieurs heures chaque mois en font un poste de dépense important. Soumis aux exigences financières de la Direction, le service RH a besoin de rationaliser ses dépenses liées à l’administration du personnel.
Parmi la multitude de documents que le service Ressources Humaines envoie chaque mois aux collaborateurs, le bulletin de paie revêt une importance particulière. Sa mise à disposition par l’employeur, obligatoire, peut se faire au format papier ou électronique. Toutefois, pour les entreprises qui souhaitent passer au bulletin de paie dématérialisé, il n’est pas toujours simple d’y voir clair parmi les contraintes juridiques !
Onboarding, période d’essai, formations, mobilité interne, offboarding : chaque étape du parcours d’un collaborateur donne lieu à l’envoi d’un ou plusieurs documents RH. En parallèle, le service RH distribue à tous les salariés des documents qui marquent les principaux temps forts de l’année (intéressement, entretiens, élections CSE, paie…). Ces envois d’informations réguliers fluidifient la communication interne et contribuent ainsi au bon fonctionnement de l’entreprise. Pour y parvenir, le service RH a besoin de pouvoir envoyer simplement tous types de documents en fonction de différents critères : site de rattachement, type de contrat, statut…
Imprimer plusieurs milliers de documents chaque mois est une pratique à contre-courant des préoccupations écologiques actuelles. Les exigences des collaborateurs et de la Direction sont croissantes. Pour y répondre, le service RH doit adopter des pratiques environnementales de plus en plus vertueuses et limiter l’utilisation de papier.
