La gestion des dossiers du personnel est un casse-tête dans la plupart des organisations. La simplifier et la fiabiliser sont pourtant essentiels à un pilotage RH efficace.
Le classement et le stockage des dossiers du personnel au format papier génèrent plusieurs effets de bord pour le service RH : perte de temps dans le classement et la recherche des documents, manque de place dans les salles d’archives, risque d’erreurs, faille de confidentialité… Optimiser la gestion des dossiers salariés implique donc une meilleure productivité RH, notamment à l’heure du télétravail et davantage de sécurité des données des salariés.
Les dossiers du personnel papier sont généralement rangés par ordre alphabétique dans de grandes armoires sécurisées situées dans une pièce dédiée. Cette organisation nécessite de sacrifier de nombreux mètres carrés dans des locaux où, bien souvent, l’espace manque. L’accès aux dossiers salariés étant réservé au personnel autorisé, le stockage papier implique par ailleurs une logistique quotidienne lourde (gestion des clés, modification du code d’accès…). Pire, lorsque les personnes autorisées à y accéder sont absentes ou en télétravail, l’accès devient impossible. Une contrainte particulièrement forte à l’heure du travail à distance.
Constituer les dossiers du personnel implique de rassembler, trier, classer les différents documents qui le composent. Une partie importante d’entre eux est transmise directement par les salariés au moment de leur embauche (carte d’identité, diplôme, attestation de sécurité sociale, RIB…). Ce premier envoi de pièces justificatives marque le début de la relation entre le collaborateur et le service RH. Or, dans un contexte où il n’est pas rare de voir des collaborateurs partir au cours de leur première année dans l’entreprise, soigner l’onboarding est indispensable. Après la création du dossier, il est également important de le mettre régulièrement à jour en ajoutant les documents qui jalonnent le parcours du collaborateur : entretiens individuels et de performance, visites médicales, éventuels avenants au contrat de travail…
Chaque semaine ou chaque mois, les gestionnaires RH classent des centaines de documents dans les dossiers du personnel. Cette tâche répétitive entraine de nombreuses erreurs de classement : un document glissé par mégarde dans le dossier du mauvais collaborateur est un document perdu et dont la confidentialité n’est plus assurée. Pour gagner en sérénité, le service RH a donc besoin de fiabiliser le classement des pièces qui constituent les dossiers administratifs des salariés.
Pour être conforme aux réglementations du RGPD et de la CNIL, l’employeur est tenu de préserver la sécurité des données qui figurent dans les dossiers du personnel. Pourtant, leur stockage au format papier rend cette confidentialité très délicate. Comment s’assurer que seul le personnel autorisé accède aux dossiers des collaborateurs qui sont dans son périmètre ? Comment tracer les ajouts, consultations et retraits effectués dans chaque dossier ? RGPD et dossiers du personnel papier sont difficilement compatibles.
Régulièrement, les gestionnaires RH doivent effectuer des recherches parmi les dossiers de leurs collaborateurs. Que ce soit pour répondre à une demande de duplicata d’un salarié, trouver une information ou encore, plus ponctuellement, en cas de contrôle de l’URSAFF, les recherches sont bien souvent longues et fastidieuses. En effet, chaque dossier peut être composé de plusieurs dizaines de pièces, voire plusieurs centaines pour les entreprises qui choisissent d’y ajouter les bulletins de paie par exemple. Tout dépend donc de la rigueur avec laquelle ces documents ont été classés. Si le classement dans les sous-dossiers n’est pas respecté, c’est le casse-tête assuré.
