Découvrez les secrets pour simplifier votre gestion des notes de frais et libérer vos équipes RH.
En entreprise, la question des notes de frais n’est pas toujours bien vécue. C’est en effet un moment perçu comme fastidieux et chronophage pour le demandeur, les validateurs et le service comptabilité. Pourtant, en digitalisant le processus, il est possible de mieux s’intégrer dans le quotidien des collaborateurs pour faciliter la vie de tous. Nous vous proposons de revenir sur les bénéfices à simplifier la gestion des notes de frais, notamment en la digitalisant.
Tout collaborateur sera un jour ou l’autre, concerné par la saisie d’une note de frais. Pour tous, la fluidité et la rapidité de l’expérience sont clés. En créant des réflexes et nouvelles habitudes, la saisie peut devenir plus intuitive et intégrée au quotidien. Le digital offre en cela des possibilités intéressantes. Pensons par exemple à l’utilisation du téléphone portable, qui peut simplifier la transmission d’un reçu de paiement via une photo. Mais l’accélération du processus se joue aussi du côté de la validation. Les outils numériques doivent aider à réduire les temps de traitement au maximum.
Dans le cadre des notes de frais, il est intéressant de penser l’expérience collaborateur tout au long du parcours utilisateur. Pour accélérer la saisie, il peut être judicieux de configurer un système de notifications. Cela dès lors qu’un collaborateur est en déplacement ou organise un rendez-vous dans son agenda. Il est également intéressant d’initier des “rituels” de saisie des notes de frais. Là aussi, des alertes peuvent être faites, que ce soit quelques jours avant la fin du mois ou avant de partir en week-end. Côté traitement, la validation des notes de frais peut être communiquée de façon personnelle ou être faite pour l’ensemble des collaborateurs.
Plusieurs services et personnes gravitent autour des notes de frais. Bien sûr, les collaborateurs sont en première ligne mais la comptabilité n’est pas en reste. Pour aider à une bonne communication entre les interlocuteurs, l’interface digitale est intéressante. Les équipes RH peuvent de ce fait gagner un temps précieux puisque la mise en relation est facilitée et réactive. Au-delà, disposer d’un outil unique permet plus de rigueur dans le suivi des montants et des déplacements. Les fraudes et erreurs de saisie sont limitées. De plus, la centralisation de la gestion des notes de frais permet de reporter plus facilement. L’archivage, enfin, est facilité puisque toutes les données sont hébergées et stockées au même endroit.
La simplification de la gestion des notes de frais passe par une bonne photographie des pratiques de l’entreprise. Pour digitaliser au mieux le process, typer les situations où des dépenses sont engrangées est donc indispensable. Déplacement, fourniture, événement, repas d’affaires… Cela permet non seulement d’identifier les profils concernés, mais surtout de comprendre rapidement les subtilités propres à chaque situation. Par exemple, une situation ne nécessitera peut-être pas de facture quand une autre appliquera un taux de TVA différent.
Le sujet des notes de frais peut prendre une teinte plus stratégique au sein de l’organisation. La transformation digitale des processus de notes de frais permet d’aller plus loin que le simple suivi. Les outils deviennent un moyen de mieux piloter l’entreprise et participent à mieux comprendre comment transformer l’entreprise. En effet, grâce aux outils digitaux, les RH peuvent récolter des données et analyser plus finement les comportements des talents. Cela permet aux équipes d’argumenter pour mettre en place des changements, et repenser leurs dépenses.
