Découvrez-en quoi le digital peut faciliter votre gestion des absences et congés, et réduire les tâches à faibles valeurs ajoutées de vos équipes RH.
Parmi tous les processus RH, celui de la gestion des absences et congés est l’un des plus digitalisés. En effet, dématérialiser le parcours comprend de nombreux avantages. Le principal étant de faire gagner du temps à la fois aux équipes RH, mais aussi aux collaborateurs. Nous vous proposons de revenir sur les bénéfices à digitaliser la gestion des absences pour identifier les meilleures solutions.
La gestion des congés et absences des collaborateurs est une mission incontournable pour les équipes RH. Pour autant, ce n’est pas nécessairement celle qui apportera le plus de valeur ajoutée à l’entreprise. En effet, il s’agit surtout de tâches administratives répétitives, faciles à digitaliser et à automatiser. La gestion “papier” s'avère vite chronophage, que ce soit pour l’administration, la direction, mais aussi les collaborateurs. En effet, les temps de validation sont allongés et les risques d’erreurs accrus. Pour les managers, il est également plus compliqué d’avoir un aperçu global de leurs équipes. En résumé, la digitalisation des congés permet d’aller plus vite et de se concentrer sur la performance managériale.
Du point de vue des collaborateurs, la digitalisation de la prise des congés et absences est également bénéfique. Elle apporte une certaine autonomie. Chaque salarié est, en effet, plus facilement conscient des possibilités qui lui sont offertes. Il peut, d’un simple coup d’œil, connaître les contraintes des équipes. Ainsi, il est plus facile pour vos collaborateurs de visualiser leurs soldes de congés. Ils peuvent de ce fait mieux anticiper les périodes d’absence. Enfin, cette autonomie peut être valorisante dans l’expérience employeur : celui-ci gagne en responsabilité et en considération.
Chaque entreprise aura son processus de prise de congés et d’absences spécifique. En l’automatisant, elle est contrainte de formaliser les différentes étapes. Cela participe alors à bien cadrer l’ensemble des collaborateurs. Ce parcours doit être facilement accessible, quelles que soient ses compétences en digital. L’employeur est ainsi tenu de proposer une expérience intuitive. Présenté à toute nouvelle recrue, ce parcours digital permet d’organiser le quotidien en entreprise. Pour ce qui est des absences maladie, la digitalisation du process peut rendre l’entreprise plus réactive. Un atout important lorsque les collaborateurs, mais aussi les managers sont pris au dépourvu.
Utiliser le digital pour gérer les congés et absences offre un autre avantage pour les employeurs. Il est, en effet, plus simple de faire régulièrement le point sur l’état d’avancement. Cela peut encourager des actions de communication interne pour inciter les collaborateurs à bien organiser leur temps de travail sur l’année, par exemple. Digitaliser la gestion des absences du personnel peut également permettre de vérifier le “moral” de l’entreprise. Si l'absentéisme augmente par exemple fortement, il est alors possible d’engager des enquêtes pour prendre le pouls des équipes. Comme d’autres process digitalisés, la gestion des congés et absences devient un outil de pilotage plus stratégique.
Tout comme d’autres processus de gestion administrative, la question de la confidentialité des données est importante. Les entreprises sont en effet surveillées et doivent régulièrement rendre des comptes. La digitalisation de la prise de congés et des absences répond à ces enjeux. Par ailleurs, lorsqu’il est venu le temps de faire le bilan, l’accès aux données est simplifié. Le digital permet d’avoir un compte-rendu accessible en quelques clics. Les chiffres sont, en effet, très simples à obtenir. Que ce soit pour un rapport d’activité, un bilan extra-financier ou pour communiquer sur sa performance RH. Là encore, cela permettra aux équipes de gestion de passer du temps sur les missions qui comptent.
