Le rôle stratégique de la fonction RH n’est plus à démontrer. Comment néanmoins simplifier les processus administratif RH au profit d'une gestion des talents maximisée.
La gestion des processus administratifs requiert du temps et une organisation méticuleuse. Parfois fastidieuse et chronophage, cette tâche est pourtant essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. Elle permet à chaque organisation :
Une mauvaise gestion des activités produit un impact négatif sur la marque employeur et l’image de l’entreprise. La fonction RH doit ainsi trouver des solutions pour optimiser la gestion des processus administratifs.
Toute organisation désire gagner en efficience. La gestion des processus RH et administratifs reste une charge importante pour l’équipe RH et parfois même les collaborateurs. Comment optimiser et mieux gérer les processus administratifs ? Comment réduire les sollicitations auprès de l’équipe RH ? Comment partager les informations facilement et efficacement avec les collaborateurs ?
Pour répondre à ces attentes, l’équipe RH doit mettre en place une organisation lui permettant d’améliorer la gestion RH au quotidien. Dans de nombreux cas, la fonction RH consacre trop de temps aux tâches administratives chronophages et sans valeur ajoutée. L’enjeu pour les équipes RH consiste à se libérer de la charge administrative pour se concentrer pleinement sur leur cœur de métier : l’humain.
La gestion des absences et des congés fait partie intégrante de la mission RH. En France, les salariés bénéficient de 25 jours de congés par an, auxquels s’ajoutent les jours fériés. De plus, selon une étude de Gras Savoye, le taux d’absentéisme des salariés a augmenté de 40% entre 2016 et 2020. Ainsi, il est indispensable pour les professionnels RH de réaliser un suivi rigoureux de ces congés et autres absences. Les équipes des Ressources Humaines doivent les reporter sur les plannings et de s’assurer de leur prise en compte dans le calcul de la paie.
Cette tâche peut s’avérer fastidieuse si elle n’est pas réalisée avec rigueur et méthodologie. Simplifier et fiabiliser le pilotage de cette activité est un enjeu important pour les équipes RH. Quant aux collaborateurs, ils ont besoin de disposer d’une vision claire et fiable sur leur solde de congés. La prise des congés se doit d’être simple et tracée également pour fiabiliser le suivi.
Certains salariés des organisations sont amenés à effectuer des déplacements professionnels, à acheter des produits ou services pour le compte de l’entreprise. En échange d’un justificatif de ces dépenses, le salarié peut se faire rembourser. Ces remboursements, ou « notes de frais », sont souvent gérés par les Ressources Humaines et font partie des tâches administratives de leur fonction. Gérer les notes de frais n’est pas toujours facile. Ce processus est très réglementé et les remboursements ne peuvent pas s’effectuer sans justificatifs adaptés. Cette tâche est une mission chronophage et répétitive, aussi bien pour les demandeurs que les valideurs, ou encore le service comptabilité. Comment simplifier la gestion de cette activité ? Comment optimiser le processus, le rendre plus fluide et efficace pour toutes les parties prenantes ?
