Produire des documents RH fiables et les faire signer de manière sécurisée est indispensable afin d’assurer la conformité réglementaire de l’entreprise.
Pour alléger le temps consacré aux tâches administratives tout en renforçant la conformité juridique de l’entreprise, le service RH doit repenser ses processus de création et de signature de documents. Ces deux étapes cruciales de la chaîne documentaire doivent impérativement être optimisées et fiabilisées.
Les échanges entre le service RH et les collaborateurs sont à l’origine de la production de plusieurs dizaines de types de documents : promesse d’embauche, contrats de travail, avenant, attestations... A chaque fois, les gestionnaires RH doivent saisir manuellement, dans le modèle de document, les informations relatives au salarié concerné. Cette ressaisie occasionne inévitablement une perte de temps importante.
Lorsque plusieurs gestionnaires interviennent dans la rédaction des documents RH, les modèles peuvent rapidement se multiplier. A terme, chacun dispose de sa propre copie, ce qui complexifie les mises à jour et nuit à la fiabilité des documents rédigés. Il devient difficile d’identifier la dernière version valide de chaque document. Dans cette configuration, les risques d’erreur et d’oubli de clauses sont importants. Ce sont pourtant l’image de l’entreprise et sa conformité juridique qui sont en jeu.
Dans un contexte de guerre des talents, le service RH a besoin de gagner en efficacité tout au long du processus de recrutement. La rapidité est de mise. A fortiori lors de l’étape de la contractualisation. En effet, une fois le candidat sélectionné, le service RH a tout intérêt à lui envoyer rapidement son contrat de travail pour signature afin de sécuriser son embauche. Cette réactivité permet alors de limiter le risque de désistement et incite le collaborateur à se projeter rapidement dans l’entreprise.
Pour se prémunir de risques juridiques, l’entreprise doit faire signer ses documents RH dans des conditions conformes à la réglementation. C’est notamment le cas de ses contrats de travail. En cas de litige, l’employeur doit pouvoir démontrer que le document a bien été signé, qu’il n’a pas été modifié et que le signataire est bien le salarié. Pour être en mesure de produire ces preuves, le service RH doit respecter un certain nombre de règles, tout en allégeant au maximum le processus de signature pour ses salariés. En effet, un acte simple incite les collaborateurs à retourner sans délai leurs documents dûment signés et protège les deux parties en cas de contestation.
À tout moment, le service RH doit savoir si un contrat de travail est signé ou s’il est toujours en attente de signature. Lorsque plusieurs collaborateurs sont recrutés en même temps, ce suivi peut vite devenir chronophage. Il est pourtant essentiel, à la foi pour informer les managers, envoyer des relances si besoin et in fine, s’assurer que tous les salariés ont bien signé leur contrat avant leur premier jour de travail. Cette vigilance est d’autant plus importante lorsqu’il s’agit d’un CDD ou d’un temps partiel puisqu’il existe un risque de requalification en CDI à temps plein. Pour l’employeur, un suivi approximatif des signatures en cours peut ainsi avoir des conséquences sur le plan juridique et impacter la performance du service RH qui peine à recueillir les informations nécessaires.
