Découvrez comment automatiser le process d’onboarding et en quoi cela vous permettra de mettre en place une intégration engageante pour vos talents.
Pour un employeur, trouver la perle rare est devenu un enjeu crucial. Mais cela ne fait pas tout. Encore faut-il veiller à bien l’accueillir pour embrayer sur une collaboration durable et positive. Automatiser certaines tâches permet de se concentrer sur ce qui compte : le sens de l’accueil et la culture d’entreprise. Nous avons souhaité, ici, revenir sur quelques leviers pour rendre le process d’onboarding simple, efficace et appréciable pour tous.
Intégrer un nouveau collaborateur passe par une étape incontournable, la collecte de données. Sans cela, il sera impossible de créer une fiche collaborateur, éditer des identifiants ou configurer un poste de travail. Pour gagner en efficacité, il s’agit d’abord de bien identifier toutes les informations utiles.
Cela permettra en effet d’automatiser le process d’onboarding et de mutualiser tout ce qui peut l’être. Notons par ailleurs que beaucoup d’informations ont déjà pu être récupérées au moment du recrutement. Grâce à une plateforme commune, il est possible d’éviter de demander à nouveau ces renseignements, en repartant d’une base existante.
Le processus d’onboarding peut être lancé dès la confirmation de l'embauche. Avant même le premier jour en entreprise, il est conseillé de commencer à constituer le dossier du nouvel arrivant. Ainsi, il est possible de facilement rassembler les documents comme les diplômes, un RIB ou des informations personnelles. Certains outils peuvent même permettre de signer le contrat en ligne.
Loin d’être anecdotique, cette automatisation simplifie largement les process et participe à rendre l’expérience plus positive. Ainsi, le nouveau collaborateur pourra arriver l’esprit léger et se concentrer pleinement à son intégration lors de ses premiers jours.
L’intégration d’un nouveau collaborateur ne s’arrête pas aux premières heures en entreprise. Elle court en effet jusqu’à la fin de la période d’essai. Pour rendre l’expérience fluide et positive dans la durée, avoir des outils de suivi apparaît indispensable. Le parcours peut en effet être long. Grâce à des rappels sur les échéances clé, les équipes RH peuvent se concentrer sur l’accompagnement humain.
De plus, la formalisation de ce parcours permet d’intégrer l’ensemble des parties prenantes. Ces dernières incluent les RH, mais aussi les managers et le nouvel arrivant lui-même. Il est ainsi possible, comme lors du recrutement, d’assigner des tâches à chacun et de voir le dossier avancer.
La digitalisation du processus d’onboarding permet de rendre l’expérience fluide et mémorable pour le nouvel arrivant. Fluide, parce qu’il pourra avoir accès d’un simple clic à un maximum d’informations concernant l’entreprise. Il pourra retrouver par exemple un module d’intégration avec une vidéo de présentation de l’entreprise.
Mémorable, parce que le digital rend les formats plus vivants et réactifs. Il est intéressant de lui présenter un organigramme ou de lui proposer un parcours sur-mesure. Ce sont ces petites attentions qui peuvent faire toute la différence et marquer les esprits.
La bonne intégration d’un collaborateur ne peut se faire sans accompagnement et présence humaine. Pour créer un climat positif et bienveillant, les outils digitaux sont d’une aide précieuse, mais ils ne remplacent pas les contacts humains. L’employeur peut créer et animer un vivier de salariés acceptant des missions de tutorat. Ces collaborateurs pourront alors être accompagnés et outillés pour mener à bien leur mission d’accueil.
La communication auprès de l’équipe en place est également importante. En automatisant les process d’onboarding, il est possible de mieux anticiper l’arrivée d’un nouveau collaborateur. D’autant que cela peut éviter une arrivée un jour où une partie de l’équipe est absente.
